Hoe een documentbeheersysteem voor kleine bedrijven te creëren
Voor veel bedrijven ligt de focus van documentbeheer op de organisatie en opslag van documenten. Ze willen documenten op een georganiseerde en veilige manier kunnen opslaan, waardoor documenten nog steeds gemakkelijk kunnen worden gevonden.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een documentbeheersysteem kunt maken dat precies dat doet.
Als u "documentbeheer" in een zoekmachine typt, krijgt u lange lijsten met "oplossingen" voor documentbeheer, waarvan vele met software of apps die de voordelen van een papierloos kantoor weergeven .
Documentbeheersoftware of -apps zijn echter ontworpen om de afhandeling van elektronische bestanden door uw bedrijf te verbeteren. Het probleem is dat veel kleine bedrijven te maken hebben met mixen van ouderwetse gegevens op papier en elektronische bestanden - en in sommige gevallen is het aandeel van papieren gegevens veel groter.
Een oplossing voor het probleem van het hebben van een omgeving met gemengde gegevens is om een documentafbeeldingssysteem te gebruiken om alle documenten van uw bedrijf in elektronische vorm om te zetten. Maar dit is te duur en tijdrovend voor veel kleine bedrijven.
Het goede nieuws is dat u de basisprincipes van een documentbeheersysteem kunt gebruiken zonder speciale software te kopen of door een grootschalige documentimaging te doen.
Het systeem hoeft niet ingewikkeld te zijn; je hoeft alleen maar wat tijd te investeren in het plannen en implementeren ervan.
Hoe een documentbeheersysteem te creëren
Het opzetten van een documentbeheersysteem kent drie stappen;
- een documentbeheerplan opstellen,
- uitvoering van het documentbeheerplan,
- en volgende door.
De eerste stap, het maken van het plan, omvat het beantwoorden van deze vier vragen:
Wat zijn de regels voor het maken van documenten?
Facturen , betalingsherinneringsbrieven, verkoopbrochures, e-mail, balansen , spreadsheets, rapporten - Alle bedrijven creëren een verscheidenheid aan documenten tijdens het uitvoeren en bijhouden van zaken. En om zaken georganiseerd te houden, moeten alle bedrijven regels vaststellen voor het maken van documenten.
Zijn er bijvoorbeeld interne sjablonen voor enkele van uw standaard zakelijke documenten, zoals brieven en facturen, en waar bevinden ze zich?
Is er een interne stijlgids die moet worden gevolgd?
Moeten nieuwe documenten worden gedateerd en / of voorzien van een tijdstempel?
Welke procedures moeten worden gevolgd voor het delen of beoordelen van documenten?
Voor sommige kleine bedrijven is het enige punt over het maken van documenten dat van belang is waar de sjablonen voor verschillende bedrijfsdocumenten zich bevinden en hoe ze te gebruiken. Maar als bij het maken van documenten binnen uw bedrijf verschillende mensen samenwerken aan het bekijken, beoordelen of bijwerken van documenten, moet u wat tijd besteden aan het bepalen hoe deze dingen moeten worden gedaan om efficiëntie en consistentie te garanderen.
Hoe bewaren we documenten?
Er zijn eigenlijk twee aspecten aan deze vraag.
De eerste betreft de fysieke aspecten van opslag. Zelfs als uw kleine onderneming documenten opbergt in archiefkasten, zijn er kosten verbonden aan opslag; niet alleen de kosten van de archiefkasten zelf, maar ook de tijd dat u en / of uw medewerkers documenten indienen of deze gaan ophalen. De grootste kosten voor opslag voor de meeste kleine bedrijven zijn waarschijnlijk de kosten van de verloren tijd wanneer mensen naar documenten zoeken.
Het tweede aspect van het opslaan van documenten is organisatorisch; hoe worden documenten bewaard? De sleutel tot het indienen van documenten is het volgen van goed bestandsbeheer.
U moet ook weten hoe u documenten archiveert. Hoe gaat u om met bestanden die verouderd zijn of juist klaar om in uw documentbeheersysteem op de lange termijn te worden verplaatst?
Aan het begin van elk jaar, bijvoorbeeld, doorloop ik de verschillende werkgerelateerde bestanden op mijn computer, verwijder ik de bestanden die niet meer actueel zijn en maak ik nieuwe mappen met een label per jaar en / of onderwerp, en verplaats ik bestanden naar behoefte.
Hetzelfde kan worden gedaan met papieren bestanden; het is niet moeilijk om oude (re) documenten uit een bestandsmap en label te verwijderen en een nieuwe te maken met "Oud" in de titel. Sommige software biedt automatische archiveringsopties. Met Microsoft Outlook kunt u bijvoorbeeld oude e-mails archiveren.
Hoe kan het ophalen van documenten worden vereenvoudigd?
