De zakelijke etiquette van voicemail-begroetingen
Wanneer de automatische operator een oproep doorverbindt naar die extensie, ontvangt de volgende beschikbare extensie de oproep. Als alle extensies van de Boekhoudafdeling bezet of niet beschikbaar zijn, wordt het gesprek doorgeschakeld naar de voicemail van de afdeling.
Voicemail-begroetingsopties
Afhankelijk van het telefoonsysteem dat u bij uw bedrijf hebt, kunnen er verschillende opties zijn voor het soort voicemail-begroetingen dat u mag opstellen. Deze omvatten:
- Algemene voicemail-begroeting
De algemene voicemail-begroeting wordt gebruikt als de standaard voicemail-begroeting als er geen ander begroetingstype is ingesteld. - Interne voicemail-begroeting
Het wordt gebruikt om mensen te begroeten die uw afdeling bellen vanuit uw eigen bedrijf (dwz vanuit een andere extensie). Over het algemeen is dit alleen van toepassing op zeer grote bedrijven. - Externe voicemail-begroeting
Deze begroeting wordt gespeeld voor mensen die buiten uw bedrijf bellen. De automatische operator van uw telefoonsysteem kan een algemene begroeting van het bedrijf afspelen die alle externe bellers zullen horen. Als de naam van uw bedrijf in die begroeting wordt vermeld, hoeft u dit niet nogmaals te zeggen in uw afdelingsgroet.
- Tijdelijke of "afwezigheid" voicemail begroeting
De voicemail-begroeting tijdelijk of buiten kantoor wordt ingesteld wanneer de hele afdeling gedurende een bepaalde periode niet beschikbaar is. De afdeling is bijvoorbeeld alleen tussen 8.00 en 17.00 uur bemand of er is een verplichte afdelingsvergadering waarbij alle personen worden verwijderd van het beantwoorden van de telefoon. Met de meeste voicemail-systemen kunt u een vervaldatum en -tijd instellen, zodat u niet hoeft te onthouden om deze uit te schakelen wanneer uw afdeling terugkeert naar de normale werking.
- Aan de telefoon (bezet) Voicemail-begroeting
Deze begroeting wordt gebruikt om bellers te laten weten dat de afdeling beschikbaar is, maar niemand kan onmiddellijk hun oproep aannemen omdat alle extensies in de afdelingspool bezig zijn met andere bellers.
Elementen van Good Department Voicemail-begroeting
- Afdelingsnaam
- Verklaring dat je hun oproep nu niet kunt aannemen
- Uitnodiging om een bericht achter te laten
- Wanneer ze een terugroep kunnen verwachten
- Extra opties die beschikbaar zijn (bijv. "Druk op de hekje-toets om terug te keren naar ...")
- Website-adres als het zinvolle informatie kan bieden
- Niet langer dan 20 - 25 seconden (vuistregel)
- Begin niet met de "Uw oproep is erg belangrijk voor ons ..." groet. Deze zin is te veel gebruikt en is meestal een "uitschakeling" voor bellers.
- Vermijd te veel informatie te geven en een al te lange groet te maken.
Voorbeeld van goede Voicemail-begroetingen van het departement
- U hebt de boekhoudafdeling bereikt. Al onze vertegenwoordigers zijn bezig met het bedienen van andere bellers. In plaats van uw waardevolle tijd in de wacht te zetten, willen we uw oproep binnen twee kantooruren beantwoorden. Als u terug wilt gaan naar het vorige menu, drukt u nu op ster. Laat anders een gedetailleerd bericht achter met uw naam en nummer. Nadat u uw bericht hebt opgenomen, kunt u op de hekje-toets drukken voor meer opties. Bedankt om te bellen.
- U hebt de verkoopafdeling van Operations Tech, Inc. bereikt. Al onze verkopers zijn druk bezig andere klanten te bedienen, maar we willen u zo snel mogelijk terugbellen. Voor actuele prijsinformatie of om de status van uw bestelling te controleren, bezoekt u ons op internet. Laat anders een bericht achter met uw naam en nummer achter de toon. Als u wilt terugkeren naar het vorige menu, drukt u nu op de sterrtoets.
- U hebt de boekhoudafdeling bereikt bij Operations Tech, Inc. De afdeling is momenteel gesloten. Onze normale openingstijden zijn van maandag tot en met vrijdag van 8.00 uur tot 17.00 uur. Wij zijn gesloten op zaterdag en zondag. U kunt op elk gewenst moment op de sterretje-toets drukken om naar het vorige menu terug te keren. Laat anders een bericht achter met uw naam en nummer en wij zullen uw oproep beantwoorden wanneer het kantoor opnieuw wordt geopend. U kunt na het verlaten van uw bericht ophangen of op de hekje-toets drukken voor aanvullende opties. Bedankt om te bellen.
Bad Voicemail Greetings
- U hebt de verkoopafdeling bereikt. Laat een bericht achter.
- Hallo. U hebt de boekhoudafdeling bereikt op XYZ.com. Alle accountants zijn momenteel aanwezig op een verplichte afdelingsvergadering en niemand is beschikbaar om uw oproep te beantwoorden. Uw telefoontje is erg belangrijk voor ons en we willen u graag terugbellen zodra we terugkomen. Het is echter het einde van het jaar en onze call-backlog is erg lang. Als u belt over het doen van een betaling op een openstaande rekening, moet u ons dit melden in uw bericht, zodat we u onmiddellijk kunnen terugbellen. Wacht anders op de toon en laat een gedetailleerd vertrouwelijk bericht achter.
- De afdeling is gesloten. Laat een bericht achter na de toon.