Alle nieuwe medewerkers moeten verifiëren of ze in aanmerking komen om legaal in de VS te werken. Dit verificatieproces omvat formulier I-9 . De medewerker verklaart in aanmerking te komen en verifieert of hij in aanmerking komt door documenten te verstrekken. Vervolgens beoordeelt de werkgever de documenten en verklaart hij dat deze aanvaardbaar zijn. Het invullen van formulier I-9 verloopt in twee stappen:
Stap 1 - De medewerker voltooit sectie 1, waaruit blijkt dat de documenten zijn gepresenteerd, en
Stap 2 - De werkgever controleert de documenten.
Lees hieronder meer over waar I-9-formulieren te vinden zijn.
Aanvaardbare documenten Criteria
De Amerikaanse douane- en immigratiedienst (USCIS) somt documenten op die aanvaardbaar zijn als verificatie voor identiteits- en werkvergunningen.
Aanvaardbare documenten moeten zowel (1) identiteit van het individu als (2) werkvergunning vaststellen. Sommige documenten stellen beide vast; deze documenten staan in lijst A. Sommige documenten zijn aanvaardbaar om identiteit vast te stellen; deze documenten staan in lijst B. Sommige documenten bevatten een arbeidsvergunning; deze documenten staan in lijst C.
Een werkgever kan één document van lijst A accepteren. Als er geen List A-document wordt verstrekt, moet de werknemer één document uit lijst B en één document uit lijst C verstrekken om zowel identiteit als werktoelating vast te stellen.
Het I-9-formulier vereist niet dat een werknemer een burgerservicenummer verstrekt en er is geen foto op identiteitsbesturingslijst (lijst B) vereist.
Lijst A Documenten
Documenten die zowel identiteit als geschiktheid bepalen:
- Amerikaans paspoort of Amerikaanse paspoortkaart
- Permanent ingezeten kaart of buitenaardse registratiebewijsbon (een "groene kaart") (Formulier I-551)
- Buitenlands paspoort met een tijdelijke I-551-stempel of tijdelijke I-551-gedrukte notatie op een machinaal leesbaar immigrantenvisum
- In het geval van een niet-immigrante vreemdeling die gemachtigd is om voor een specifiek werkgeversincident te werken, een buitenlands paspoort met formulier I-94 of formulier I-94A met dezelfde naam als het paspoort en met een goedkeuring van de niet-immigrantenstatus van de vreemdeling, zo lang omdat de periode van goedkeuring nog niet is verstreken en de voorgestelde tewerkstelling niet in strijd is met de beperkingen of beperkingen die op het formulier worden vermeld
- Paspoort van de Federale Staten van Micronesië (FSM) of de Republiek van de Marshalleilanden (RMI) met formulier I-94 of I-94A met vermelding van niet-immigrantenopnamen krachtens het Compact of Free Association tussen de Verenigde Staten en de FSM of RMI
Lijst B Documenten
Documenten die identiteit bepalen (moet worden gebruikt in combinatie met een List C-document):
- Rijbewijs of ID-kaart uitgegeven door een Amerikaanse staat of afgelegen bezit van de VS op voorwaarde dat het een foto of informatie bevat zoals naam, geboortedatum, geslacht, lengte, oogkleur en adres
- ID-kaart uitgegeven door federale, staats- of lokale overheidsinstanties of -entiteiten, op voorwaarde dat deze een foto of informatie bevat zoals naam, geboortedatum, geslacht, lengte, oogkleur en adres
- School-ID met een foto
- De registratiekaart van de kiezer
- Militaire kaart van de VS of tochtrecord
- Identiteitskaart van militair afhankelijk
- US Coast Guard Merchant Marine Card
- Indiaans stamboek
- Rijbewijs uitgegeven door een Canadese overheidsinstantie
- Voor personen onder de 18 jaar die niet in staat zijn om een hierboven genoemd document te presenteren: een schoolrecord of een rapportkaart; kliniek, arts of ziekenhuisrecord; dagopvang of kleuterschool.
Lijst C-documenten
Documenten die een arbeidsvergunning vaststellen (moet worden gebruikt bij een document uit lijst B):
- Social Security Account Nummer kaart anders dan een die soort op het eerste gezicht dat de uitgifte van de kaart geen toestemming voor werkgelegenheid in de VS.
- Verklaring van geboorte in het buitenland uitgegeven door het Department of Stae (Form FS-545)
- Verklaring van het geboortebericht afgegeven door het ministerie van staat (formulier DS-1350)
- Origineel of gecertificeerd exemplaar van geboorteakte afgegeven door een staat, provincie, gemeentelijke autoriteit of gebied van de VS met een officieel zegel
- Indiaans stamboek
- US Citizen ID-kaart (formulier I-197)
- Identificatiekaart voor gebruik door ingezetenen in de VS (formulier I-179)
- Tewerkstellingsvergunningsdocument afgegeven door het Department of Homeland Security
Meer over documenten voor I-9-formulieren
- Alle documenten die worden gebruikt om te controleren of werknemers in aanmerking komen voor werk, moeten originelen zijn. Kopieën van documenten zijn niet acceptabel. Als u niet zeker weet of een document origineel is, zoek dan naar een watermerk of zegel.
- U mag kopieën maken van werknemersdocumenten, maar u moet ze op een veilige plaats bewaren, om de privacy van werknemers te beschermen, en u moet kopieën van documenten maken voor alle werknemers, niet alleen voor sommigen.
- Het is mogelijk dat u bepaalde documenten niet nodig heeft of dat u bepaalde documenten prefereert. Alle documenten in elke lijst zijn even acceptabel.
I-9-formulieren ophalen
Voordat u uw eerste werknemer in dienst neemt, moet u ervoor zorgen dat u een aanbod van I-9-formulieren bij de hand hebt. U kunt verschillende versies van het formulier gebruiken:
- De USCIS heeft een bureaubladwidget waarmee u het I-9-formulier kunt voltooien vanaf het bureaublad van uw computer.
- U kunt een papieren versie van het I-9-formulier gebruiken. Deze versie is niet invulbaar en moet worden afgedrukt.
- Misschien vindt u een papieren versie van het I-9-formulier in een kantoorwinkel.
Meer informatie over formulier I-9, E-verifiëren en controleren of nieuwe werknemers in aanmerking komen voor werk