Deze vraag is het hart van uw documentbeheersysteem. In een onderzoek uitgevoerd door Leger Marketing voor Xerox Canada, zeiden Canadese eigenaren en managers van SMB dat het $ 2.152 per jaar kostte om documenten te beheren en op te slaan en ongeveer één uur per dag om naar deze documenten te zoeken (globeandmail.com).
Nogmaals, goede archiveringspraktijken kunnen een lange weg helpen om het probleem op te lossen. Bladeren door de Data Management-artikelen op deze site helpt u op weg. Als u dingen doet zoals consequent de strikte benamingsconventies volgen, zullen documenten bijvoorbeeld veel gemakkelijker te vinden zijn.
En of u nu een eenmanszaak bent die alleen of een bedrijfseigenaar met werknemers werkt , raad ik aan om een lijst met bestandslocaties te maken , die gebruikers zal herinneren waar bepaalde soorten bestanden naartoe gaan en waar specifieke documenten te vinden zijn. Als uw bedrijf er net zo uitziet, vergeet dan niet om op te geven of het bestand zich op uw computersysteem bevindt, een interne server, in de cloud of als het op papier is opgeslagen op een fysieke locatie zoals een archiefkast. Stel bijvoorbeeld dat u afbeeldingen, video of zelfs papieren foto's in mijn bedrijf gebruikt. Een item in uw lijst met bestandslocaties kan zijn:
Digitale afbeeldingen / video: computer (of server) - station E: / foto's - bestand in de juiste onderwerpmap
Papieren foto's: archiefkast 3 - Foto's - alpha op onderwerp
Gedeeld netwerk- of cloud-drives moeten worden gelabeld volgens de inhoud, net als laden van archiefkasten.
Hoe kunnen we onze documenten beveiligen / beveiligen?
De eerste verdedigingslinie voor documentbeveiliging is het fysiek beveiligen van de bedrijfslocaties zelf. Alle bedrijven moeten beveiligingssystemen hebben, zoals alarmsystemen, geïnstalleerd - en zelfs thuisbedrijven .
Bedrijven kunnen ook behoefte hebben of willen investeren in andere beveiligingsapparaten, zoals raambalken / grills, beveiligingscamera's en / of patrouillediensten. Je kunt altijd de tijd besteden aan het maken van wachtwoorden en het coderen van bestanden in een poging je elektronische bestanden te beschermen, maar het maakt niet zoveel uit of iemand gewoon kan ronddolen en je computer en bijbehorende harde schijf kan stelen.
Alle archiefkasten moeten afsluitbaar zijn en gesloten blijven na kantooruren (en gesloten tijdens de lunch als niemand betrouwbaar in de buurt zal zijn).
Algemene beveiligingsprocedures voor elektronische documenten omvatten het regelmatig maken van back-ups van documenten en het bewaren van documentback-ups op een andere locatie dan dezelfde harde schijf als de originele documenten. Off-site is het beste om ervoor te waken dat uw bedrijfsgegevens niet worden vernietigd door natuurrampen - nog een andere reden waarom de cloud ideaal is voor bedrijven .
Kleine bedrijven met collega's of werknemers die hetzelfde computernetwerk delen, willen mogelijk ook de toegang van sommige gebruikers beperken, zodat ze alleen de bronnen van het netwerk kunnen gebruiken of zien. U hebt bijvoorbeeld een gedeelde map in het netwerk of in de cloud met de naam "Accounting" die alleen toegang tot beheer heeft, zelfs als een gebruiker toegang heeft tot een bron, zoals een toepassing, kunnen bepaalde documenten met een wachtwoord worden beveiligd. De inhoud van documenten kan ook worden gecodeerd, waardoor ze alleen toegankelijk zijn voor diegenen die over de vereiste coderingssleutel beschikken.
Diefstal van werknemers is een andere bedreiging voor gegevensbeveiliging. Kleine bedrijven met werknemers moeten hun facturen controleren en achtergrondcontroles van werknemers een kwestie van beleid maken.
Uw documentbeheersysteem implementeren
Nadat u uw documentbeheerplan hebt gemaakt door de bovenstaande vragen te beantwoorden, bent u klaar om het te implementeren, zorgt u ervoor dat al uw medewerkers de details van het documentbeheersysteem van uw bedrijf kennen en de juiste procedures volgen bij het maken, opslaan en ophalen van documenten.
U moet er ook zeker van zijn dat iedereen die documenten binnen uw organisatie gebruikt en gebruikt, deze blijft volgen, bijvoorbeeld door documenten de juiste naam te geven en op te slaan. Voer regelmatig een steekproef uit om te testen of bepaalde bestanden gemakkelijk kunnen worden gevonden en om te voorkomen dat ze verkeerd worden ingevoerd.
U kunt een documentbeheersysteem in een dag opzetten, maar het consequent implementeren in de loop van de tijd zal de sleutel tot succes zijn. De beloningen zijn enorm - in staat om te vinden wat je wilt vinden wanneer je het wilt en gemoedsrust.