Payroll-proces en loonheffingen - Een checklist voor werkgevers
Hoe u uw eigen loonlijst- en loonheffingen kunt doen
De belangrijkste stappen in het payroll-proces zijn:
1. Voorbereiding. Voordat u werknemers gaat aannemen, moet u zich voorbereiden op de loonberekening en verwerking en beslissen wie alle taken voor de loonlijst zal uitvoeren.
2. Betalen. Als u werknemers heeft die voor uw bedrijf hebben gewerkt, moet u een systeem opzetten om hun salaris te berekenen, salaris te schrijven en ze te verdelen.
3. Achteraf betalen. Nadat u werknemers hebt betaald, moet u geld opnemen voor belastingen, een loonregister maken, belastingbetalingen doen en op het juiste moment loonrapporten verzenden.
Voordat u werknemers gaat aannemen:
1. Begrijp uw wettelijke verantwoordelijkheden als werkgever , inclusief
2. Volg deze eenvoudige 12-staps checklist om ervoor te zorgen dat u alle taken die voorafgaan aan uw tewerkstelling bij werkgevers uitvoert.
3. U moet de basisprincipes van loonverwerking en loonverwerking begrijpen. De eenvoudige manier om dat te doen, is door mijn salarisverwerkingstraject te gaan. De cursus bestaat uit een serie nieuwsbrieven waartoe u toegang hebt via dit artikel "Crashcursus voor Payroll- en Payroll-verwerking".
4. U moet beslissingen nemen over hoe en wanneer u werknemers moet betalen , inclusief
- Welke werknemers zijn er per uur en welke zijn in loondienst?
- Hoe vaak betaalt u werknemers - wekelijks, tweemaal per maand, om de andere week of maandelijks?
- Hoe en wanneer betaal je overuren?
- Hoe moet u werknemers op uurbasis vragen om hun tijd bij te houden?
- Wat betaald verlof zal u voorzien voor werknemers per uur? U bent wettelijk niet verplicht om een werknemer voor eender welk tijdstip te betalen, maar de meeste bedrijven betalen voor vakanties, vakanties, ziektedagen of persoonlijke dagen.
5. Bepaal welk administratiesysteem u wilt gebruiken. De meeste kleine bedrijven gebruiken een online boekhoudsysteem met een payroll-verwerkingsoptie. U kunt ook payroll-apps voor Android voor kleine bedrijven en QuickBooks online bekijken.
6. Verzamel het papierwerk dat nodig is voor nieuwe medewerkers om te ondertekenen. Elke nieuwe werknemer moet bepaalde papierwerk in huren voltooien. U als werkgever moet er zeker van zijn dat de nieuwe huurformulieren en -aanvraag zijn ingevuld en gearchiveerd. Deze vormen omvatten:
- Een W-4-formulier om inhouding aan te geven
- Een inschrijfformulier
- Een I-9-formulier waarmee u kunt aantonen in aanmerking te komen om in de VS te werken, en
- Staats- en lokale belasting verzwijgen verkiezingsdocumenten.
Medewerkers betalen
Ten slotte heb je werknemers, ze hebben gewerkt voor een betaalperiode en je bent klaar om ze te betalen.
Stortingen voor loonbelasting doen
Afhankelijk van de omvang van uw loonlijst, moet u semi-wekelijks of maandelijks aan de IRS loonbelastingstortingen doen voor:
- de bedragen die u hebt ingehouden aan werknemers betalen voor federale en staat inkomstenbelastingen
- de bedragen die u hebt afgetrokken van de werknemersbeloning voor sociale zekerheid en Medicare
- de bedragen die u verschuldigd bent als werkgever voor sociale zekerheid en Medicare.
U kunt uw loonheffing betalen op formulier 8109 of met behulp van het elektronische EFS-systeem van IRS .
Andere afdrachten van loonheffingen
Naast federale inhouding en sociale zekerheid / Medicare aftrekbetalingen, moet u:
- Voer op regelmatige basis betalingen uit voor federale werkloosheidsbelasting.
- Maak loonbelastingafdrachten aan uw staat, en mogelijk uw plaats naast federale loonheffingsdeposito's.
Loonbelastingaangifte
Bedrijven moeten ook regelmatig loonheffingsrapporten indienen. Je moet:
- Dien een kwartaalverslag in bij de IRS op formulier 941, waarin het bedrag van uw loonbelastingverplichting wordt weergegeven en de bedragen die u in het vorige kwartaal over deze verplichting hebt betaald.
- Dien een jaarlijks werkloosheidsbelastingverslag in op formulier 944 bij de IRS met vermelding van het bedrag van uw werkloosheidsbelastingverplichting en de bedragen die u over deze verplichting hebt betaald.
- Dien andere rapporten van de werkloosheid van de staat en van de werknemer in.
Maak een salarisregister aan
Om alle salarisinformatie voor elke medewerker bij te houden, moet u een salarisregister aanmaken en bijhouden . De meeste online boekhoudsystemen hebben een salarisregister als onderdeel van hun pakket rapporten, maar voor het geval, hier is de informatie over wat in dat document moet worden opgenomen. U hebt deze nodig voor de totalen en rapporten voor het einde van het jaar.
Stel ten slotte een kalender met jaarlijkse belastingen in
Het creëren en onderhouden van een kalender voor loonbelasting per maand, hetzij op uw boekhoud- / salarissoftware, hetzij handmatig, helpt u om al die loonbelastingdatums gedurende het jaar bij te houden. Voeg de loonheffingsdatums van uw staat toe voor een volledige kalender.