Hoe een bedrijfscontinuïteitsplan voor uw kleine onderneming op te stellen
Een plan dat in geval van onvoorziene gebeurtenissen tegen bedrijfsverstoring beschermt. Of, als u wilt, "... de procedures die worden toegepast om te zorgen voor een tijdige en ordelijke hervatting van de bedrijfscyclus van een organisatie door de mogelijkheid om plannen uit te voeren met minimale of geen onderbreking van tijdgevoelige bedrijfs- of serviceactiviteiten" ( Facility Management Journal).
De doelstellingen van bedrijfscontinuïteitsplanning zijn onder meer:
- Zorgen voor de gezondheid en veiligheid van al het personeel
- Het minimaliseren van onderbrekingen van het vermogen van het bedrijf om zijn producten en / of diensten te leveren
- Minimaliseren van financieel verlies
- Herstel van kritieke operaties binnen een bepaalde tijd na een ramp
Een goed doordacht bedrijfscontinuïteitsplan kan het verschil betekenen tussen het voortbestaan en falen van uw bedrijf als een ramp toeslaat. Een brand, een overstroming, een storing in de harde schijf of gegevensdiefstal - deze of andere dingen kunnen uw bedrijf buiten dienst stellen. De tijd nemen om een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen, zal ervoor zorgen dat uw bedrijf in staat is om de activiteiten in de kortst mogelijke tijd te hervatten.
Een bedrijfscontinentieplan opstellen:
1) Bepaal wat de belangrijkste risico's zijn voor uw kleine onderneming.
Is het datadiefstal? Overstroming? Aardbeving? Uitzoeken welke soorten rampen het meest waarschijnlijk zijn, zullen u helpen uw continuïteitsplan te focussen en geen tijd en geld verspillen aan het voorbereiden op iets dat hoogst onwaarschijnlijk is.
Het heeft geen zin om te plannen hoe u van een aardbeving kunt herstellen, bijvoorbeeld als uw bedrijf niet in een aardbevingszone ligt. Maar vergeet ook niet de groeiende risico's die vaak over het hoofd worden gezien door kleine bedrijven, zoals cyberaanvallen, hackersactiviteiten en sabotage.
2) Bepaal wat absoluut essentieel zou zijn voor uw kleine onderneming om opnieuw te kunnen werken als een bedrijfsramp u zou sluiten en stappen zou ondernemen om ervoor te zorgen dat die benodigdheden snel beschikbaar zouden zijn.
Deze hoofdzaken kunnen personeel, gegevens, apparatuur, financiële toewijzingen en infrastructuurbescherming omvatten.
Welke mensen zijn de sleutel tot uw activiteiten? Welke apparatuur heb je nodig om je kritieke producten en / of diensten te blijven produceren en leveren? Misschien kan een regeling worden getroffen met een ander bedrijf dat beschikt over de apparatuur die u nodig hebt. Welke benodigdheden zijn nodig? Zoek van tevoren uit wie de alternatieve leveranciers of verladers zijn als uw huidige regeling mogelijk niet functioneel is. Hoe lang zou uw bedrijf kunnen functioneren als de inkomstenstroom was afgesloten? Waar zou je het geld vandaan halen om het gaande te houden?
2) Bereid een evacuatieplan voor in geval van een natuurramp.
Ga er met personeel overheen en plaats het opvallend in uw bedrijfspand. Hoe weet het personeel dat ze moeten evacueren? Wat moeten ze doen als ze op de hoogte worden gesteld van een evacuatie? Welke routes zijn beschikbaar vanuit het gebouw (en)? Waar moeten mensen elkaar buiten het gebouw ontmoeten? Wie is verantwoordelijk voor het controleren om te zien of iedereen veilig is?
3) Creëer een communicatief fan-outsysteem.
Als er iets in uw bedrijf is gebeurd, wie is dan verantwoordelijk voor het melden van elke persoon die daar werkt? Zorg ervoor dat lijsten met telefoon- en e-mailadressen up-to-date zijn en dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor contact met anderen lijsten hebben afgedrukt omdat alle technologie vroeger of later mislukt en meestal op de meest ongelegen tijd.
Bepaal ook wie verantwoordelijk is voor de communicatie met het publiek en hoe (het updaten van de bedrijfswebsite , plaatsen op sociale media , persberichten, borden in de etalages, radio-aankondigingen enz.)
4) Zorg ervoor dat uw noodpakketten op locatie volledig en up-to-date zijn.
Deze EHBO-kits Checklists van St. John Ambulance laten precies zien welke EHBO-koffers voor bedrijven van verschillende grootte moeten bevatten op basis van het aantal werknemers. Afhankelijk van wat voor soort rampen in uw gebied kunnen gebeuren, wilt u misschien andere benodigdheden toevoegen. Een liter water per persoon per dag is bijvoorbeeld een van de aanbevolen verbruiksartikelen op deze lijst met noodartikelen voor de winkel.
