Hoe W-2 loon- en belastingverklaringen voorbereiden

Wat is vorm W-2?

Formulier W-2 bevat informatie over het loon van werknemers betaald in het vorige kalenderjaar en het inhouden van die lonen, evenals informatie over uitkeringen en andere inhoudingen op de lonen.

Wanneer zijn W-2-formulieren opeisbaar?

W-2's zijn eind januari te wijten aan werknemers , voor het vorige kalenderjaar. Als 31 januari een weekend of een feestdag is, zijn de rapporten de volgende werkdag beschikbaar. Dit zijn de belangrijkste eindejaarsbelastingaangiften voor vervaldagen voor het lopende jaar.

W-2-formulieren zijn op 31 januari aan de Social Security Administration verschuldigd . Nadat u W-2-formulieren aan werknemers hebt gegeven, moet u deze formulieren, samen met verzendformulier W-3, ook indienen bij de Social Security Administration (SSA).

De deadline van januari is een poging om belastingfraude te beteugelen, maar het betekent dat u W-2-formulieren eerder in januari aan werknemers moet geven, zodat ze de mogelijkheid hebben ze te bekijken voordat ze worden ingediend. Eerdere distributie aan werknemers zal de fouten in de W-2-formulieren verminderen , zodat u geen gecorrigeerde W-2 hoeft in te dienen.

Informatie verzamelen om W-2-formulieren voor te bereiden

De informatie voor dit formulier is afkomstig uit uw loonregister , dat de totalen voor alle werknemers voor lonen en inhouding laat zien, samen met inhoudingen voor medische plannen, gezondheidsspaarrekeningen en andere items.

Hier zijn meer details over de informatie die u nodig hebt om deze W-2-formulieren voor te bereiden.

Moeilijkheidsgraad: gemiddeld

Benodigde tijd: afhankelijk van het aantal werknemers en het aantal aftrekkingen en extra betalingen

Hier leest u hoe u formulier W-2 kunt voorbereiden

Werkgever informatie
Voor elke W-2 die u voorbereidt, moet u informatie over uw bedrijf vermelden: Employer ID Number (EIN) en naam en adres van de werkgever.

Controlegetal
Misschien wilt u een intern controlenummer toevoegen op elke W-2, als u veel werknemers betaalt. U kunt het nummer zelf genereren of uw loonvoorbereidingssoftware kan dit nummer genereren.

Werknemerswinsten die u ook nodig heeft

• Totale lonen, fooien en andere vergoedingen (box 1). Dit is brutoloon voor alle werknemers per uur en in loondienst.
• Totaal bedrag aan inhoudingen (box 2)
• Totale lonen sociale zekerheid (maximaal het maximum van de sociale zekerheid ) (tekstvak 3). Sommige salarissen zijn niet inbegrepen in de lonen van de sociale zekerheid , dus u moet de boeking met deze bedragen verminderen.
• Total Social Security Tax Withheld (Box 4)
• Totale Medicare-lonen en -tips (hetzelfde als het totale loon) (kader 5)
• Medicare belasting ingehouden (Box 6). Dit bedrag omvat de hoeveelheid aanvullende Medicare-belasting voor hogerbetaalde werknemers.
• Sociale zekerheidstips (vak 7) en toegewezen tips (vak 8)

1. Vervolgens hebt u voor het laatste jaar informatie nodig over werknemers en totale lonen en inhouding voor elke medewerker:

2. Overige betalingen. Mogelijk hebt u vooraf betaalde EIC-betalingen (arbeidskrediet) (box 9) en zorguitkeringen voor werknemers (box 10) betaald aan werknemers.

3. Informatie over deelname aan het pensioenplan, wettelijke werknemers
   Op elke W-2 moet u het juiste vakje aanvinken als de werknemer deelneemt aan een pensioenplan (vak 13) of een niet-gekwalificeerd plan (vak 11), als deze werknemer een wettelijk medewerker is (vak 13), of als de werknemer ontvangen ziektegeld van derden (box 13.

1. Box 12
   Vak 12 is voor bedragen voor andere compensatie of rapportage, om 1-4 vakken in te gaan. Enkele van de meest voorkomende informatie voor Box 12:

   • Niet geïnde sociale zekerheid, RRTA (spoorwegpensionering) of Medicare-belasting, tips of collectieve levensverzekeringen
   • Keuze uitstel tot 401 (k), 403 (b) en andere gekwalificeerde pensioenplannen
   • Niet-belastbare ziekengeld
   • Golden parachute-betalingen
   • Excludable vergoedde verhuiskosten
   • Bijdragen aan medische spaarrekeningen of spaarrekeningen
   • Niet-statutaire personeelsopties
   • Aangewezen Roth-bijdragen onder 401 (k) of 403 (b) -plannen
   • Kosten van door de werkgever gesponsorde ziektekostenverzekering, met behulp van code DD, volgens de rapportageverplichtingen van de Affordable Care Act

2. Box 14
   Invoer in vak 14 betreft andere inhoudingen of vergoedingen die aan werknemers moeten worden bekendgemaakt voor hun belastingaangifte. Bijvoorbeeld

