Aanwerven van freelancers, externe contractbedrijven, niet-werknemers
Een onafhankelijke aannemer inhuren om in uw bedrijf te werken? Het huren van documenten voor onafhankelijke contractanten is veel eenvoudiger dan voor werknemers, met slechts een paar benodigde documenten, maar dit zijn belangrijke documenten. Aan het begin van de werkrelatie krijgen, is een stuk eenvoudiger dan wanneer het werk of contract is voltooid en je de persoon niet kunt vinden.
Een onafhankelijke contractant inhuren
Het inhuren van een onafhankelijke contractant is iets anders dan het inhuren van een medewerker. Er is minder papierwerk bij betrokken omdat u geen loonbelasting hoeft in te voeren (inkomstenbelastingen en VAIS-belastingen). Maar u moet wel het btw-nummer van de persoon verifiëren en controleren of de persoon geschikt is voor de taak en betrouwbaar is en een goede reputatie heeft. U kunt er ook voor zorgen dat de aannemer geen belangrijke bedrijfsinformatie vrijgeeft of uw bedrijf verlaat en klanten of werknemers neemt.
Wat is een onafhankelijke contractant?
Een onafhankelijke contractant kan een of meer personen zijn die zich in een ander bedrijf dan het uwe bevinden. Dit omvat freelancers (zoals artiesten, planners of webontwerpers, een extern bedrijf (bijvoorbeeld schoonmakende werkzaamheden), een professional zoals een advocaat of belastingberoeps - iedereen die u voor services betaalt en die geen werknemer is.
Document # 1 - Een W-9-formulier
Het belangrijkste om in gedachten te houden wanneer u externe werknemers inhuurt, is dat u uw betalingen aan hen moet documenteren.
Als u iemand (op enkele uitzonderingen na ) $ 600 of meer per jaar betaalt, moet u deze persoon of dit bedrijf een formulier W-9 verstrekken met het identificatienummer, de naam en het adres van de belastingplichtige van de aannemer. U moet voor elke onafhankelijke contractant een W-9 hebben, zodat u geen inkomstenbelasting van die persoon hoeft in te houden.
Dan hebt u de informatie om een 1099-MISC-formulier te maken voor die persoon voor het belastingjaar (vergelijkbaar met een W-2-formulier voor werknemers).
Er kan een bronbelastingverklaringsformulier vereist zijn door uw staat. Neem contact op met de belastingautoriteit van uw staat voor meer informatie.
Document # 2 - Toepassing, hervatting of documentatie van kwalificaties
Voordat u iemand inhuurt, moet u een kopie aanvragen en bewaren van documenten met de kwalificaties van deze persoon voor het werk dat wordt gedaan.
Als u de persoon vraagt om een aanvraagformulier in te vullen, dient dit te gebeuren met dien verstande dat de aanvraag geen betrekking heeft op een baan als werknemer. Het is beter om een gedetailleerd cv van de persoon te krijgen, inclusief opleiding en eerdere werkgeschiedenis.
Vraag naar referenties van vorige werkgevers en werkgerelateerde personen die deze persoon kennen (de voorganger of zwager van de persoon is geen goede referentie).
Misschien wil je deze persoon een achtergrondcontrole geven. Zolang u van alle contractanten een achtergrondcontrole verlangt,
Als de persoon vertrouwelijk, financieel of ander kritisch werk doet, moet u ook een achtergrondcontrole uitvoeren en referenties krijgen. Als de persoon of het bedrijf gebonden is (verzekerd), wilt u misschien een kopie van die verzekering.
Document # 3 - Een geschreven contract
Voor elke onafhankelijke contractant die voor uw bedrijf werkt, moet u een kopie van een contract in het bestand hebben, ondertekend door beide partijen. Het klinkt misschien als overbodig om van u te eisen dat u een contract hebt voor elke onafhankelijke contractuele relatie, maar er zijn enkele overeenkomsten die schriftelijk moeten worden vastgelegd. Het contract beschermt u beiden in geval van een geschil.
Enkele problemen die moeten worden aangepakt in dit contract en enkele voorwaarden die moeten worden opgenomen :
- De reikwijdte van het werk, inclusief wanneer de klus moet worden gedaan en deadlines
- Bedragen en tijdstip van betalingen, wanneer betalingen verschuldigd zijn, wat er gebeurt als betalingen niet worden gedaan.
- Wie is de eigenaar van het werk - de aannemer of het inlenende bedrijf?
Het belangrijkste onderdeel van dit contract moet een verklaring zijn dat deze persoon een onafhankelijke contractant is en geen werknemer.
Mogelijk wilt u ook aanvullende overeenkomsten
Afhankelijk van het soort werk dat wordt gedaan en de gevoeligheid van uw bedrijfsinformatie, wilt u wellicht nog twee andere overeenkomsten: een vertrouwelijkheid (niet-openbaarmakingsovereenkomst) en een niet-concurrentiebeding. Hoewel deze documenten door geen enkele overheidsinstantie vereist zijn, kunnen ze een goede zaak zijn om te overwegen op basis van uw type bedrijf en het type onafhankelijke contractant dat u inhuurt.
De vertrouwelijkheidsovereenkomst vereist dat de contractmedewerker alle informatie over uw bedrijf vertrouwelijk houdt die schadelijk voor u zou kunnen zijn als deze openbaar werd gemaakt.
Het niet-concurrentiebeding beschrijft de beperkingen voor de contractwerker om uw bedrijf te verlaten en uw klanten of klanten naar een ander bedrijf te brengen.
Het komt vaak voor dat een onafhankelijke contractant een tijdje voor een werkgever werkt om vaardigheden en ervaring op te doen en vervolgens te stoppen, de straat uit te gaan en een aantal klanten van de werkgever mee te nemen. Om dit te voorkomen, hebben veel werkgevers van onafhankelijke contractanten een niet-concurrentiebeding nodig.
Een niet-concurrentiebedrijf beperkt het vermogen van een voormalige werknemer of aannemer om een bepaald bedrijf binnen een bepaald gebied een bepaalde tijd te bezitten nadat hij de werkgever heeft verlaten en om werk te doen dat rechtstreeks concurreert met de vorige eigenaar.
Records bewaren bij contractmedewerkers
U als bedrijfseigenaar bent niet verplicht om deze documenten aan iemand over te dragen, maar als u ooit door de IRS wordt gecontroleerd , of als u de relatie moet verifiëren, moet u deze produceren. Maak een bestand voor elke onafhankelijke contractant die u inhuurt, met deze documenten.
Terug naar het inhuren en betalen van een onafhankelijke contractant