Bestuursleden kunnen hun persoonlijke belangen niet laten interfereren met de beslissingen die zij nemen als bestuurders. Dus, bijna alle bedrijven hebben beleid en verklaringen met betrekking tot belangenconflicten die zij van bestuurders verlangen om te ondertekenen.
Wat is een belangenconflict?
Enkele voorbeelden van situaties die een belangenconflict kunnen veroorzaken voor een bestuurslid van een bedrijf:
- Als het bestuurslid een extern zakelijk belang heeft in een bedrijf dat concurreert met het bedrijf waar hij of zij een bestuurslid is
- Als het bestuurslid in staat is om beslissingen te nemen die van invloed kunnen zijn op de prijs van de aandelen van het bedrijf
- Als het bestuurslid kennis heeft over een aanstaande bedrijfsfusie of overname of verkoop.
- Als een bestuurslid een persoonlijke relatie heeft met een medewerker van het bedrijf.
Merk op dat er al dan niet sprake kan zijn van een misdaad. Het is meestal alleen maar het uiterlijk van ongepastheid of belangenverstrengeling die problemen veroorzaakt.
Wanneer moet u een beleid inzake belangenconflicten voorbereiden?
Een beleid inzake belangenconflicten moet worden opgesteld door de advocaat van uw bedrijf en worden ondertekend door alle bestuursleden tijdens de eerste (organisatorische) bestuursvergadering of wanneer zij lid worden van het bestuur.
Geen enkel lid van de raad mag worden geholpen zonder dit beleid te ondertekenen.
Taken van bestuursleden
Een beleid inzake belangenconflicten moet de taken van bestuursleden beschrijven:
- Fiduciaire taken, voor financiële en juridische aangelegenheden. Fiduciaire zaken omvatten verantwoordelijkheden om voor de zakelijke belangen te zorgen. Deze fiduciaire verantwoordelijkheid omvat alle andere verantwoordelijkheden van de raad van bestuur.
- De plicht van loyaliteit, die bestuursverantwoordelijkheden boven andere externe belangen plaatst
- Een geheimhoudingsplicht, privé houden van de transacties en informatie van bestuursvergaderingen en bedrijfsactiviteiten.
Buiten interesses
Belangenconflictenbeleid vereist dat bestuursleden externe belangen bekendmaken die in strijd zijn met de belangen van het bedrijf. Deze potentiële belangenconflicten omvatten relaties of verantwoordelijkheden (persoonlijk, financieel en anderen). Het beleid stelt bestuursleden in staat om een directeur te houden van deelname aan een discussie, rapportage of stemming over een kwestie. Het lid mag zich ook uit dat onderwerp zelf verontschuldigen.
Aanhoudend belangenconflict
Als een belangenconflict belangrijk, aan de gang zijnde en onverenigbaar is, en als het het vermogen van het individu om taken van de functie uit te voeren belemmert, geeft een beleid inzake belangenconflicten de organisatie het recht om de persoon uit de positie te verwijderen.
Typisch beleid inzake belangenconflicten
Een beleid inzake belangenconflicten voor een raad van bestuur kan omvatten:
- Definities, zoals "geïnteresseerde persoon" en "financieel belang"
- Discussie over de plicht om te onthullen en te bepalen of er sprake is van een belangenconflict
- Procedures voor het aanpakken van het belangenconflict, door het individu of het bestuur
- Wat gebeurt er als het bestuur vaststelt of redelijkerwijs kan vermoeden dat er sprake is van een schending van belangenconflicten?
- Discussie over bestuurderscompensatie van de organisatie en het effect daarvan op de bestuursfunctie
- Een vereiste voor jaarlijkse herziening van het beleid inzake belangenconflicten, de bekendmaking van externe belangen en de herinschrijving van het beleid.
Het ondertekende beleid inzake belangenconflicten voor elk bestuurslid maakt deel uit van de bedrijfsrecords en moet worden bewaard in het bedrijfsrecordboek of -bestand.