U start misschien een bedrijf, heeft uw eerste werknemer aangenomen of overweegt werknemers te hebben en vraagt zich af of u zelf de loonlijst moet verwerken of een salarisverwerkingservice moet krijgen.
Terwijl u de opties weegt het verwerken van de salarisadministratie en het omgaan met loonbelasting, u vindt het wellicht nuttig om de taken te overwegen die betrokken zijn bij het verwerken van de loonlijst van medewerkers en bij het betalen en rapporteren van loonbelasting.
Neem voor deze discussie aan dat al uw werknemers vaste en niet- onafhankelijke contractanten zijn.
Ten eerste, een aantal keuzes voor de loonlijst
Misschien wilt u dit artikel over het selecteren van opties voor het verwerken van loon- en loonbelasting gebruiken om u te helpen een beslissing te nemen.
Voordat u begint met de verwerking van salarisadministratie
Als u werknemers inhuurt, is er papierwerk dat u moet invullen. Elke nieuwe werknemer moet nieuwe huurformulieren laten ondertekenen en in een specifiek bestand plaatsen. Om u te helpen met het instellen van de loonlijst, vindt u hier een lijst met taken die moeten worden voltooid en beslissingen die moeten worden genomen over hoe u werknemers betaalt.
Payroll verwerken
De salarisverwerking wordt verwerkt aan het einde van elke loonperiode (wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks).
Je eerste taak is om een salaris voor elke werknemer voor te bereiden . Om dit te doen, moet u:
- Bereken de brutoloon voor de werknemer op basis van het feit of deze persoon in loondienst is of per uur.
- Neem aftrek voor federale inkomstenbelasting (inhouding) , sociale zekerheid en Medicare loonaftrek, bronheffing en andere inhoudingen overeengekomen door de werknemer.
Nadat u loonstroken hebt voorbereid
Nadat u de looncheckberekeningen hebt uitgevoerd en een salaris voor elk personeel hebt opgesteld, moet u enkele andere taken uitvoeren voordat het loonproces voor die betalingsperiode is voltooid.
1. U moet het bedrag berekenen dat u verschuldigd bent voor zowel de werkgevers- als werknemersporties van VAIS-belastingen (Sociale Zekerheid en Medicare) en een bedrag reserveren dat gelijk is aan zowel het werknemers- als het werkgeversgedeelte van deze belastingen, later te betalen via de loonlijst belastingdeposito's.
2. U moet alle inhoudingen voor alle werknemers opschorten en dit totaal opzij zetten om later te worden betaald, via loonheffingen.
Stortingen voor loonbelasting doen
Afhankelijk van de omvang van uw loonlijst, moet u semi-wekelijks of maandelijks aan de IRS loonbelastingstortingen doen voor:
- de bedragen die u hebt ingehouden aan werknemers betalen voor federale en staat inkomstenbelastingen
- de bedragen die u hebt afgetrokken van de werknemersbeloning voor sociale zekerheid en Medicare
- de bedragen die u verschuldigd bent als werkgever voor sociale zekerheid en Medicare.
U kunt uw loonheffing betalen op formulier 8109 of met behulp van het elektronische EFS-systeem van IRS .
Andere afdrachten van loonheffingen
Naast federale inhouding en sociale zekerheid / Medicare aftrekbetalingen, moet u:
- Voer op regelmatige basis betalingen uit voor federale werkloosheidsbelasting.
- Maak loonbelastingafdrachten aan uw staat, en mogelijk uw plaats naast federale loonheffingsdeposito's.
Loonbelastingaangifte
Bedrijven moeten ook regelmatig loonheffingsrapporten indienen.
Je moet:
- Dien een kwartaalverslag in bij de IRS op formulier 94 1, met daarin het bedrag van uw loonbelasting en de bedragen die u in het vorige kwartaal over deze verplichting hebt betaald.
- Dien een jaarlijks werkloosheidsbelastingverslag in op formulier 944 bij de IRS met vermelding van het bedrag van uw werkloosheidsbelastingverplichting en de bedragen die u over deze verplichting hebt betaald.
- Dien andere rapporten van de werkloosheid van de staat en van de werknemer in.
De taken van de loonlijst recht houden
Om zeker te zijn dat u geen loonbelastingbetalingen of -rapporten mist, stelt u een loonbelastingkalender in.