Berekening van inhoudingen en kortingen op loonstroken voor werknemers

01 - Stap één: ontvang een W-4-formulier van elke werknemer

De IRS vereist dat alle werknemers in de VS IRS-formulier W-4 in huren ondertekenen. Dit formulier bevat belangrijke informatie die u nodig heeft om de werknemer te betalen en om ervoor te zorgen dat inkomsten en inhouding correct worden berekend op het salaris van de werknemer.

Naast de naam en het adres van de medewerker, is de belangrijkste informatie:

• Het sofinummer van de werknemer
• De burgerlijke staat van de werknemer,
• Het aantal rechten dat de werknemer claimt en
• Elk extra bedrag dat de werknemer van elke betaling wenst te ontvangen.

De burgerlijke staat, toelagen en extra bedragen zijn nodig voor het berekenen van de inhouding in stap vier.

02 - Stap twee: Bereken brutoloon

Loonstroken voor werknemers beginnen als brutoloon. Brutoloon is het totale bedrag van de beloning. Voor werknemers in loondienst is het een jaarlijks bedrag gedeeld door het aantal loonsperioden. Voor werknemers per uur is het het aantal gewerkte uren keer de snelheid (inclusief overwerk.

Als u niet zeker weet wat voor soort werknemers u heeft, lees dan dit artikel over het verschil tussen werknemers in loondienst en per uur.

Hier zijn voorbeelden van hoe brutoloon wordt berekend voor zowel werknemers in loondienst als per uur als er geen overuren zijn opgenomen voor die betalingsperiode:

Een werknemer in loondienst krijgt een jaarsalaris. Laten we zeggen dat het jaarsalaris $ 30.000 is. Dat jaarsalaris wordt gedeeld door het aantal loonperiodes in het jaar om het brutoloon voor één betaalperiode te krijgen. Als u twee keer per maand werknemers in loondienst betaalt, zijn er in het jaar 24 betaalperioden en is de brutoloon voor één betaalperiode $ 1250 ($ 30.000 gedeeld door 24).

Een werknemer per uur wordt betaald tegen een uurtarief voor de betaalperiode. Als het uurtarief van een werknemer $ 12 is en zij gedurende de betalingsperiode 38 uur heeft gewerkt, bedraagt ​​haar brutoloon voor dat loon $ 456,00 ($ 12 x 38).

Maar u bent nog niet klaar met brutoloon als overwerk wordt betaald. Vervolgens moet u overuren berekenen voor werknemers per uur en sommige werknemers in loondienst. Overtime-loon moet worden toegevoegd aan de reguliere beloning om brutoloon te krijgen.

03 - Stap drie: Bereken overwerk

Alle werknemers op uurbasis hebben recht op overwerk als ze meer dan 40 uur per week werken. Sommige werknemers in loondienst zijn vrijgesteld van overwerk, afhankelijk van hun loonniveau. Lagere betaalde werknemers moeten overuren ontvangen als hun salaris gelijk is aan $ 455 per week ($ 23.660 per jaar), zelfs als ze zijn geclassificeerd als vrijgesteld.

De federale arbeidswetgeving vereist een minimum vereiste overuren van anderhalf maal het uurtarief voor alle uren boven de 40 in een week. U kunt meer dan dit vereiste overwerk betalen, maar voor onze doeleinden hier gebruiken we het vereiste bedrag. Sommige staten hebben ook overwerkwetten die vereisen dat overuren tegen hogere tarieven worden betaald. Controleer uw State Labor Department voor meer informatie.

Hier is een voorbeeld van hoe overuren worden berekend:

Sandy werkt 43 uur per week. Zij heeft recht op overwerk gedurende 3 uur tegen 1,5 maal haar uurtarief. Als haar uurtarief $ 12 is, krijgt ze 3 uur overwerk aan het tarief van $ 18, totaal $ 54 aan overwerk. Deze overuren worden toegevoegd aan haar normale uurloon van $ 480 (40 uur x $ 12), voor een totaal van $ 534. Dit is haar brutoloon voor de betaalperiode.

