Office Vacation Closure: Medewerkers, klanten en leveranciers informeren
Zorg ervoor dat u de belangrijkste belanghebbenden in uw bedrijf minstens twee tot vier weken tevoren op de hoogte brengt. Medewerkers kunnen worden gewaarschuwd / herinnerd met behulp van een insert in hun looncheque. Klanten kunnen op uw website en via uw automatische attendant-bericht op uw telefoonsysteem worden geïnformeerd. Leveranciers (met name die met terugkerende leveringsschema's) kunnen via e-mail of reguliere post op de hoogte worden gesteld.
Informeer beveiligingspersoneel / service
Stuur een memo naar uw beveiligingspersoneel of beveiligingsdienst die hen op de hoogte stelt van de sluitingsdata. Zorg ervoor dat uw lijst met noodcontacten up-to-date is met belangrijke telefoonnummers van medewerkers.
Verander automatische begeleidende begroeting
Plan uw automatische attendant-begroeting op uw telefoonsysteem om aan te geven dat het kantoor is gesloten. Zorg ervoor dat u ook aangeeft wanneer het kantoor opnieuw wordt geopend. Als u noodhulpdiensten verleent (zoals verwarming en koeling, sanitair, enz.), Moet u uw bellers vertellen hoe ze uw antwoordapparaat of uw mobiele telefoon kunnen bereiken tijdens het afsluiten.
Antwoordapparaat melden
Als u een antwoordservice gebruikt, moet u hen op de hoogte stellen van de datums waarop het kantoor wordt gesloten en ervoor zorgen dat uw contactenlijst up-to-date is met telefoonnummers van werknemers die op afroep beschikbaar zijn.
Voicemailgroeten wijzigen en e-mails met automatisch antwoord maken
Als uw telefoonsysteem externe oproepen mogelijk maakt om direct naar de bureaus van uw medewerkers te bellen, moet u ervoor zorgen dat ze een voicemail-begroeting voor tijdelijk of "afwezig" gebruiken, zodat de beller weet dat hij niet op kantoor is.
Uw werknemers moeten de beller ook laten weten wanneer ze terugkomen en wat ze moeten doen als ze onmiddellijk hulp nodig hebben terwijl het kantoor gesloten is voor de vakantie. Zorg er daarnaast voor dat u automatisch een e-mail van Out of Office maakt .
Verminder thermostaat
Bespaar wat energie en wat geld door uw kantoorthermostaat tijdens het afsluiten terug te zetten (of te herprogrammeren).
Servers Backup
Als u kritieke computers en servers hebt, moet u ervoor zorgen dat de back-upcyclus correct loopt vóór en na de afsluiting. Verminder uw blootstelling aan een ramp door uw offsite-back-up te plannen voor een vroege ophaling in plaats van te wachten tot de vakantie-uitschakeling voorbij is.
Schakel kantoorapparatuur uit
- Bureaulampen
- kopieerapparaten
- rekenmachines
- Overhead lichten
- shredders
Computers & randapparaten uitschakelen
- Computer
- Monitor
- Scanner
- Printer
Niet uitzetten
- Fax apparaten
- Telefoonsysteem
- Servercomputers
- Verwarming / verlichting voor tropische vissentanks