5) Voer nu stappen om uw bedrijfsgegevens te beschermen.
Uw bedrijfsgegevens zijn uw meest waardevolle bezit. Als het zou worden gestolen of vernietigd, zou uw bedrijf dan snel weer aan de slag kunnen gaan of zelfs helemaal doorgaan?
3 stappen voor een succesvolle gegevensback-up legt uit hoe u gemoedsrust kunt krijgen door te weten dat uw bedrijfsgegevens worden beschermd en snel weer toegankelijk zijn. Gegevensbescherming is een van de vele voordelen van het overstappen van uw bedrijf naar cloud computing .
6) Zorg ervoor dat uw bedrijf voldoende verzekerd is.
Brandverzekeringen zijn het type dat in je opkomt, maar vuur is zeker niet de enige mogelijke ramp die je kleine bedrijf zou kunnen ervaren. Naast andere voor de hand liggende fysieke rampen, zoals overstromingen of windschade, moet u de schade overwegen die zou kunnen voortvloeien uit diefstal. En dan is er nog de mogelijke aansprakelijkheidsfactor als uw kleine onderneming zich bezighoudt met activiteiten die u kunnen openen voor rechtszaken.
Het kiezen van het juiste type verzekering om uw risico's te dekken en een goede, actuele verzekeringsdekking te hebben, zal een lange weg afleggen om uw kleine onderneming weer op de rit te krijgen als het noodlot toeslaat.
8) Leer je buren kennen.
Het openstellen van de communicatielijnen met de bedrijfseigenaren om u heen kan uw bedrijfscontinuïteitsplanning ten goede komen. Laat ze weten wat je hoopt te doen en kijk of je hen erbij kunt betrekken. U kunt mogelijk de kosten delen van sommige uitgaven in verband met continuïteitsplanning of regelingen treffen om elkaar te helpen bij een ramp. Gecoördineerde noodplannen zijn met name van belang voor bedrijven die naast elkaar gelegen ruimtes delen, zoals in winkelcentra of langs straten in de stad.
9) Bekijk lokale programma's en bronnen.
Uw stad, gemeente of Business In Action-commissie kan noodplannen / rampenplannen hebben of bronnen ter beschikking stellen die het gemakkelijker voor u maken om uw eigen plan samen te stellen. De stad Ottawa biedt bijvoorbeeld informatie over de voorbereiding op noodsituaties voor Ottawa-bedrijven op haar website en biedt trainingsworkshops over het onderwerp. Kijk wat er in uw stad beschikbaar is voordat u begint met het schrijven van uw eigen bedrijfsrampplan.
10) Leg het allemaal samen.
Terwijl je je continuïteitsplan doorwerkt, leg je alle stukjes in gedrukte vorm bij elkaar. (Digitale kopieën zijn leuk, maar niet erg handig als de stroom uitvalt en / of digitale apparaten niet kunnen worden gebruikt.) Een bindmiddel met drie ringen werkt goed. Neem het evacuatieplan van uw bedrijf, het communicatieplan, informatie over noodpakketten en verzekeringspolissen, gegevensbeschermingsmaatregelen en operationele essentials mee, evenals details van eventuele regelingen die u hebt getroffen om de zaken weer up-and-running te houden.
11) Houd uw bedrijfsplan voor noodgevallen bij de hand.
Last but not least, wilt u ervoor zorgen dat u uw rampenplan op een gemakkelijk toegankelijke plaats houdt en ervoor zorgt dat iedereen die moet weten waar het zich bevindt, de locatie kent. U moet ook een persoon en een seconde toewijzen om het noodplan voor bedrijven op weg naar buiten te halen als de bedrijfsramp het verlaten van het bedrijf noodzakelijk maakt.
12) Gebruik uw zakelijke website en sociale media
Uw zakelijke website en sociale mediaplatformen zoals Facebook , LinkedIn en Twitter zijn uitstekende manieren om te communiceren met klanten en zakenpartners in geval van nood. Laat uw klanten zich niet afvragen of u open bent of niet wanneer een ramp toeslaat - een snelle post op Facebook kan hen op de hoogte houden.
Business Continuity Planning loont
Het is gemakkelijk om de planning van de bedrijfscontinuïteit uit te stellen. Er zijn altijd onmiddellijke "crises" die onze aandacht vragen. Maar hoe belangrijk zijn ze eigenlijk vergeleken met een evenement dat uw bedrijf uren, dagen of weken onderdrukt? De tijd nemen om een bedrijfscontinuïteitsplan voor te bereiden, zal een enorme winst opleveren als er ooit een ramp plaatsvindt.