Zorg ervoor dat het bij uw huidige en toekomstige behoeften past
Maar omdat u uw boekhoudsoftware regelmatig zult gebruiken, is het belangrijk ervoor te zorgen dat u de boekhoudsoftware kiest die geschikt is voor uw bedrijf en uw behoeften.
Is het mobiel toegankelijk?
De markt voor kleine boekhoudsoftware heeft cloud computing op een grote manier omarmd. De meeste van de nieuwere leveranciers zoals FreshBooks en Zoho bieden helemaal geen desktopversie, en traditionele leveranciers zoals Intuit (QuickBooks) hebben hun desktopsoftware-aanbod gemigreerd naar het web en sturen hun klanten op facturering via een abonnement. Sommige leveranciers bieden nog desktop of hybride desktop / cloud-versies.
Online versies zijn ideaal voor mobiele gebruikers. Naast het ondersteunen van de meest gebruikte webbrowsers bieden ze meestal ook iPhone / iPad- en Android-apps, waardoor ze ideaal zijn voor het verzenden van facturen en het invoeren van kosteninformatie, waar je ook bent.
Past het in uw boekhoudkundige behoeften?
Als u een eenmanszaak / aannemer of een zeer kleine bedrijfseigenaar zonder werknemers bent, is de kans groot dat u kunt rondkomen met een basisboekhoudpakket dat de facturering en het volgen van uitgaven behandelt en een eenvoudige reeks rapporten biedt om uw bedrijf te volgen.
Doorgaans zijn deze goedkope aanbiedingen eigenlijk geen echte boekhoudpakketten omdat ze geen boekingen met dubbele boekhouding uitvoeren ( crediteuren , crediteuren en grootboek ).
Grotere bedrijven die werknemers hebben , zijn opgenomen of anderszins meer boekhoudkundige behoeften hebben, zullen een robuuster (en duurder) pakket nodig hebben dat dubbel boekhouden kan uitvoeren en heeft meer geavanceerde functies zoals salarisadministratie , voorraadbeheer, projectbeheer, beheer van klantrelaties ( CRM), analyses en een veel bredere selectie van rapporten (en opties om rapporten aan te passen).
Gelukkig kunt u met het grootste deel van het productaanbod beginnen met een basispakket en uitbreiden naarmate uw behoeften toenemen. Er zijn ook veel add-ons van derden voor de meer populaire boekhoudpakketten, zodat u (bijvoorbeeld) een salarismodule kunt toevoegen als de leverancier deze niet aanbiedt (zie QuickBooks-add-ons).
Een andere functie die erg handig is, is accountanttoegang. FreshBooks biedt bijvoorbeeld een portaal voor accountants zodat uw accountant toegang heeft tot uw FreshBooks-rapporten en journaalposten waarmee u handmatig informatie kunt uitwisselen.
Heeft het gebruiksgemak functies?
- Staat de software u toe om cheques, inkooporders en facturen via het 'Net' te verzenden?
- Heeft het de mogelijkheid om online te linken naar uw bankrekeningen?
- Is het geïntegreerd met andere software die u vaak gebruikt, zoals Microsoft Office?
- Kan het gegevens uit andere boekhoudprogramma's of databases converteren?
- Wat gebeurt er als u in de toekomst besluit over te stappen naar een ander softwarepakket - kunt u uw bestaande gegevens eenvoudig extraheren en migreren?
Met andere woorden: zal de boekhoudsoftware in staat zijn om aan al uw behoeften te voldoen, nu en in de toekomst?
Hoe steil is de leercurve?
Alle boekhoudsoftware claimt "gebruiksvriendelijk" te zijn, maar u zult nog steeds wat tijd moeten investeren om te leren hoe u het kunt gebruiken.
Dit is vooral belangrijk als u geen achtergrondkennis van boekhouding hebt; is de software gericht op professionals in de boekhouding of kan iemand er snel mee aan de slag?
Kijk goed voordat je koopt. Is de gebruikersinterface intuïtief en comfortabel? Zullen u (en uw werknemers) in staat zijn om te gaan zitten en het te leren, of zult u een verdere investering in opleiding nodig hebben? De meeste leveranciers bieden een gratis proefperiode (meestal 30 dagen).
Hoe goed is de klantenservice en ondersteuning?
In termen van de leercurve maakt online hulp het programma. Beschikt de boekhoudsoftware over functies zoals schermtips, een doorzoekbare Help-index, demo's en voorbeeldaccounts om u op weg te helpen? Zijn er afdrukbare handleidingen beschikbaar? En hoe toegankelijk is de steun van het bedrijf? Bekijk de online beoordelingen om de indrukken te krijgen van mensen die de software hebben gebruikt.
Is het schaalbaar?
Hoe gemakkelijk of duur is het om van één gebruiker naar meerdere gebruikers te gaan? De meeste standaard softwareaanbiedingen zijn toegang voor één gebruiker of voor één gebruiker + accountant. Om gebruikers toe te voegen, moet je upgraden naar duurdere plannen. Het basisplan van Zoho Books biedt bijvoorbeeld één gebruiker + account, het 'standaardplan' staat voor twee gebruikers + accountant toe en het 'Professional Plan' staat voor onbeperkte gebruikers toe (zie plannen en prijzen van Zoho Books).