Hoewel het plannen van evenementen cruciaal is als u wilt dat het evenement soepel verloopt, wilt u ook resultaten van al uw inspanningen.
Dat is de reden waarom uw organisatie een "host committee" moet aanwerven.
Wat is een gastcommissie?
Een "gastcomité" is anders dan een traditioneel evenementplanningscomité. In plaats van mensen die actief bezig zijn met plannen, plannen of opzetten voor de dag- of avondevenementen, is het gastcomité een team dat zijn netwerken gebruikt om ervoor te zorgen dat het evenement een hit wordt. Sommige leden van het gastcomité kunnen ervoor kiezen om:
- Moedig hun vrienden, familie of collega's aan om kaartjes te kopen
- Verzamel veilingitems van lokale bedrijven
- Maak leverancierskoppelingen voor deurgeld of evenementencatering
Natuurlijk zijn er talloze manieren waarop een gastcommissie uw liefdadigheidsevenementen beter dan ooit kan maken . Denk aan een gastcommissie als de werkelijke gastheer van een feest; iemand die de beste gasten uitnodigt, weet wie je moet bellen voor het eten of decor en je kunt verbinden met mensen die het evenement tot een succes maken.
Omdat een gastcommissie de ontvangen middelen bij een evenement kan verhogen of meer media-aandacht kan krijgen, is het vinden en rekruteren van de juiste personen van cruciaal belang.
Wie te kiezen voor uw gastcommissie
Een echt nuttig gastheercomité zal geen betaalde marketeers of event planners omvatten. In plaats daarvan moeten ze zeer geëngageerde leden zijn van je bestaande team, donorbasis of vrijwilligers met connecties en de bereidheid om uit te reiken.
Uw gastcommissie kan variëren van slechts een paar mensen tot tientallen.
Hoe meer mensen in uw commissie, hoe meer impact zij gezamenlijk kunnen maken op het succes van uw evenement.
Je kunt de leden van het comité bijna overal vinden, waaronder:
- Een bestuurslid of een voorzitter binnen uw organisatie
- Vrijwilligers die zeer betrokken zijn bij de gemeenschap
- Een donor die connecties heeft met lokale bedrijven
- Een donor of bestuurslid met uitgebreide contacten in uw ideale donormatio
- Vrijwilligers die verkopers of locatie-eigenaren kennen
- Lokale of nationale beroemdheden die vaak pleiten voor uw zaak
Als u eenmaal individuen heeft gevonden, wilt u lid worden van uw gastcommissie; het is tijd om ze te rekruteren.
Hoe een gastcommissie te rekruteren
Zoek en maak contact met mensen die uitstekende leden van het gastcomité zouden zijn. Vraag niet alleen iemand om in een gastcommissie te zitten. Een formele uitnodiging is de beste manier om commissieleden te werven.
In een uitnodiging voor het gastcomité is het belangrijk om het volgende op te nemen:
- Volledige informatie over het evenement en uw organisatie (datum en locatie)
- Informatie over het doel van het evenement (fondsenwerving voor een specifieke oorzaak)
- Voorbeelden van hoe een lid van het gastcomité een bijdrage kan leveren
- Een datum om te reageren of contact te maken met uw team
- Een "gevorderd" bedankt voor het laten weten dat je enthousiast bent om ze uit te nodigen
- Uw naam / contactpersoon en contactgegevens
Zorg ervoor dat potentiële leden weten dat hun betrokkenheid wordt erkend en gewaardeerd en dat ze een belangrijke impact kunnen hebben door lid te worden.
Als je je afvraagt hoe je de uitnodigingsbrief van je gastcommissie moet opstellen, zijn er genoeg voorbeelden op andere non-profitorganisaties. Als u op zoek bent naar een eenvoudig te gebruiken sjabloon, kopieert en plakt u de onderstaande sjabloon en voegt u uw informatie in elk van de haakjes in.
[Datum]
Beste [naam invullen]:
Ik schrijf om u op de hoogte te stellen van een opwindende gebeurtenis die [Uw organisatienaam] van plan is voor [Maand] in [Plaats invoegen].