   • Pensioen na belastingen
   • Auto-terugbetalingen
   • Speciale belastingen voor Californië, New York, New Jersey en Washington
   • Bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen afgetrokken van werknemersbeloning
   • Ziektekostenverzekeringen en aftrekposten voor derden
   • Uniforme aftrekkingen ( voor de kosten van uniformen )
   • Contributies van de Unie
   • Niet-belastbaar inkomen
   • Voertuigkosten inbegrepen in de lonen (100% van de leasewaarde van het geleverde voertuig aan de werknemer en opgenomen in box 1-lonen)
   • Er is ook een vak voor "Overige - niet op lijst" items die u hebt afgetrokken van werknemers

1. Staats- en lokale informatie
   In dit gedeelte geeft u informatie over staats- en lokale lonen en inhoudingen. Enter:

   Merk op dat er ruimte is voor twee staten en twee plaatsen op het formulier. Als iemand gedurende het jaar in meer dan twee staten of plaatsen heeft gewerkt, gebruik dan een tweede W-2 om de aanvullende informatie op te nemen.

   • Uw tweeletterige staatscode en het btw-nummer van uw bedrijf (raadpleeg uw afdeling inkomsten van uw staat) (kader 15)
   • Staatslonen (vak 16)
   • Staatsbelasting ingehouden (vak 17)
   • Plaatselijke lonen, indien van toepassing (vak 18)
   • Lokale inkomstenbelasting ingehouden (Box 19)
   • Plaatsnaam (vak 20)

2. Controleer op nauwkeurigheid
   Besteed tijd om ervoor te zorgen dat de informatie die u aan werknemers verstrekt (en uiteindelijk aan de Social Security Administration en IRS) juist is. Controleer de totalen van uw loonadministratie voor het jaar en voer een W-3 uit om te zorgen voor de juistheid van alle informatie die u indient.

3. Vooraf gedrukte formulieren
   Als u uw eigen W-2-formulieren afdrukt, kunt u ze uit verschillende bronnen verkrijgen:

   De W-2 is een meerdelige vorm. Dit zijn de pagina's van dit formulier:

   • De IRS Forms Order-website (duurt 7-15 dagen)
   • Een leverancier van online formulieren of kantoorartikelen.
   • Kopie A gaat naar de socialezekerheidsadministratie. Kopie A wordt meestal op een rood formulier afgedrukt.
   • Kopie 1 is voor de stad, staat of plaats
   • Kopie B is voor indiening bij de federale belastingaangifte van de werknemer
   • Kopie C is voor de administratie van de werknemer
   • Kopie 2 is een kopie voor een andere stad, staat of plaats
   • Kopie D is voor de administratie van de werkgever.

4. W-2's afdrukken
   Druk de formulieren af ​​en controleer of ze zijn uitgelijnd met een voorgedrukt formaat als u er een hebt.

5. Distribueer de W-2's

   • Aan de werknemer: exemplaren B, C, 1 en 2
   • Naar de socialezekerheidsadministratie - kopiëren A. De SSA vereist dat u tegen eind februari kopie A uit de W-2 van elke medewerker, samen met formulier W-3, verzendt.
   • Houd kopie D voor uw administratie.

6. Nog steeds verward over vorm W-2? Antwoorden op uw vragen over het W-2-formulier 2011

Tips voor het voorbereiden van formulier W-2

1. Het btw-nummer van uw bedrijf is NIET het BTW-nummer van uw BTW-nummer. Veel staten gebruiken het federale belasting-id-nummer (EIN) en voegen cijfers toe aan het einde. Neem contact op met uw staatsdepartement voor informatie.
2. Tip inkomen. Werknemers tip inkomen is ik onderworpen aan sociale zekerheid belastingen en Medicare belastingen, inclusief de aanvullende Medicare belasting.
3. Box 12 - Meer dan 4 items
   Als u meer dan 4 items voor vak 12 hebt, moet u de extra items op een tweede W-2 plaatsen. Maar sluit het loon van de werknemer en de inhouding op deze extra W-2 niet in.
4. Formulier W-3 , samen met exemplaar A van alle W-2-formulieren voor werknemers, is op 31 januari aan de Social Security Administration verschuldigd. Wanneer u de W-3 hebt voltooid en alle W-2-formulieren hebt, stuurt u deze naar werknemers zo snel mogelijk, zodat ze de mogelijkheid hebben om de formulieren te herzien. Als ze fouten vinden, kunt u deze corrigeren voordat u het geconsolideerde rapport vóór 31 januari naar de SSA verzendt.
5. ontkenning
   De informatie in deze "How To" is voor algemene doeleinden, om u te helpen de informatie te verzamelen die u nodig hebt om W-2-formulieren voor te bereiden en af ​​te drukken. Het is niet bedoeld als belastingadvies en deze informatie is in geen geval alomvattend of om u alle informatie te geven die moet worden opgenomen in uw W-2-formulieren . Praat met uw belastingadviseur voor informatie over uw specifieke situatie.

6. Terug naar eindejaarsindicatoren en loonoverzicht