Verbreed de doelen van uw evenement
Stephanie Roth, de redacteur van de Grassroots Fundraising Journal, schrijft dat omdat speciale evenementen niet veel snel geld opleveren, maar veel mensen nodig hebben - macht en tijd, het cruciaal is dat fondsenwervers van plan zijn andere belangrijke taken te vervullen via hun evenementen .
Roth suggereert dat speciale evenementen andere fondsenwervingsmogelijkheden creëren door middel van "aanvullende" methoden om fondsen te werven. Onder deze methoden zijn:
- Bijdragen in natura zoals donaties van eten, de locatie of entertainment. Waarom is dit nuttig? Bijdragen in natura zijn gemakkelijker te krijgen van een bedrijf zonder een eerdere relatie. Maar het zou een voet tussen de deur kunnen zijn naar andere bijdragen.
- Sponsoring wordt vaak gebruikt om het inkomen uit evenementen te vergroten. Sponsors betalen verschillende voordelen, zoals publiciteit door het evenement, een advertentie in het programma of een bedrijfslogo dat prominent wordt weergegeven.
- Met stille veilingen kunt u kosten in rekening brengen voor een evenement dat veel mensen zich kunnen veroorloven, maar dan meer geld binnenkrijgen via de veiling.
- Advertentielijsten kunnen worden gegeven aan gasten van evenementen. Het advertentieboek bestaat uit betaalde advertenties en bevat ook informatie over de non-profitorganisatie . Vooruitzichten voor kopers van advertenties zijn lokale bedrijven, verkopers, ondernemers en zelfs donoren die een service willen adverteren.
- Speciale evenementen kunnen ook relaties opbouwen, waardoor potentiële donoren zich verbonden voelen met uw zaak. Een evenement biedt een aanzienlijke "face-time" met uw supporters, soms het decor voor belangrijke geschenken .
- Evenementen zijn een kans om nieuwe donateurs aan te trekken en ze aan uw organisatie te introduceren. Om dit te doen, moet je een evenement plannen met een brede aantrekkingskracht op de gemeenschap en redelijke entreegelden in rekening brengen of het gratis maken.
- Speciale evenementen kunnen ook veel publiciteit genereren. Je PR-medewerkers zullen veel manieren vinden om het woord te krijgen , van vliegers tot interviews met lokale media tot sociale media. Het opbouwen van zichtbaarheid in de gemeenschap is cruciaal voor succesvolle fondsenwerving.
- Gebruik speciale evenementen als een manier om fondsenwervende ervaring te bieden aan uw vrijwilligers . Laat ze contact opnemen met donoren, follow-up met hen en interactie met hen tijdens evenementen. Dit is vooral handig voor bestuursleden die terughoudend zijn om donoren om geld te vragen. Ze kunnen op deze minder stressvolle manier ervaring opdoen.
Details doen belang
Er zijn net zoveel soorten speciale evenementen als soorten non-profitorganisaties en -oorzaken, maar van plan om succesvol te zijn door uit te zoeken wat voor andere organisaties heeft gewerkt. Aarzel niet om collega's van andere non-profitorganisaties te vragen hun tips voor succes te delen. Vergeet niet dat succes in de details zit. Enkele van de tips van speciale evenementenexperts zijn:
- Maak foto's van elke gast op het evenement en verzend de foto later met een bedankbriefje of deel deze op sociale media.
- Vraag of gasten voor het evenement speciale behoeften hebben, zoals dieetwensen.
- Plaats officiële begroetingen bij de deuropening van het evenement (bijvoorbeeld als het evenement door een school wordt opgezet, laat studenten groeten).
- Zorg voor een efficiënte gebeurteniscontrole.
- Geef elke gast een kaart met de tekst: "U zit aan tafel # ___."
- Geef een diagram met tabellocaties.
- Geef tafelgunsten die jouw missie weerspiegelen.
- Geef individueel afgedrukte menu's met elke cursus die wordt geserveerd.
- Markeer in je geschreven programma je missie en het doel van het evenement.
- Neem een speciaal bedankje van iemand die van het evenement zal profiteren, zoals de mensen die u bedient.
- Wanneer u uw evenement plant, schrijf dan uw plan op, maak een tijdlijn en rekbare vrijwilligers aan.
Als u kaartjes verkoopt
- Het maakt niet uit hoe elegant of leuk uw evenement is, als u mensen niet laat komen, zijn uw inspanningen verspild. Aanwezigheid wordt niet zo sterk gestimuleerd door publiciteit als door het verkopen van kaartjes. Je hebt veel laarzen op de grond nodig die kaartjes verkopen. Hoewel dit de minst glamoureuze taak is, is het essentieel. Rekruteer veel vrijwilligers, aangezien de meeste verkopers van kaartverkoop elk ongeveer vijf kaartjes verkopen.
- Probeer verschillende prijspunten uit voor uw tickets. De meeste tickets zijn voor iedereen geprijsd, maar bieden duurdere tickets die een extra voordeel bieden.
- Zie uw evenement als een langetermijnengagement, maar investeer in rapportage- en analysehulpmiddelen die u de feedback geven die u nodig heeft om het evenement elke keer te verbeteren of om het te laten vervallen als het niet productief is.
Speciale evenementen zijn niet meteen een manier om veel geld bijeen te brengen, maar ze kunnen een onderdeel zijn van uw strategie voor het ontwikkelen van uw organisatie of om uw werk te promoten. Plan ze spaarzaam te gebruiken en maak ze dan echt 'speciaal'.