Als weddingplanner weet je dat er veel bij het planningsproces betrokken is. Er zijn zoveel bewegende delen die je nodig hebt om het hele ding vanaf het begin onder controle te krijgen. In het bijzonder moet u vroegtijdig een realistische tijdlijn hebben - zoals zodra uw klant verloofd is!
Dit is iets waar veel wedding planners geen advies over geven, dus het geeft je een kans om je te onderscheiden van de concurrentie.
Een onrealistische planningstijd voor de huwelijksplanning zal veel stress veroorzaken, en dat is natuurlijk het laatste dat u nodig hebt als weddingplanner die verantwoordelijk is voor het succes van het evenement.
8 tips om te organiseren voor de grote dag
Normaal gesproken ziet u tijdschema's voor de huwelijksplanning van 12 maanden en de meeste bevatten geen planning voor de daadwerkelijke betrokkenheid. Zodra je klanten zijn geëngageerd, deel deze 8 tips dan met hen:
- Adviseer uw klanten om te zorgen voor de verlovingsring. Dit niet doen kan tranen betekenen voor de bruid en bruidegom!
- Bepaal een begroting voor het plannen van het evenement en andere kosten. Zorg dat dit vroeg gedaan is, zodat het helpt om realistische verwachtingen voor u en uw klanten te stellen.
- Adviseer uw klanten om hun blijde nieuws (en nieuwe status) te posten op Facebook, Twitter en andere socialemediakanalen. MAAR, zorg ervoor dat iedereen die het nieuws persoonlijk hoort, als eerste werd genoemd. Het is verrassend hoeveel mensen dit vergeten!
- Adviseer de bruid in spe om een manicure te krijgen, zodat de ring er op zijn best uitziet.
- Werk twee of drie mogelijke huwelijksdata uit. Dit zal u later helpen wanneer u de trouwdag met uw klanten moet boeken op basis van een aantal dingen zoals ...
- Versmallen en controleren van de beschikbaarheid van mogelijke trouwlocaties.
- De beschikbaarheid van een huwelijksfotograaf controleren - vergeet niet dat veel van hen meer dan 12 maanden van tevoren zijn geboekt.
- Plukken en controleren van de beschikbaarheid van een officiant.
Tijdens de verloving kiezen sommige paren ervoor om een trouwwebsite op te zetten. Dit helpt hen om iedereen op de hoogte te houden van locatie- en hotelinformatie, dresscode, een link naar hun cadeaulijst en meer.
Na de verloving is uw tijdplanning voor het plannen van uw huwelijk hoogstwaarschijnlijk een plan van 12 maanden. Om het uit te werken, is het eerste dat u hoeft te doen, elk item dat u moet plannen voor de bruiloft, vermeldt u en plaatst u elk item op de juiste plaats in uw tijdlijn.
Typische mijlpalen in een tijdlijn voor de planning van de bruiloft
Hier zijn 6 typische mijlpalen die u aan uw tijdlijn voor de huwelijksplanning kunt toevoegen:
- 10-12 maanden - bepaal het aantal gasten en stuur de datumkaarten op. Zodra u weet hoeveel gasten u uitnodigt, boekt u de locatie.
- 6-8 maanden - winkel voor de trouwjurk, schoenen en accessoires, boek hotelkamers voor gasten buiten de stad en reserveer muziek voor de ceremonie.
- 4-6 maanden - bestel het briefpapier, boek vervoer en boek de huwelijksreis.
- 2-4 maanden - mail de huwelijksuitnodigingen, bespreek menu-informatie met het hotel of de cateraar en plan een repetitietijd.
- 1-2 maanden - koop het gastenboek, bereid het zitplan voor en bevestig het laatste aantal gasten bij uw leveranciers.
- 1 week - finaliseer en bevestig transportarrangementen, de ceremonie-repetitie vindt plaats en maak plannen voor de receptie.
U kunt zien hoe snel een jaar zal verlopen en waarom een onrealistische planningstijd voor de huwelijksplanning veel stress kan veroorzaken voor u en uw klanten. Wees voorbereid en houd altijd een plan B bij voor last-minute problemen.
Het draait allemaal om het organiseren van dingen en het krijgen van dingen in vorm vanaf het begin. Door uw klanten te adviseren over wat ze moeten doen tijdens hun eerste engagement, heeft u ook een gelukkig koppel en een voordeel ten opzichte van uw concurrentie.