Waarom notulen van bedrijfsvergaderingen nemen?
Er zijn eigenlijk meerdere redenen om notulen van uw zakelijke vergaderingen te nemen en op te nemen.
De eerste en belangrijkste reden om notulen van vergaderingen te maken, is door vast te leggen wat u hebt besloten. Ik heb vergaderingen bijgewoond waar niemand zich een paar maanden geleden een beslissing van het bestuur kon herinneren. Hebt u iets geschreven voor uw bedrijf,
De tweede reden voor notulen van bedrijfsdirecties is voor fiduciaire en aansprakelijkheidsdoeleinden. Bestuursleden zijn in een positie van vertrouwen. Ze nemen beslissingen over geld geïnvesteerd door aandeelhouders van bedrijven, en ze moeten kunnen bewijzen dat ze verstandig hebben gehandeld, in het beste belang van het bedrijf en zonder belangenconflicten . Het hebben van notulen van de raad van bestuur helpt het bord te bewijzen dat zij te goeder trouw hebben gehandeld en persoonlijke aansprakelijkheid voor hun daden te vermijden.
De derde reden is voor belastingdoeleinden. Een bedrijf is een afzonderlijke entiteit van de individuele aandeelhouders. Om er zeker van te zijn dat u die scheiding handhaaft, bieden de notulen van de vergadering van de raad van bestuur een record.
Zonder hen kunnen de IRS of overheidsinstellingen de belastingstatus van het bedrijf tenietdoen. Een bedrijf dat het niet laat zien, treedt op als een entiteit die gescheiden is van de eigenaren en een moeilijke belastingsituatie kan creëren.
Er is een balans voor bedrijven om te streven naar tussen het zorgen dat hun leden hun plicht doen en beschermd worden, tegen lange, doelloze bestuursvergaderingen die de tijd van leden verspillen.
In dit artikel pakken we dat evenwicht aan.
Nu we de redenen voor het maken van de notulen van de raad van bestuur hebben besproken, zijn hier enkele fouten die bedrijven maken en enkele ideeën over hoe ze te corrigeren.
Geen agenda maken en distribueren vóór de vergadering
Een andere grote fout gemaakt door bedrijven in hun bestuursvergaderingen is geen agenda opstellen vóór de vergadering en niet de agenda en relevante documenten vóór de vergadering verspreiden. De agenda moet specifieke tijdspannes bevatten voor elk agendapunt. Het hebben van een specifieke agenda maakt niet alleen de vergadering soepeler, maar laat het bestuur (en iedereen die de minuten later leest) het relatieve belang kennen van elk item op de agenda.
Dat betekent niet dat iets niet op de agenda kan komen als het belangrijk en urgent is, maar items kunnen door stemming aan de agenda worden toegevoegd. En veel dat urgent is moet worden afgehandeld door de leidinggevenden, niet door het bestuur.
Ontbrekende belangrijke onderdelen van de notulen van de raad van bestuur
Het sjabloon voor notulen voor de vergadering van de raad moet het volgende bevatten:
- De datum, tijd en locatie van de vergadering
- Begin- en eindtijd, en tijden toegewezen aan specifieke items op de agenda
- Welk soort bestuursvergadering - normaal, speciaal of jaarlijks (alle staten vereisen dat bedrijven een jaarlijkse vergadering hebben)
- Wie was aanwezig, wijzend op directeuren, gasten en personeelsleden, en welke bestuursleden waren niet aanwezig. De namen van iedereen die te laat komt of vroeg vertrekt, moet worden vermeld.
- Specificeren of een quorum aanwezig is. Een quorum is meestal vereist door de statuten van de vennootschap voor eventuele te nemen stemmen. De quorumvereiste is meestal meer dan de helft van de leden. (Voor een raad van negen leden moeten bijvoorbeeld vijf leden aanwezig zijn voor een quorum).
- Als presentaties worden gegeven door commissies of anderen, vermeld dan namen en titels van presentatoren.
