Zelfs als u slechts een paar werknemers heeft, kunt u besluiten uw loonlijst uit te besteden; dat wil zeggen, de verwerking van de lonen en andere verantwoordelijkheden voor de loonlijst aan iemand anders doorgeven. Hier zijn enkele overwegingen om u te helpen beslissen of u wilt uitbesteden.
We zullen eerst kijken naar situaties waarin u misschien wilt overwegen uw loonlijst uit te besteden en vervolgens een aantal uitbestedingsopties.
Payroll uitbesteden verlaagt de arbeidskosten
Als u alleen kantoormedewerkers betaalt, kunt u de beloning berekenen door uren te vermenigvuldigen met een tarief en te bepalen of overuren verschuldigd zijn.
Maar als u een product produceert, moet u de arbeidskosten per product kennen, zodat u de kosten van de verkochte goederen kunt bepalen. Dit is een ingewikkeld proces, meer dan een administratief persoon waarschijnlijk aankan. Dus als u de fabricagekosten wilt kunnen bepalen, is uitbesteding van de salarisadministratie misschien de enige manier om dat te doen.
Laat de service handelen met de meerdere staten, plaatsen
Als u werknemers in meer dan één staat hebt, moet u voldoen aan de vereisten voor het betalen en rapporteren van inkomstenbelasting. Als uw bedrijf in verschillende steden actief is, kunt u ook lokale inkomstenbelastingen hebben om in te houden, te betalen en te rapporteren.
Berekeningen achterhouden zijn lastig
Het berekenen van de bedragen van inhouding voor werknemers is gecompliceerd. Kortom, u moet:
- Bepaling van de bronbelasting op basis van de W-4 van de medewerker (deze kan zo vaak worden gewijzigd als de werknemer wil)
- Bepaal het inhouden van staten voor staten met inkomstenbelastingen, op basis van de staat W-4
- Bepaal VAIS belastingen op lonen op 7,65 procent (en je moet hoog betaalde werknemers bekijken om er zeker van te zijn dat hun inhouding van de sociale zekerheid maximaal wordt geblokkeerd voor het jaar)
En dat is alleen voor starters. Zelfs voor één medewerker kan het proces om bronbedragen te bepalen tijdrovend zijn.
Probeer niet om deadlines bij te houden
Betaling en rapportage van loonheffingen (federaal en staat, bronbelasting, VAIS-belastingen, werkloosheids- en werknemerscompensatie en individuele salarisadministratieopties) kan intimiderend zijn.
En een gemiste deadline voor betaling of rapportage kan u geld kosten in boetes en boetes.
Uitbesteding van de salarisadministratie, zelfs met slechts een paar werknemers, is een optie die veel werkgevers vroeg in hun bedrijf overwegen. Het is misschien de juiste optie voor uw bedrijf, afhankelijk van uw omstandigheden.
Hoe heffen Payroll Processing Services aan?
Veel payroll-verwerkingsdiensten vragen een basistarief, zodat zelfs als u slechts één werknemer heeft, u meer betaalt omdat de service voor één werknemer dezelfde aanvragen heeft als voor 10. Ze zouden bijvoorbeeld nog steeds een Formule 941 elk kwartaal, zelfs als u slechts één werknemer heeft. De extra kosten voor elke extra medewerker zijn vrij klein. Met dat in gedachten, hier is wat informatie over de loonlijstverwerkingsdiensten , met hun kosten en wat ze bieden:
Assisted Payroll Services
Sommige diensten doen al uw aanvraag voor u.
Bedrijven zoals Paychex en ADP rekenen bijvoorbeeld per cheque per betaalperiode, inclusief archivering, directe storting en verlaging van cheques. U kunt online informatie invoeren en zij wijzen een payroll-specialist aan om u te helpen. U ziet bijvoorbeeld het volledige dienstenaanbod van ADP op hun website.
Zelfbedieningsloon online
Andere services helpen je om je eigen archivering te doen. Met de online payroll-service van Intuit kunt u bijvoorbeeld online loonformulieren invullen. Voordat u deze services selecteert, moet u controleren of ze compatibel zijn met uw besturingssysteem en hardware (sommige werken niet op Macintosh-systemen.
Bedrijven zoals Paycycle stellen u in staat om uw eigen payroll online te doen. Ze rekenen op het aantal werknemers en het aantal staten.
Ik heb een heel kort overzicht van deze diensten gemaakt. Sommige hebben mogelijk extra functies die u mogelijk nodig heeft voor een specifieke situatie (bijvoorbeeld tijdkaartinvoer).
Lees de informatie op de websites en neem contact op met de vertegenwoordigers van de bedrijven. Dit is altijd een goede manier om te vertellen hoe vriendelijk ze zullen zijn. Ik heb slechts een paar van de vele diensten gepresenteerd die u online kunt vinden. De IRS heeft informatie over de salarisservices en providers waar u mogelijk naar wilt kijken.
Is uitbesteding payroll waard de kosten?
Zelfs als u slechts één werknemer heeft, wilt u misschien serieus nadenken over een salarisadministratie om u te helpen bij het opstellen van loonstrookjes en het betalen en rapporteren van loonbelasting. Vergeet niet dat een boete of boete voor een gemiste betaling of rapport meer dan een jaar lang de moeite waard is. Het opzetten van een salarissysteem voor uw bedrijf is niet uw eerste prioriteit. En als je een dienst hebt, is het iets minder waar je aan moet denken.