Tips voor het instellen van een kantoor dat u overal mee naartoe kunt nemen
Technologie is een krachtig iets voor eigenaars van kleine bedrijven, ongeacht het type bedrijf dat ze gebruiken. Het gebruik van technologie kan ondernemers helpen geweldige dingen te doen, zoals geld besparen , bedrijfsprocessen stroomlijnen, hun producten en diensten op nieuwe manieren promoten en productiever werken .
Technologie biedt veel eigenaren van kleine bedrijven de mogelijkheid hun thuis- of bedrijfskantoren achter te laten en mobiele kantoren te maken, zodat ze altijd en overal kunnen werken. Dit soort mobiliteit elimineert geografische uitdagingen en helpt eigenaren van kleine bedrijven om behendig en flexibeler te worden.
Als u klaar bent om uw bedrijf op pad te nemen, is hier wat advies voor het maken van een operationeel mobiel kantoor waarmee u overal kunt werken.
01 - Kies de juiste mobiele computer
Afhankelijk van het werk dat je doet, heb je misschien een powerhouse-laptop nodig, zoals een MacBook Pro. Als u geen zwaar werk van uw mobiele kantoor zult doen, kan een minder dure en meer gestroomlijnde netbook, zoals een Asus Eee PC, aan uw behoeften voldoen. In sommige gevallen kan een tabletcomputer, zoals een Apple iPad, voldoende functies bieden om de kloof tussen uw hoofdkantoor en uw mobiele kantoor te overbruggen.
02 - Krijg een betrouwbare en veilige internetverbinding
Een alternatief is een snelle mobiele toegangskaart of een MiFi (een compacte draadloze router). U kunt het apparaat en het dataplan kopen bij uw serviceprovider voor mobiele telefonie, of bij een bedrijf dat vooraf betaalde of betalende draadloze toegang biedt. Welke optie u ook kiest, zorg ervoor dat u uw gegevens beschermt door een gecodeerd wachtwoord te gebruiken.
03 - Maak uw gegevens toegankelijk
Een online back-upservice maakt het gemakkelijk om toegang te krijgen tot gegevens van een mobiel kantoor. En zelfs als u slechts één hoofdcomputer heeft, is dit een uitstekende manier om een consistente back-up en toegankelijkheid van uw gegevens te garanderen in geval van een systeemcrash.
04 - Overweeg om virtueel over het bord te gaan
U kunt een papierloos kantoor en een digitaal documentbeheersysteem creëren door papieren bestanden te scannen en een virtuele archiefkast te maken; het beheren van financiën, boekhouding en budgetten op uw computer; vergadernotities op uw computer maken of later overbrengen; en het gebruik van elektronische overeenkomsten. Nadat u een digitaal documentbeheersysteem hebt gemaakt, heeft u al uw papieren documenten toegankelijk en kunt u ze op uw computer doorzoeken. En zodra die bestanden worden gesynchroniseerd met uw online back-upservice, hebt u overal toegang tot, waardoor uw kantoor echt mobiel wordt.
U kunt zelfs gebruikmaken van virtuele telefoonlijnen en digitale faxlijnen om een telefoonsysteem te maken dat u overal mee naartoe kunt nemen. Dit kan u helpen professioneel en naadloos zaken te doen op de weg.
05 - Voer regelmatig onderhoud uit aan het systeem
Zorg er ook voor dat u betrouwbare antivirussoftware hebt geïnstalleerd en bijgewerkt. En sla die beveiligingspatches die moeten worden geïnstalleerd niet over. Het up-to-date en virusvrij houden van uw systeem is van vitaal belang voor elk bedrijf, mobiel of stationair.
06 - Vergeet randapparatuur niet
Het opzetten van een mobiel kantoor kan een heel individueel proces zijn. Begin met te beslissen hoeveel toegang je echt nodig hebt en werk naar achteren om je mobiele kantoor te maken. Zodra u uw mobiele werkruimte hebt geperfectioneerd, merkt u misschien zelfs dat u geen stationair hoofdkantoor meer nodig heeft.
Bekijk deze lijst met producten die worden aanbevolen voor zakelijke reizigers om aan de slag te gaan met uw boodschappenlijstje voor mobiele kantoren.