Meeting Minutes te specifiek
Waarschijnlijk de grootste fout die borden maken is om gedetailleerde informatie over discussies (soms argumenten) en processen te vereisen. De vergaderingen zouden de resultaten van beslissingen moeten weerspiegelen, niet wie wat in de discussie zei. Stel dat uw bord stemt over een motie om een nieuwe productlijn te verkopen.
De notulen van de vergadering zouden moeten luiden: "Motie om een nieuwe kruidenlijn toe te voegen Beweging gedetacheerd en goedgekeurd, met een en dezelfde tegenzin." Als de groep een discussie heeft gehad, moet u de lengte van de discussie noteren en samenvatten, maar u hoeft niet in detail te treden over de discussie.
Minuten die niet specifiek genoeg zijn
Aan de andere kant van het spectrum zijn enkele minuten niet specifiek genoeg om informatie te geven en de leden uit de problemen te houden. Als de beslissing niet eensgezind was, meldde een verslag van welke leden van de raad van bestuur zich hadden onthouden, wat zich onthield (en let op als de onthouding plaatsvond vanwege een mogelijk belangenconflict).
Terwijl je niet per se de klap van elke discussie hoeft vast te leggen, of wie wat zei. Maar er moet voldoende informatie in de notulen zijn om de geest van de discussie weer te geven.
Bestuursvergaderingen te lang
Niemand houdt van lange vergaderingen, maar er zijn enkele manieren om de vergadering en de notulen te verkorten. Misschien wilt u de vergadertijd van uw board sparen door een toestemmingsagenda te maken. Kort gezegd is deze agenda een lijst met problemen die snel en zonder discussie kunnen worden behandeld. De lijst bevat mogelijk minuten van de vorige vergadering, financiële gegevens en rapporten van commissies of de CEO.
De toestemmingsagenda en de rapporten en andere informatie moeten vóór de vergadering worden verspreid, zodat leden de gelegenheid hebben om ze te lezen. Tijdens de vergadering maakt de toestemmingsagenda deel uit van het proces van de vergadering. Elk lid van de raad van bestuur kan een vraag of bezorgdheid uiten over de toestemmingsagenda, maar als er geen problemen zijn, kan tegelijkertijd over de volledige toestemmingsagenda worden gestemd.
Het verkeerde type beslissingen
Een ondernemingsbestuur neemt beslissingen over het algehele beleid. De dagelijkse beslissingen worden genomen door de leidinggevenden van het bedrijf op basis van dat beleid. Soms overschrijden borden en proberen ze beslissingen te nemen die het best aan het management worden overgelaten.
De notulen niet goedkeuren
Het is verleidelijk, in de drukte van bestuursvergaderingen, om te vergeten de notulen goed te keuren. Maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de minuten zowel de letter als de geest van de vergadering correct weerspiegelen. Notulen worden als "concept" beschouwd totdat ze zijn goedgekeurd.
Geen verslagen bijhouden van vergaderminuten
Na alle moeite die u heeft gedaan om goede notulen voor uw bedrijf te houden, vergeet dan niet om uw zakelijke vergaderminuten veilig en toegankelijk te houden. Stel een proces in voor het bijhouden van minuten in een bedrijfsrecordboek of 'in de cloud' in een met een wachtwoord beveiligd bestand.
Vergeten om de rol van de bedrijfssecretaris te erkennen
De meeste taken met betrekking tot zakelijke notulen vallen onder het domein van de secretaris van het bedrijf. Een goede bedrijfssecretaris zijn, is een kunst en deze personen worden vaak niet genoeg erkend. Zeg regelmatig "dank u" tegen deze persoon.
Niet inclusief een advocaat als adviseur van uw raad van bestuur
De informatie in dit artikel is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies en de auteur is geen advocaat. Of uw bedrijf nu privé of openbaar is (met beursgenoteerde aandelen), u moet een advocaat hebben die u adviseert over zakelijke notulen te nemen en aanwezig te zijn bij belangrijke bestuursvergaderingen om te zorgen dat u en uw board worden beschermd.