Een blik op de voor- en nadelen van een papierloos kantoor
Hier is een blik op de voor- en nadelen van een papierloos kantoor om u te helpen beslissen of papierloos gaan een slimme beslissing is voor uw kleine onderneming.
De pluspunten van een papierloos kantoor
1. Milieuvriendelijk - Volgens The Daily Green is papier verantwoordelijk voor 25% van het stortplaatsafval en als de Verenigde Staten het kantoorpapier zouden verminderen met slechts 10%, zou dit de uitstoot van 1,6 miljoen ton broeikasgassen voorkomen. En dat is alleen voor papier, zonder rekening te houden met de productie en verwijdering van inktcartridges en de energie die door printers wordt gebruikt. Papierloos gaan is een milieubewuste beslissing.
2. Kosteneffectief - Net zoals er voordelen zijn van een papierloos kantoor voor het milieu, zijn er ook voordelen voor het budget voor kleine bedrijven. Bedenk hoeveel u elke maand uitgeeft aan papier, inkt, verzendkosten en andere benodigdheden die een papierzwaar kantoor ondersteunen. Overweeg dan de ruimte die het kost om al uw fysieke benodigdheden en feitelijke documenten op te slaan. Het kan behoorlijk duur zijn. Na verloop van tijd kan papierloos gaan enorme besparingen opleveren voor uw kleine onderneming.
3. Gemakkelijke toegang - Papierloos zijn betekent dat al uw belangrijke documenten worden gedigitaliseerd. U kunt een back-up maken naar de cloud of ze openen via een externe bureaubladtoepassing, waardoor u kunt werken vanuit een mobiel kantoor , of waar dan ook, en productief kunt blijven.
4. Bestandsorganisatie - Als je ooit tijd hebt verspild met het door elkaar gooien van een ongeorganiseerde archiefkast of stapels papier om te vinden wat je zoekt, weet je hoe omslachtig papieren documenten kunnen worden beheerd.
Wanneer u een papierloos kantoor maakt, maakt u een digitaal bestandssysteem dat gemakkelijker te organiseren, zoeken en aanpassen is in de loop van de tijd. Dit maakt wat ooit een pijnlijk proces was om een document te vinden net zo eenvoudig als het uitvoeren van een zoekopdracht.
De nadelen van een papierloos kantoor
1. Systeemfout - Digitaal kan een snelle toegang zijn, maar het betekent ook snel verlies. Overweeg wat er zou gebeuren met al uw zakelijke documenten die lokaal op uw computer worden opgeslagen als uw systeem vastloopt. Je zou alles kunnen verliezen. Het is belangrijk voor elk klein bedrijf, en in het bijzonder voor bedrijven zonder papier, om een systeem te hebben voor back-up en bescherming van gegevens buiten de site.
2. Beveiliging - Digitale bestanden kunnen niet worden beveiligd door een slot op een archiefkast of de kantoordeur, dus de beveiliging van documenten en gevoelige informatie is een ernstige zorg voor papierloze kantoren. Oplossingen omvatten codering, lokale servers en beperkte toegang, allemaal met eigen kosten en baten. Bovendien is het belangrijk om rekening te houden met de aard van sommige bedrijven en de gevoeligheid van dagelijks verwerkte materialen (denk aan uw accountant) leent zich er eenvoudigweg niet voor om papierloos te worden.
3. Revamp-processen - Een deel van de overgang naar een papierloos kantoor omvat het herzien van al uw huidige operationele processen en het vinden van geschikte alternatieven.
U moet mogelijk bijvoorbeeld beginnen met het gebruik van een elektronische handtekeningservice, online facturerings- en betalingsdiensten en andere toepassingen die de behoefte aan fysieke documenten vervangen. Al uw medewerkers zullen ook moeten worden opgeleid in het nieuwe systeem zodra het op zijn plaats is.
4. Tijdintensief - papierloos gaan is geen proces van de ene op de andere dag; er zijn veel factoren om te overwegen. Het kost tijd om alle implicaties van het verlaten van de papierwereld in ogenschouw te nemen, en net zo lang om alle veranderingen in je activiteiten door te voeren die het papierloos zijn ondersteunen.
De beslissing om papierloos te gaan is er een die verschilt van bedrijf tot bedrijf en het is zeker geen universele beslissing die geschikt is voor elk bedrijf. Het belangrijkste deel van het maken van de beslissing om papierloos te gaan is door je onderzoek te doen, zodat je kunt beslissen of de voordelen opwegen tegen de uitdagingen.
Creëer vervolgens een systematisch proces dat u niet alleen de voordelen biedt om papierloos te zijn, maar ook om uw productiviteit op hetzelfde moment te verbeteren.