Deze artikelen over overuren kunnen u helpen bij het oplossen van het probleem van overuren.

Per uur medewerkers en overuren

Vrijgestelde versus niet-vrijgestelde werknemers: overwerkregels

04 - Stap vier: Bereken bronbelasting van federale inkomstenbelasting (FIT)

Voor het berekenen van federale inkomstenbelastingen heeft u nodig:

• Het brutoloon van de werknemer voor de betaalperiode
• Het W-4-formulier van de medewerker, en
• Een kopie van de belastingtabellen van de IRS in publicatie 15: Belastinggids voor werkgevers ). Zorg ervoor dat u de tabel voor het juiste jaar hebt. De tabel is met ingang van 1 januari 2018 gewijzigd, dus je hebt de tafel 2018 nodig.

Ga naar de pagina over publicatie 15 met de tekst: Percentage methodetabellen voor inhouding van bronbelasting

Zoek naar de tabel die overeenkomt met:

• Burgerlijke staat. Single (inclusief de status van hoofd van het huishouden) is aan de linkerkant en getrouwd is aan de rechterkant.
• Betaalperiode type. Dit varieert van wekelijks tot jaarlijks (wat betekent dat de persoon eenmaal per jaar wordt betaald). Tweewekelijks is om de andere week (elke andere vrijdag bijvoorbeeld) en halfmaandelijks twee keer per maand (bijvoorbeeld de 1e en de 15e).
• Zoek vervolgens het brutoloon van die persoon op die tafel.

Laten we zeggen dat u kijkt naar de wekelijkse loonperiode voor een getrouwde persoon.

Kijk aan de linkerkant om de hoeveelheid wekelijkse brutoloon voor die persoon te vinden. Laten we zeggen dat het $ 1500 is. Zoek $ 1500 in de lijst 'Over ... Maar niet over'. $ 1500 is meer dan $ 525 maar niet meer dan $ 1626.

Je ziet deze regel:

Bedrag van in te houden inkomstenbelasting is:

Over- maar niet over- van overtollige over-

$ 525 $ 1626 $ 35,90 plus 15% - $ 525

Er zijn verschillende stappen naar dit volgende deel.

1. Zet $ 35.90 neer uit de kolom "Bedrag van belasting inhouden".

2. Vervolgens moet u het overschot van het loon van uw werknemer vinden aan de hand van het getal in de kolom "of excess over". Trek $ 525 van $ 1500 af; dat geeft je $ 475.

3. Meerdere $ 475 met 15% in de derde kolom. Dat geeft je $ 146.25.

4. Voeg de $ 146.25 toe aan de $ 35.90 om gelijk te zijn aan $ 182.15. Dat is het bedrag dat u inhouding op de beloning van de persoon voor federale inkomstenbelasting.

De IRS heeft een inhoudingcalculator om dit proces gemakkelijker te maken als u veel werknemers heeft.

Vervolgens moet u VAIS-belastingen berekenen.

05 - Stap vijf: Bereken sociale zekerheid en Medicare kortingen

U moet VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare) aftrekken van looncontroles van werknemers . De berekening voor deze aftrekkingen is vrij eenvoudig. Het bedrag van de VAIS-belasting is 15,3% van het brutoloon van de werknemer.

De helft van het totaal (7,65%) wordt ingehouden op het salaris van de werknemer en de helft wordt betaald door de werkgever.

Voor de bovenstaande medewerker, met $ 1500 aan wekelijkse betaling, is de berekening $ 1500 x 7,65% (.0765) voor een totaal van $ 114,75.

Pas op dat u niet te veel socialezekerheidsbelasting aftrekt van werknemers met een hoog inkomen, aangezien de sociale zekerheid elk jaar wordt afgetopt , waarbij het maximumbedrag wordt vastgesteld door de socialezekerheidsadministratie.

