Beslissen: Request for Proposal or Request for Quotation
Request for Proposal (RFP)
Een RFP wordt gebruikt voor services of complexe producten waarbij kwaliteit, service of het engineered eindproduct anders zal zijn dan elke leverancier die reageert.
Verzoek om offerte (RFQ)
Een offerteaanvraag wordt gebruikt voor grondstoffen, eenvoudige services of ongecompliceerde / ongecompliceerde onderdelen met weinig of geen ruimte voor product- of servicedifferentiatie tussen reagerende leveranciers. Onderhandelingspunten kunnen leveringsschema's, verpakkingsopties, enz. Omvatten
Doelstellingen van een RFP of RFQ
- Verkrijg gedetailleerde voorstellen om het antwoord van elke leverancier te evalueren, zodat op alle fronten aan de belangen van uw bedrijf wordt voldaan
- Maak gebruik van het competitieve karakter van het selectieproces van leveranciers om te onderhandelen over de best mogelijke deal
- Zorg ervoor dat de belangen van alle belanghebbenden in uw bedrijf worden behaald en dat een consensus wordt bereikt
- Brengt uw bedrijf de controle over het volledige leverancierselectieproces en stelt de selectieregels vooraan in
- Begint vanaf het begin met het opbouwen van de samenwerking tussen u en de leverancier
Secties van de Request for Proposal of Request for Quotation
De RFP of RFQ moet de volgende secties bevatten. Houd er rekening mee dat elk document anders zal zijn, afhankelijk van het type bedrijf en product waarnaar u op zoek bent.
Maak elke sectie op maat voor uw individuele behoeften.
- Aanmeldgegevens
Deadlines, postadres van uw bedrijf, contactpersoon voor vragen en verduidelijkingen - Inleiding en samenvatting
Schrijf dit gedeelte als laatste nadat het hele document is voltooid. Dit wordt gebruikt om potentiële verkopers een kort overzicht te geven van uw bedrijf en de vereisten voor uw product of dienst. - Bedrijfsoverzicht en achtergrond
Geef een kort overzicht van uw bedrijf, producten en marktsector waar u op inspeelt. Dit zal uw potentiële verkopers helpen begrijpen welke zakelijke behoeften u probeert te vullen met het leveranciersselectieproces. Verstrek ook belangrijke achtergrondinformatie die de leverancier ten goede zal komen wanneer deze reageert. - Gedetailleerde specificaties
Dit zou het langste gedeelte van het document moeten zijn. Voor een RFP zal het de kwalitatieve maatregelen en vereisten bevatten die de selectie van de verkoper zullen beïnvloeden. Voor een RFQ moet deze sectie de kwantitatieve maatstaven bieden waarnaar u op zoek bent in de reactie van de leverancier. Voorbeeldcriterium omvat:- Product tekeningen
- Technische toleranties
- Serviceniveaus
- Mijlpalen
- Deliverables & Timelines
- Technische of zakelijke vereisten
- Softwarefunctionaliteit
- Hardwarevereisten
- Aannames en beperkingen
Alle aannames en / of beperkingen waaraan de potentiële verkopers moeten worden herinnerd, moeten hier worden vermeld. Als u niet direct en zonder voorafgaande toestemming van de leverancier spreekt, opent u later de deur naar heronderhandeling van de overeenkomst en krijgt u de mogelijkheid om de relatie die u hebt met uw leverancier, te beperken. Mogelijke onderwerpen zijn reiskosten, upgrade- / wijzigingskosten, licentierechten, etc. - Voorwaarden
Eventuele algemene voorwaarden van het contract moeten worden vermeld om ervoor te zorgen dat de verkoper een eerlijke en eerlijke reactie kan geven. Deze kunnen financieringsopties, contractduur, verlengingsopties, garanties, leveringsboetes, serviceniveaus, etc. omvatten. - Selectiecriteria
De laatste sectie moet een overzicht zijn van de selectiecriteria die u zult gebruiken om uw beslissing te nemen. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om deze informatie volledig vertrouwelijk te houden; terwijl andere bedrijven denken dat dit toekomstige verkopers helpt zich te concentreren op wat belangrijk is voor uw bedrijf.
Distribueer de RFP / RFQ aan geselecteerde leveranciers
Stel ten slotte een begeleidende brief samen en verzend twee exemplaren van uw RFP of RFQ naar elk van de leveranciers die u hebt geselecteerd in uw zoekproces. Zorg ervoor dat de juiste contactgegevens zijn opgenomen om hulp te bieden aan elke leverancier die het nodig heeft.