Schrijven Bedankt Notes maakt doelen, een systeem en groot briefpapier
Misschien komt het omdat, zoals MarketingProfs aangeeft, onze e-mailpostvakken slagvelden zijn, vol rommel. Of het zou een nostalgie kunnen zijn naar de manier waarop we vroeger waren, zoals Lifehack ontdekte toen het schreef over de vreugde van de briefkaart. We weten allemaal dat we notities en briefkaarten moeten schrijven, vooral aan onze donateurs, vrijwilligers en supporters.
Maar het is een gewoonte die we moeten oefenen.
Manieren waarop uw liefdadigheid handgeschreven notities of briefkaarten kan gebruiken
Er zijn veel redenen om bedankbriefjes te schrijven. Handgeschreven briefkaarten of brieven geven het bericht een gedenkwaardige aanraking die u verbindt met uw publiek.
- Dank een lange tijd donor: Handgeschreven bedankjes zijn vooral leuk voor bestaande donoren. Een loyale donor heeft veel van je materiaal gezien en een formele brief lijkt op dit moment misschien meer hetzelfde. Gebruik een opmerking om te zeggen: "Bedankt, we waarderen alles wat je doet." Of gebruik een handgeschreven notitie voor een overleden donor. Zeg gewoon: "We missen je."
- Bedankt een vrijwilliger: soms nemen we onze beste vrijwilligers voor lief. Probeer minstens één keer per jaar deze speciale mensen te bedanken met een handgeschreven notitie of ansichtkaart. Je zou het kunnen timen nadat de vrijwilliger iets heel bijzonders heeft gedaan, maar elk moment is de beste tijd.
Schrijf ook een handgeschreven bedankje voor een paar van je 'superhelden'. Dat zijn de mensen die je constant aanspreken, fondsenwervingscampagnes voor je leiden en als eerste verschijnen als er een noodgeval is.
- Bedank de mensen die RSVP aan je evenement hebben gegeven: stuur een handgeschreven notitie naar de personen die hebben gezegd dat ze naar een van je evenementen komen. Het kan zowel dienen als een bedankje als als een herinnering. Als er honderden mensen komen, kies er dan een paar. Gewoon zeggen: "Bedankt voor uw RSVP aan het gala! We kijken er naar uit om u daar te zien."
- Vier mijlpalen: noteert u de verjaardagen of verjaardagen van uw beste donateurs ? Hoe zit het met wanneer ze met pensioen gaan? Hebben ze een promotie of een nieuwe baan gekregen? Is hun kind net afgestudeerd aan de middelbare school of universiteit? Dit zijn fantastische mogelijkheden om in contact te komen en uw donateurs te laten zien hoeveel u aandacht schenkt en om hen geeft.
- Bedank een zakenpartner of sponsor: wie was de persoon met de laatste oorzaak van marketingcampagnes of wie heeft de leiding genomen voor de sponsoring van het evenement van dat bedrijf? Mogelijk hebt u een formele brief naar het bedrijf gestuurd met de resultaten van uw evenement of campagne, maar neemt u een paar minuten extra tijd om een handgeschreven notitie te sturen naar de persoon die het meest heeft geholpen. Het kan de weg effenen voor toekomstige samenwerkingen.
- Een journalist of blogger bedanken: als een journalist heeft geschreven of geblogd over uw goede doel, is dit uw kans om van hen een voorstander te maken. Stuur een handgeschreven notitie met dank. Bied ook aan als bron voor toekomstige artikelen, en niet alleen voor uw goede doel. Journalisten hebben altijd behoefte aan deskundige bronnen over problemen. Dat zou je kunnen zijn. Maar koester de relatie door dank te zeggen.
De gewoonte aannemen
Maak het schrijven van bedankbriefjes of ansichtkaarten een gewoonte. Het doet er niet toe als je het alleen af en toe vergeet.
Maak er een gewoonte van om 'bedankmomenten' te herkennen en maak het gemakkelijk om te volgen.
- Bestel enkele notakaarten met uw logo: maak ze groot genoeg zodat u een redelijk bericht kunt schrijven, zodat ze opvallen wanneer ze in de post aankomen. Als u notitiekaarten die specifiek zijn voor uw organisatie niet kunt bestellen, kunt u hier enkele gratis afdrukken of laat u ze inspireren. Koop ansichtkaarten met een van je meest iconische foto's erop. Zorg dat er verschillende versies van de briefkaart zijn verzonnen, zodat je dezelfde niet steeds naar dezelfde mensen stuurt.
- Verzamel fysieke adressen, niet alleen e-mails van je contacten: dat doen we niet zo vaak meer. We hebben telefoonnummers en e-mailadressen, maar we vergeten fysieke adressen. Uw donor- en vrijwilligersdatabases zullen ze hebben voor de mensen die het dichtst bij uw liefdadigheidsinstelling staan, maar vergeet ze niet voor mensen die verder weg zijn. Probeer de gewoonte aan te nemen om ze voor de meeste mensen te verzamelen.
Stel specifieke doelen: schrijf bijvoorbeeld een bedankje per dag of drie per week. De werkelijke frequentie is minder belangrijk dan dat je een doel voor jezelf stelt. Vraag uzelf aan het einde van de dag of de week over de notities die u hebt geschreven. Word een voorbeeld voor de rest van je personeel door hen te laten weten dat je notities schrijft en moedig ze ook aan om dit te doen.
Doe een beroep op leden van uw goede doel: het schrijven van bedankbriefjes aan donateurs is een uitstekende manier om bestuursleden te werven voor fondsenwerving . En de meeste vrijwilligers houden van het schrijven van bedankbriefjes. Heb een dankfeestje waar ze samen kunnen komen en ze kunnen schrijven. Dat werkt vooral goed rond de feestdagen of direct na de eerste van het jaar. Er is niets dat overeenkomt met een handgeschreven bedankje van een van de klanten van uw goede doel. Tekeningen voor kinderen met een bedankje zijn krachtig. Een Habitat for Humanity-hoofdstuk vraagt de nieuwe huiseigenaren om donoren te schrijven over hoeveel hun huis voor hen betekent. DonorsChoose heeft leraren die hulp ontvangen om een bedankbriefje naar donoren te sturen, plus foto's van de kinderen in dat klaslokaal.
Stuur een bedankje mee in alles wat u doet: na evenementen, na fondsenwervingscampagnes , als follow-up van zowel gevraagde als ontvangen beurzen . Kijk voor aankondigingen van promoties, pensioneringen en huwelijken. Dit zijn allemaal geweldige dank- of felicitatiemogelijkheden.