Wat te doen voordat u vertrekt voor de feestdagen
Uw kantoor voorbereiden voordat u uw vakantie sluit, vereist een zorgvuldige voorbereiding. Een goede berichtgeving zorgt ervoor dat uw klanten, leveranciers en werknemers van plan zijn om de shutdown te plannen, en dat betekent dat u voor en na de pauze niet met veel boze klachten te maken krijgt. Dat zou moeten zorgen voor een zorgeloze vakantie en een welverdiende rust.
Hier is een eenvoudige checklist met stappen, van het instellen van berichten die u voor de vakantie hebt gedaan tot het resetten van thermostaten, zodat uw vakantie soepel en winstgevend verloopt.
01 - Medewerkers, klanten en leveranciers informeren
U kunt klanten op de hoogte stellen via uw website en het automatische attendant-bericht op uw telefoonsysteem.
Leveranciers (vooral degenen met terugkerende leveringsschema's) moeten op de hoogte worden gebracht via e-mail, telefoon of reguliere post.
02 - Informeer beveiligingspersoneel of services
Breng uw beveiligingspersoneel of beveiligingsdienst op de hoogte van uw aanstaande sluitingsdata. Zorg ervoor dat uw beveiligingsproviders beschikken over een bijgewerkte lijst met noodcontactpersonen die de contactgegevens, inclusief telefoonnummers, voor u en uw belangrijkste werknemers bevat. Ze zouden moeten weten met wie ze in contact moeten komen in geval van een beveiligingsprobleem, zelfs als het kantoor gesloten is voor bedrijven en ze gemachtigd zijn om in het gebouw te zijn tijdens het afsluiten.
03 - Automatische begroeting met begeleidende begroeting wijzigen
Neem een week of twee voor de afsluiting een automatische attendant-begroeting op uw telefoonsysteem op, waarin staat dat het kantoor voor een langere periode wordt gesloten. Vermeld de datum waarop u wilt sluiten en wanneer u verwacht dat u opnieuw wilt openen. Neem vlak voor uw vertrek een tweede geautomatiseerde begroeting op die benadrukt wanneer u terugkomt en, indien van toepassing, aan wie bellers tijdens uw afwezigheid eventuele vragen moeten sturen.
Als u noodhulpdiensten verleent, zoals verwarming en koeling, sanitair of andere essentiële klantenservices, moet u uw bellers vertellen hoe ze uw antwoordapparaat of uw mobiele telefoon kunnen bereiken in geval van nood.
04 - Informeer uw antwoordservice
Breng uw antwoordapparaat op de hoogte van de datums waarop het kantoor wordt gesloten en werk uw lijst met contactpersonen bij met de telefoonnummers van werknemers die op afroep aanwezig zijn. Zorg ervoor dat ze weten wie te contacteren in specifieke situaties; u wilt bijvoorbeeld niet dat topmanagers worden gewaarschuwd als er een leveringsprobleem is.
05 - Voicemail-begroeting wijzigen
Als uw telefoonsysteem medewerkers toestaat externe oproepen aan hun bureau te ontvangen, instrueer hen dan om een "gesloten voor de vakantie" -bericht of "afwezigheidsbericht" voicemail-begroeting op te nemen die bellers essentiële details over de afsluiting geeft. Medewerkers moeten bellers laten weten wanneer ze naar kantoor terugkeren en wat ze moeten doen als ze onmiddellijk hulp nodig hebben terwijl het kantoor gesloten is. In de meeste gevallen wilt u niet dat werknemers persoonlijke contactgegevens opgeven.
06 - Verminder thermostaten, schakel kantoorapparatuur uit
Bespaar energie en geld door uw kantoorthermostaten tijdens het afsluiten in te stellen of te herprogrammeren. Je zult verrast zijn over de kostenbesparingen die je kunt maken, en het kan een goede PR-kans zijn; laten zien dat uw bedrijf zich inzet voor het behoud van middelen.
U kunt ook energie en geld besparen door alle niet-essentiële kantoorapparatuur, inclusief bureaulampen, kopieerapparaten, printers en computers uit te schakelen.
07 - Back-upservers
Als u over computers en servers beschikt, moet u ervoor zorgen dat de back-upcyclus correct loopt vóór en na het afsluiten. Verminder uw blootstelling aan een ramp door uw externe back-up in te plannen voor een vroege ophaling, in plaats van te wachten tot het bedrijf opnieuw wordt geopend. Dit is een gebied waar u duidelijke instructies wilt hebben met wie u contact kunt opnemen in het geval van een probleem, dus zorg ervoor dat uw antwoordapparaat correct is geïnformeerd.
08 - NIET uitschakelen
Er is een aantal kantoorapparatuur die u niet mag afsluiten, inclusief:
- Fax apparaten
- Telefoon systeem
- Servers en back-upsystemen
- Koeleenheden
- Beveiligingssystemen