Een onafhankelijke contractant inhuren en betalen

by Jean Murray

Belastingen, contracten, back-up bronbelasting

Veel eigenaren van kleine bedrijven werken liever met onafhankelijke contractanten in plaats van werknemers aan te nemen. Voordelen voor het inhuren van onafhankelijke aannemers zijn onder andere:

Flexibiliteit in het kunnen variëren van gewerkte uren, of betalen per project, en niet hoeven te betalen wanneer werk niet beschikbaar is.
Niet-essentiële taken outsourcen , zoals IT en onderhoud, zodat u geen nieuwe afdeling binnen uw bedrijf hoeft op te zetten.
De relatie gemakkelijk kunnen beëindigen zonder het papierwerk en mogelijke problemen die gepaard gaan met het ontslaan van een medewerker.
Geen VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare) hoeven betalen in termen van belastingen, voordelen en overeenkomsten. Maar u moet nog steeds een contract hebben (geen arbeidscontract) en er moet nog papierwerk worden gedaan en belastingen die moeten worden toegewezen.
Minder papierwerk, minder rapporten en betalingen aan de IRS.

Maar als werkgever van de werkgever zijn er nog steeds enkele dingen die u moet doen om die onafhankelijke contractant in dienst te nemen en die persoon te betalen.

01 - Wat is een onafhankelijke contractant?

Een onafhankelijke contractant is een persoon die voor een ander persoon of bedrijf werkt. De contractant is per definitie onafhankelijk en geen werknemer van het inlenende bedrijf.

Een perfect voorbeeld van een onafhankelijke aannemer is een schoonmaakservice. De service komt naar uw kantoor om te werken, maar de schoonmaakmedewerkers zijn geen werknemers van uw bedrijf.

Onafhankelijke contractanten worden beschouwd als bedrijfseigenaars. Ze rapporteren inkomsten over hun persoonlijke aangiften en ze kunnen zakelijke uitgaven aftrekken.

02 - Zorg ervoor dat de werknemer een onafhankelijke contractant is, geen werknemer

Om verschillende redenen (meestal met betrekking tot loonbelasting ) vreest de IRS dat werknemers op passende wijze worden geclassificeerd als onafhankelijke contractanten of werknemers. Ter info: de IRS beschouwt die werknemer als een werknemer, tenzij je het tegendeel kunt bewijzen.

De IRS bepaalt de status van werknemers van geval tot geval en kijkt naar verschillende factoren - waaronder gedrag, financiële en controle - om de status te bepalen. Als u onduidelijk bent over de status van mensen die voor uw bedrijf werken, kunt u een bepaling van de IRS verkrijgen.

Onjuiste classificatie van een nieuwe werknemer als onafhankelijke contractant kan leiden tot belastingverplichtingen, boetes en boetes voor uw bedrijf. Zorg er dus voor dat de werknemer die u inhuurt een onafhankelijke contractant is en geen werknemer. Dit artikel legt het verschil uit.

03 - Formulier W-9 voor onafhankelijke aannemers

Formulier W-9 moet worden ondertekend door alle onafhankelijke contractanten wanneer ze aan het werk gaan voor uw bedrijf. Dit formulier is vereist om een fiscaal identificatienummer (sofinummer, werkgevers-ID (EIN) of een ander identificatienummer te verstrekken .

Het W-9-formulier heeft hetzelfde doel als een W-4-formulier voor nieuw ingehuurde werknemers.

Als een contractmedewerker geen belastingidentificatienummer in het bestand heeft, kunnen deze worden onderworpen aan inhouding op hun betalingen (genaamd back-up-inhouding).

04 - New Hire Paperwork voor een onafhankelijke contractant

Het nieuwe huur papierwerk dat nodig is voor een onafhankelijke aannemer is

(1) A) Formulier W-9 (vergelijkbaar met een W-4-formulier voor werknemers) om een identificatienummer voor belastingbetalers te verstrekken,

(2) een kopie van de cv of beroepskwalificaties van de persoon, voor uw eigen bescherming en om te verifiëren in geval van een audit, en

(3) een kopie van het contract. Zelfs de meest eenvoudige IC-relatie moet een contract hebben.

05 - Controleer de referenties voordat u een onafhankelijke contractant in dienst neemt

Op dezelfde manier, als u referenties voor een werknemer controleert, moet u ervoor zorgen dat u de credentials van een aannemer controleert voordat u gaat huren. Als u bijvoorbeeld overweegt een boekhouder aan te nemen, zorg er dan voor dat deze persoon geen veroordelingen voor een misdrijf heeft.

Doe een achtergrondcontrole op alle potentiële aannemers, op dezelfde manier als u controleert voordat u werknemers inhuurt.

Als de onafhankelijke contractant als bedrijf is georganiseerd, moet u bij het Better Business Bureau controleren of er geen klachten zijn ingediend tegen dit bedrijf.

Vergeet niet de beproefde internetzoekopdracht, inclusief beoordelingen van het bedrijf.

06 - Betaling van een onafhankelijke contractant

Het betalen van een onafhankelijke contractant is vrij eenvoudig. U kunt per uur of per opdracht betalen. In de meeste situaties wordt geen inkomstenbelasting ingehouden, hoeven geen VAIS-belastingen (Sociale Zekerheid en Medicare) te worden ingehouden en hoeven geen andere werkbelasting te worden betaald.

07 - Onafhankelijke aannemers en loonheffingen

U moet elk jaar de betalingen bijhouden die u aan onafhankelijke contractanten doet. U hoeft geen VAIS-belastingen ( sociale zekerheid en Medicare-belasting) van deze betalingen in te houden.

Voor elke onafhankelijke contractant die u gedurende het jaar $ 600 of meer heeft betaald, moet u het totale bedrag betalen dat is betaald op formulier 1099-MISC en een kopie van dit formulier aan de aannemer geven voor zijn / haar inkomstenbelastingen.

De 1099-MISC moet uiterlijk op de laatste dag van januari van het volgende jaar aan de contractant worden gegeven en een formulier 1096 moet eind februari naar de dienst voor sociale zekerheid worden gestuurd, met kopieën van de 1099-formulieren.

08 - Inhouding van inkomstenbelastingen van een onafhankelijke contractant

In de meeste gevallen hoeft u geen inkomstenbelastingen in te houden voor betalingen aan onafhankelijke contractanten. Maar er zijn enkele uitzonderingen:

U als ondernemer en betaler moet belastingen op betalingen aan een onafhankelijke contractant inhouden als:

De belastingbetaler heeft u geen identificatienummer voor belastingbetalers gegeven (burgerservicenummer, ID-nummer werkgever of ID van individuele belastingbetaler)
De IRS heeft u laten weten dat het ID-nummer van de belastingbetaler onjuist is
De IRS heeft u laten weten dat de belastingbetaler in voorgaande jaren niet alle rente- of dividendinkomsten heeft gerapporteerd

09 - Een contract creëren voor een onafhankelijke contractant

Overleg in alle gevallen voordat u een onafhankelijke contractant inhuurt een overeenkomst en laat deze ondertekenen door de contractant. De overeenkomst moet details bevatten over de vereisten van de contractant, tarieven en secties over geheimhouding en vertrouwelijkheid.

Als de contractant intellectuele eigendom creëert, moet het eigendom van deze eigenschap duidelijk worden gemaakt. Ten slotte wilt u misschien dat de contractant een niet-concurrentiebeding ondertekent.