Tips voor het kiezen van Small Business Accounting Software

by Shelley Elmblad

Het gebruik van boekhoudsoftware bespaart uren tijd in vergelijking met het handmatig behandelen van de boeken en is meestal efficiënter dan het gebruik van een spreadsheet. De reden hiervoor is dat boekhoudsoftware redundante gegevensinvoer vermindert of elimineert, zoals het invoeren van het adres van de klant op de offerte, vervolgens de werkorder en vervolgens de factuur.

Als u een eenmanszaak bent zonder werknemers, weinig of geen voorraad en een handvol klanten, heeft u misschien zelfs geen boekhoudsoftware nodig of zijn er gratis of laag geprijsde boekhoudsoftware beschikbaar. Eigenaren van kleine ondernemingen die inventariseren, meer klanten of werknemers hebben, zullen tijd besparen en nauwkeurigere records hebben als er boekhoudsoftware wordt gebruikt.

De meeste boekhoudsoftware is veel gemakkelijker te gebruiken dan ooit, en sommige boekhoudsoftware voor kleine bedrijven was ontworpen voor gebruiksgemak door een persoon zonder boekhoudkundige achtergrond.

01 - Welke functies voor boekhoudsoftware heeft u nodig?

Beperk de keuzes van de boekhoudsoftware door een lijst met boekhoudfuncties voor kleine bedrijven te maken die u nodig hebt om uw bedrijf te runnen. De meeste boekhoudfuncties voor kleine bedrijven omvatten:

Voorraadbeheer
Verkoop volgen
Beheer klantcontacten of werk met uw huidige software voor contactbeheer
Ondersteuning voor verkopersaccount om creditcardbetalingen te accepteren
budgettering
schattingen
Loonlijst
Bedrijfsbelasting rapportage

Sectorspecifieke boekhoudsoftware

Sommige boekhoudsoftware is specifiek ontworpen voor industrieën zoals bouw-, productie- en groothandelsdistributeurs. Als uw kleine onderneming zich in een branche met specifieke boekhoudvereisten bevindt, is er mogelijk boekhoudsoftware met functies om aan deze vereisten te voldoen.

Praat met anderen over boekhoudsoftware

Voordat u boekhoudsoftware koopt, praat met ten minste drie andere mensen die boekhoudsoftware gebruiken in bedrijven die vergelijkbaar zijn met de uwe. Bespreek wat ze leuk vinden aan hun boekhoudsoftware en wat er moet worden verbeterd. Misschien vindt u dat er geen perfecte boekhoudsoftware is, maar wees niet ontmoedigd. Het doel is om boekhoudsoftware te vinden die het beste aansluit op de behoeften van uw bedrijf.

02 - Overwegingen voor meer boekhoudsoftware

Nu u de keuzes van uw boekhoudsoftware hebt beperkt, kunt u deze vragenlijst meenemen terwijl u winkelt voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven.

Zal de boekhoudsoftware groeien met uw bedrijf?

Zoek uit of de software modules heeft die u later kunt toevoegen als dat nodig is. Een module die vaak wordt toegevoegd nadat een bedrijf groeit, is voor de loonadministratie.

Als modules niet kunnen worden toegevoegd, upgrade de software dan eenvoudig naar een betere versie van dezelfde boekhoudsoftware? Of exporteert de software naar een gegevensindeling zoals CSV, zodat deze kan worden gelezen als u later overschakelt naar een andere boekhoudsoftwaretitel?

Welke boekhoudsoftware ondersteunt uw bankondersteuning?

Als u transacties van uw bank kunt downloaden, bespaart u veel tijd, dus zoek uit met welke boekhoudsoftware uw bank werkt.

Online of desktop boekhoudsoftware?

Online boekhoudsoftware is webgebaseerde software die veilig wordt uitgevoerd via een internetbrowser. Online boekhoudsoftware is met name handig voor toegang tot boekhoudgegevens en records van meerdere computers.

Kan toegang worden beperkt voor sommige gebruikers?

Als meer dan één persoon de boekhoudsoftware gebruikt, heeft een persoon mogelijk volledige toegang tot alle functies nodig, maar anderen hebben mogelijk alleen toegang tot gegevensinvoergebieden en geen rapporten nodig.

Komt de boekhoudsoftware met een gratis proefperiode?

Het is altijd het beste als je de software kunt uitproberen voordat je hem koopt. Om te zien hoe nuttig de softwaredocumentatie is, klikt u op Help in de gratis proefversie en zoekt u vervolgens naar een gebruikershandleiding of zelfstudies.

03 - Ondersteuningsopties voor boekhoudsoftware

Vergeet niet om ondersteuningskosten op te nemen in uw budget voor de boekhoudsoftware. Sommige boekhoudsoftware biedt per e-mail of telefoon betaalde ondersteuning vanaf het moment dat u de software gaat gebruiken. Het is echter gebruikelijk dat de kosten van boekhoudsoftware voor kleine bedrijven gedurende een bepaalde periode gratis worden ondersteund, zodat u vragen kunt stellen wanneer u de software voor het eerst gebruikt zonder extra kosten te maken. Na die periode betaalt u voor ondersteuning jaarlijks, driemaandelijks of per gebruik.

De boekhoudsoftware heeft mogelijk een gratis online gebruikersforum waar u ook vragen kunt stellen. Het is vaak een goede optie om op vergoedingen gebaseerde ondersteuning te krijgen wanneer uw vraag gaat over het gebruik van een functie.

04 - Betaal niet voor functies die u niet zult gebruiken

Een kleiner, minder complex bedrijf heeft minder functies nodig dan een groter bedrijf. Weet je nog de vraag in stap 3 over het upgraden of toevoegen van modules aan de boekhoudsoftware later? Het maakt niet uit hoe onweerstaanbaar extra "fluitjes en toeters" lijken, weersta de verleiding om meer boekhoudsoftware te kopen dan u nodig heeft.

Over het algemeen betaal je meer voor meer functies in boekhoudsoftware en als je bedrijf voldoende groeit om meer robuuste financiële functies nodig te hebben, zijn de kosten gerechtvaardigd. Voor kleinere bedrijven zijn er nu voldoende boekhoudsoftware-opties beschikbaar die te veel kopen onnodig maken.

05 - Gebruik een boekhoud- of boekhoudsoftware?

Boekhoudsoftware is geen vervanging voor een accountant die ervoor zorgt dat uw bedrijf zich houdt aan wettelijke en geaccepteerde boekhoudkundige en fiscale praktijken. Maar wanneer u boekhoudsoftware gebruikt, neemt u elke dag boekhoudkundige taken uit handen van een accountant, wat geld bespaart voor een klein bedrijf.

Goed, elke boekhoudsoftware heeft de rapporten die u maandelijks, per kwartaal en per jaar aan uw accountant moet geven. De rapporten kunnen worden afgedrukt of ze kunnen elektronisch worden afgeleverd bij een accountant.

Vraag uw accountant welke rapporten nodig zijn en zorg ervoor dat u deze kunt genereren met de boekhoudsoftware die u overweegt.