Mogelijk hebt u te betalen posten (niet-geclaimde cheques) die u niet naar een leverancier kunt verzenden, teveel betaalde bedragen aan een klant of een salaris dat niet is geclaimd door een werknemer of andere eigendommen die bij iemand anders horen maar die uw bedrijf in zijn bezit heeft en u weet niet hoe je deze woning kunt krijgen bij de persoon die de woning bezit.
Het is belangrijk op te merken dat de wetten met betrekking tot niet-opgeëiste eigendom (inclusief loonstrookjes) worden gereguleerd door de afzonderlijke staten. De voorschriften zijn die van de staat waar de begunstigde zich bevindt, niet de staat waar uw bedrijf zich bevindt.
Als uw bedrijf zich in een situatie bevindt waarin u de eigenaar van niet-geclaimde eigendommen niet kunt vinden, zijn er twee dingen die u moet doen:
1. Voer alle redelijke inspanningen om de ontvanger van de betaling te vinden, zodat u hem het geld kunt geven.
2. Als u de ontvanger niet binnen een redelijke termijn kunt vinden, moet u het gebrek aan betaling aan uw staat melden en het geld aan de staat betalen, zodat het op een later tijdstip beschikbaar is voor de ontvanger.
Stel dat u een werknemer betaalde die uw bedrijf heeft verlaten en die geen salaris heeft verzilverd. U hebt het geld in uw zakelijke payroll-account , maar onthoud dat dit niet uw eigendom is. Niet-opgeëiste eigendommen worden beschouwd als een verplichting voor boekhoudkundige doeleinden; dat wil zeggen, het is eigendom dat u vasthoudt maar dat niet het eigendom van uw bedrijf is.
Uw bedrijf heeft twee verantwoordelijkheden voor niet-opgeëiste goederen: (1) om niet-opgeëiste activa te rapporteren en betalen aan de juiste staat, en (2) om te zorgen dat het bedrijf de verplichting op de balans correct weergeeft .
Niet-opgeëiste eigendommen en uw zakelijke boekhouding
Voor boekhoudkundige doeleinden, wanneer u het punt bereikt waarop u de niet-opgeëiste cheque aan uw staat moet melden, kunt u overwegen de cheque ongeldig te verklaren en het bedrag op een escrow-rekening te storten. Dit zorgt ervoor dat het geld niet per ongeluk wordt uitgegeven.
U had de werkbelasting al over dit bedrag moeten betalen.
Houd alle gegevens bij over deze begunstigde of medewerker en zorg ervoor dat u regelmatig contact probeert te houden met de persoon. Justin Pritchard, Banking Expert bij The Balance, heeft een sjabloon voor uitstekende cheques die u mogelijk wilt gebruiken.
Rapporteren en betalen aan State
Het principe van escheat (uitgesproken als "es-cheat" zoals het eruit ziet) regeert hier. Escheat betekent "overgave", en het is gebaseerd op een common law-doctrine die vereist dat niet-opgeëiste eigendommen worden teruggegeven (overgegeven) aan de staat, niet bewaard door de persoon die het heeft. Het idee is dat het onroerend goed niet van u is en dat de staat meer middelen heeft om het individu of bedrijf te vinden dat eigenaar is.
Als er geen eigenaar wordt gevonden, behoudt de staat de eigenschap. De soorten onroerend goed die van toepassing kunnen zijn, zijn cheques (inclusief loonstrookjes), escrow-fondsen, overbetalingen door klanten, crediteuren die u niet kunt betalen aan verkopers, salariscontroles en commissiecontroles.
Staatswetten op niet-opgeëiste eigendom
Alle staten hebben escheat-wetten waarin perioden en procedures worden beschreven. Staatswetten bevatten meestal deze stappen:
- De staat geeft een periode van geen contact met betrekking tot het onroerend goed.
- Dan is er jaarlijks een periode van proberen om eigenaars te vinden, het verzenden van due diligence brieven naar het laatst bekende adres. Het zou goed zijn om deze brieven per aangetekende post of "teruggezonden ontvangstbevestiging" te sturen, zodat u weet of u probeert contact op te nemen met de persoon of het bedrijf.
- Na deze periode in het jaar moet u een rapport indienen bij de staat en een afdracht van bedragen toekomen aan eigenaren die u niet kon contacteren.
Niet-geclaimde looncheques
Niet-opgeëiste loonstrookjes zijn ook onderworpen aan escheat-wetten als niet-opgeëiste eigendom. De wetten van de staat waar de werknemer het laatst heeft gewerkt, zijn van toepassing. Als u een loonstrookje hebt voor een voormalige werknemer of werknemer die gedurende een bepaalde periode niet is geclaimd, moet u dezelfde tijdschema voor statusrapportage volgen als voor andere eigendommen. Zie dit artikel voor meer informatie over het omgaan met niet-opgeëiste vergoedingen.
Staat Escheat Wetten
U kunt zoeken op de naam van uw staat en op het woord 'escheat'. Zoek bijvoorbeeld naar "Iowa escheat laws." U kunt op de website van uw nationale penningmeester, inkomstenafdeling of belastingkantoor kijken om informatie te vinden. Onthoud dat elke staat andere vereisten heeft. Deze website door een advocaat bevat meer informatie over niet-opgeëiste eigendommen, inclusief links naar escheat-wetten in alle staten.
Accounting voor niet-opgeëiste eigenschap
Het berekenen van niet-opgeëiste eigendommen varieert afhankelijk van de waarschijnlijkheid dat het onroerend goed zal worden geclaimd. Volgens het Journal of Accountancy is het in veel gevallen het beste om het verlies te erkennen, vanuit een boekhoudkundig oogpunt, zelfs voordat u het overdraagt aan de staat. Neem voor het einde van het jaar contact op met uw belastingadviseur om uw lijst met potentiële niet-opgeëiste goederen te bespreken.
Enkele suggesties voor het omgaan met niet-opgeëiste eigendommen
- Ontdek de wetten van uw staat , of voor alle staten waar uw werknemers werken. Besteed extra aandacht aan de periode waarna u de niet-geïnde goederen aan de staat moet melden.
- Beleid en procedures instellen om informatie over niet-verzamelde eigenschappen vast te leggen en een tijdlijn voor het beoordelen van de lijst en het jaarlijks versturen van meldingen.
- Stel vervolgens elk jaar een tijd in voor het melden en betalen van niet-geïnde objecten.
Staatsaudits
Vergeet ten slotte niet dat niet-afgehaald eigendom niet het eigendom van uw bedrijf is. Staten kunnen controles uitvoeren op niet-geïnde objecten en kunnen boetes en sancties voor het niet-naleven van staatswetten beoordelen.