U moet ook rekening houden met de extra belastingvermindering voor Medicare die verschuldigd is door werknemers met een hoger inkomen, die begint wanneer de werknemer een specifiek betalingsbedrag voor het jaar bereikt. De extra belasting is 0,9% van het brutoloon en begint bij $ 200.000, op basis van de W-4-status van de werknemer. Er is geen extra belasting verschuldigd door de werkgever.

06 - Stap zes: neem de inkomstenbelastingaftrek

De meeste staten heffen inkomstenbelastingen op salarissen en lonen van werknemers. Je zult wat onderzoek moeten doen om de bedragen van deze inhoudingen te bepalen en hoe je ze naar de juiste staat / lokale belastingautoriteit kunt sturen. Uw verantwoordelijkheden als werkgever voor het aftrekken, betalen en rapporteren van deze belastingen worden in dit artikel besproken.

Vergeet niet om opnieuw brutoloon te gebruiken voor de aftrek van de inkomstenbelasting.

Terug naar Alles over Payroll Taxes

07 - Stap zeven: neem andere onttrekkingen

Je bent nog niet helemaal klaar met deducties. Hier zijn enkele andere mogelijke aftrekkingen van werknemersbeloningen die u mogelijk moet berekenen:

• Inhoudingen voor werknemersbijdragen aan de dekking van het gezondheidsplan
• Inhoudingen voor 401 (k) of andere bijdragen voor het pensioenplan
• Inhoudingen voor bijdragen aan interne bedrijfsfondsen of liefdadige donaties.

Vergeet niet dat alle inhoudingen gebaseerd zijn op brutoloon.

08 - Eindelijk een voorbeeld van hoe de pay-stub van de werknemer er uit zal zien

In het geval van de bovenstaande medewerker ziet het wekelijkse betalingsstrook er als volgt uit:

Brutoloon FIT Inhouding VAIS Inhouding overige aftrek Netto loon

$ 1500,00 $ 182,15 $ 146,25 $ 0 $ 1171,60

09 - Gebruik de Percentage Methode Tabellen om Federale Inkomstenbelasting Bronbelasting te berekenen

De percentagemethode voor het berekenen van bronheffing is een alternatieve berekeningsmethode. Deze berekening is niet gebaseerd op de brutolonen maar op het nettoloon na aftrek van de totale inhouding voor inhouding. Voor 2018 heeft de IRS details gepubliceerd op Notice 1036, waarin wordt uitgelegd hoe de percentagemethode werkt.

Allereerst trekt u het totale aantal emissierechten (op regel 5 van het formulier) af van het brutoloon voor de juiste loonperiode. Als een werknemer twee rechten heeft en wekelijks wordt uitbetaald, is het totaal af te schrijven $ 159,60. Als de wekelijkse betaling van de werknemer $ 650,00 is, zou het bedrag dat wordt gebruikt in de berekening $ 650 minus $ 159,60 of $ 490,40 zijn. Gebruik vervolgens de tabel in Notice 1036 om de inhouding op dezelfde manier te berekenen als in Stap Vier.

10 - En vergeet niet om uw loonbelasting te betalen

U moet stortingen doen bij de IRS van de ingehouden belastingen op werknemersbeloning voor federale inkomstenbelastingen en VAIS-belastingen en de bedragen die u verschuldigd bent als werkgever. In het bijzonder, na elke loonlijst, moet u

• Betaal de federale inkomstenbelasting voor alle werknemers
• Betaal de VAIS belastingheffing voor alle werknemers, en
• Betaal de helft van de VAIS-belasting voor alle werknemers.

Afhankelijk van de grootte van uw loonlijst moet u maandelijks of semi-wekelijks storten.

U moet ook een driemaandelijks rapport indienen op formulier 941 met de bedragen die u verschuldigd bent en hoeveel u hebt betaald.