In [Maand + jaar (indien anders dan de huidige)], brengt [Organisatie] de [Gebeurtenisnaam] naar [Plaats] om het bewustzijn te vergroten over [oorzaak / probleem / probleem van uw organisatie] en om ondersteuning voor [ programma's / initiatieven / inspanningen].
[Voeg relevante informatie toe over het evenement / doel / thema].
Het evenement vindt plaats in [Plaats] op [Evenementlocatie (als je het hebt)] op [datum en tijd].
[Voornaam], we zouden uw hulp graag willen om deze gebeurtenis - en anderen vinden het leuk - een succes te maken. Als u deel wilt uitmaken van dit evenement, maar ook van toekomstige evenementen, zouden we u zeer dankbaar zijn als u deze formele uitnodiging om deel uit te maken van ons gastcomité zou aanvaarden.
Er zijn een paar eenvoudige manieren om mee te doen:
- Deel uw naam of de naam van uw organisatie als lid van ons gastcomité
- Nodig je collega's, vrienden en buren uit om een [tafel / ticket] te kopen voor onze evenement (en)
- Ga met ons mee voor het evenement
- [Voeg een specifiek verzoek in op basis van de status van de persoon, connecties.]
We zouden het ook leuk vinden als je zou overwegen om je eigen tafel te hosten en vrienden en collega's uit te nodigen voor een avond vol plezier. Uw genereuze ondersteuning zal ons helpen om het woord over [oorzaak] te verspreiden en echt een impact te hebben.
Een lid van [Organisatie] neemt contact met u op binnen het [Tijdvak invoegen] om de details van ons gastheercomité te bespreken en om uw betrokkenheid te bespreken, als u geïnteresseerd bent.
We kijken er naar uit om met u samen te werken om [Event Name] en toekomstige evenementen tot een succes te maken! Bedankt voor uw genereuze overweging en steun.
Oprecht,
[Uw naam]
[Positie in organisatie]
[Organisatie naam]
[Contact nummer]
Nadat u uw gastcommissie hebt aangenomen
Nadat u uw geselecteerde commissieleden hebt uitgenodigd, ontvangt u een aantal acceptatieletters of -oproepen. Voordat u echter ingaat op de details van het evenement of wat u wilt dat ze doen, plant u een korte vergadering met de commissie. Zonder hen iets te vragen, laat ze:
- Maak kennis met elkaar
- Bespreek hoe zij betrokken zijn bij uw organisatie
- Beoordeel materialen of presentaties over uw zaak / werk
- Brainstorm ideeën over hoe zij zouden willen bijdragen
Van daaruit kunt u hen laten weten wat uw fondsenwervende doelen zijn en hoe u ze wilt laten samenwerken (uitnodigen van contactpersonen of contact opnemen met veilingartikelen). Ze kunnen ook opsplitsen in 'subcommissies' als je een grote groep hebt
Het is natuurlijk niet alleen de taak van het gastcomité om uw evenement te plannen en uit te voeren. Een gastheercomité zou met uw vrijwilligers of de commissie van de gebeurtenisplanning moeten samenwerken om kaartjes te verkopen, ervoor te zorgen de nieuwe gebeurtenissponsoring wordt geëist, de veilingpunten zijn overvloedig, en dat de nacht een klap voor de aanwezigen zal zijn.
De inspanningen van uw gastcommissie onderkennen
Als het evenement voorbij is, zouden de leden van je gastcommissie een paar van de eerste mensen moeten zijn die je bedankt, zowel op het evenement als met een bedankje de dag erna. Hoe meer u uw gastcommissie betrekt, des te meer zullen zij bereid zijn om in de toekomst te hosten.
Zoek naar de mensen in uw organisatie of community die u kunnen helpen bij het hosten van uw volgende evenement. Ze kunnen een enorm verschil maken in de hoeveelheid geld die je verhoogt en de programma's die je kunt ondersteunen.