Wat nog belangrijker is, is het noodzakelijk om informatie te geven over hoe je onderweg contact kunt opnemen met iemand in het bedrijf.
Het zou erg frustrerend zijn als een klant wordt afgewezen en niet weet hoe hij contact met u moet opnemen. Het maakt niet uit of uw positie in de verkoop, service of zelfs productontwikkeling ligt. Alle telefoontjes van klanten zijn belangrijk en moeten op professionele wijze worden behandeld.
De inhoud van het e-mailbericht dat klanten en collega's waarschuwt die via e-mail met u proberen te communiceren, moet consistent zijn met de inhoud van het spraakbericht dat bellers zal begroeten. Als u Outlook 2010 gebruikt en bent verbonden via een Microsoft Exchange-server, klikt u eerst op het tabblad Bestand en vervolgens op het pictogram Automatische antwoorden.
Hiermee begint het proces van het maken van een tijdelijke e-mail die wordt verzonden naar iedereen die een e-mail heeft verzonden terwijl u niet op kantoor bent. Het automatische antwoord wordt verzonden omdat u dit tijdelijke bericht hebt ingeschakeld. Een stapsgewijze lijst van instructies voor het maken van deze e-mail kan hier worden bekeken: Out of Office e-mail voor Outlook Exchange
Als u niet bent verbonden via een Microsoft Exchange-server, is het proces iets anders omdat er geen pictogram voor automatische antwoorden op dit type e-mailaccounts staat. Een stapsgewijze handleiding voor het maken van ditzelfde type e-mail voor niet-Exchange-gebruikers kan hier worden bekeken: Out of Office voor alle anderen
De volgende stap is het maken van de inhoud van de e-mail die wordt verzonden naar iedereen die u e-mails stuurt terwijl u niet op kantoor bent. In deze e-mail moet worden vermeld hoe lang u niet op kantoor bent, hoe u tijdens uw afwezigheid (indien van toepassing) kunt worden bereikt en wie in het bedrijf contact moet opnemen in plaats van u als u tijdens uw afwezigheidstijd niet bereikbaar wilt zijn kantoor.
Voorbeeld:
Hallo,
Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel niet op kantoor en zal op maandag 1 december terugkeren. Ik heb gedurende deze tijd beperkte toegang tot e-mail, vandaar dat mijn reactie enigszins kan worden vertraagd. Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, stuur dan een e-mail naar mijn assistent, Barbara Colson. Haar e-mailadres is bcolson@xyz.com.
Fijne vakantie!
Shahira
Microsoft biedt sjablonen en andere voorbeelden die u hier kunt vinden: Out of Office-sjablonen en voorbeelden. Vergeet niet dit tijdelijke bericht uit te schakelen wanneer u terugkeert naar kantoor, anders ontvangt iedereen die u e-mailt nadat u weer op kantoor bent hetzelfde bericht.
Nu u de uitgaande e-mail hebt gemaakt, is het maken van een vergelijkbaar, consistent uitgaand spraakbericht dat al uw bellers begroet eenvoudig. Gebruik dezelfde woorden uit de e-mail, verwijs naar wie u tijdens uw afwezigheid moet worden gecontacteerd en vermeld wanneer u terugkomt.
Voor het spraakbericht is het nodig om het telefoonnummer van de persoon op te geven in plaats van zijn e-mailadres.
Voorbeeld:
Hallo,
Je hebt het bureau van Shahira Raineri bereikt. Luister alsjeblieft naar dit hele bericht. Ik ben tot maandag 5 januari niet op kantoor. Als je onmiddellijk hulp nodig hebt, bel dan mijn assistent, Barb Colson. Haar telefoonnummer is 212-555-xxxx.
Ik kijk ernaar uit om met jou te praten als ik terugkom. Bedankt.