Laat uw bedrijf doorgaan met het behandelen van werknemers als onafhankelijke aannemers
De IRS houdt bedrijven nauwlettend in het oog om er zeker van te zijn dat ze werknemers niet ten onrechte verkeerd classificeren als onafhankelijke contractanten in plaats van werknemers . Onafhankelijke aannemers hebben geen ingehouden werkbelasting en andere belastingen worden niet betaald voor aannemers die voor werknemers worden betaald.
Als u werknemers ten onrechte behandelt als onafhankelijke contractanten en de IRS bepaalt dat zij werknemers zijn, kan dit uw bedrijf geld kosten in boetes en boetes voor onderbetaling van arbeidsbelastingen .
Er is één uitzondering op deze regel. Uw bedrijf kan mogelijk aan speciale vereisten voldoen om te voorkomen dat werknemers als werknemers worden geclassificeerd en loonheffingen op hun loon worden betaald. Dit reliëf wordt besproken in Sectie 530 van de Internal Revenue Code.
Sectie 530 opluchting is een voorbeeld van een veiligehavenvoorziening onder sommige federale wetten. Een voorziening voor een veilige haven biedt bescherming tegen aansprakelijkheid of betaling als de persoon of het bedrijf te goeder trouw kan aantonen dat het zich aan de wet houdt. Meestal betekent dit dat wordt voldaan aan specifieke vereisten.
Wat gebeurt er als een werkgever werknemers niet correct classificeert?
Laten we zeggen dat bedrijf C een aantal werknemers heeft dat ze als onafhankelijke contractanten beschouwden. Gedurende twee jaar heeft het bedrijf geen federale inkomstenbelastingen van deze werknemers achtergehouden en het heeft de VAIS-belastingen (voor sociale zekerheid en Medicare) niet in mindering gebracht op betalingen aan deze mensen.
De IRS kwam naar het bedrijf en bepaalde dat de werknemers als werknemers moesten worden behandeld. Omdat er gedurende die periode van twee jaar geen VAIS-belastingen waren ingehouden, had het bedrijf aansprakelijk kunnen zijn voor die betalingen, plus boetes en straffen.
Hoe Section 530 Protection werkt
Sectie 530 van de Internal Revenue Code (PDF) bespreekt "Controverses die impliceren dat individuen werknemers zijn voor doeleinden van werkbelasting." Sectie 530 bepalingen stellen een bedrijf in staat om het betalen van arbeidsbelastingen te vermijden als het bedrijf werknemers als onafhankelijke contractanten behandelt, maar de IRS zegt dat ze werknemers zijn.
Sectie 530 vestigde een veilige haven voor werkgevers. Dit betekent dat een bedrijf niet aansprakelijk kan zijn voor de werkbelasting, zoals in het bovenstaande voorbeeld. Als het bedrijf kan aantonen dat het een redelijke basis had om werknemers te behandelen als onafhankelijke contractanten, kunnen de belastingen, boetes en straffen worden kwijtgescholden.
Sectie 530 Hulpvereisten
Paragraaf 530 Hulpvereisten (PDF) somt drie vereisten op voor het ontvangen van een vrijstelling voor veilige havens. Alle drie moeten aanwezig zijn:
1. Redelijke basis. Uw bedrijf moet een redelijke basis hebben om de werknemers niet als werknemers te behandelen. Deze redelijke basis kan worden vastgesteld door:
- Een gerelateerde rechtszaak of uitspraak van de IRS.
- Een eerdere IRS-audit die een onderzoek van belasting op arbeid omvatte op een moment dat u vergelijkbare werknemers als onafhankelijke contractanten behandelde en die niet resulteerden in een herindeling van deze werknemers door de IRS.
- U kunt aantonen dat een aanzienlijk segment van uw branche soortgelijke werknemers als onafhankelijke contractanten behandelde,
- U vertrouwde op een andere redelijke basis, zoals het advies van een bedrijfsadvocaat of accountant die de feiten over uw bedrijf kende.
Consistente consistentie. Bovendien moeten u en eventuele voorgaande werkgevers ALLEEN de arbeiders en eventuele soortgelijke werknemers als onafhankelijke contractanten hebben behandeld.
Als u vergelijkbare werknemers als werknemers heeft behandeld, is deze vrijstelling niet beschikbaar.
Consistentie rapporteren. Ten slotte moet uw bedrijf te allen tijde alle federale belastingaangiften hebben ingediend die consistent zijn met uw behandeling van de werknemers als onafhankelijke contractanten en niet als werknemers. Deze behandeling omvat het geven van de werknemers formulier 1099-MISC als samenvattingen van het jaarloon, en niet op enig moment W-2's. (Lees meer over het verschil tussen Form 1099-MISC en Form W-2 ). Relief is niet beschikbaar voor een jaar en voor werknemers voor wie u de vereiste informatie niet heeft ingediend.
Een voorbeeld
Om het bovenstaande voorbeeld voort te zetten, heeft bedrijf C:
- Kan aantonen dat de behandeling van de werknemers als onafhankelijke aannemers een industriestandaard was (redelijke basis)
- Behandeld alle vergelijkbare werknemers als onafhankelijke contractanten (Consistente consistentie), en
- Het stelde consequent elk jaar 1099-MISC-formulieren op voor alle werknemers in dit geval (consistentieverslaggeving).
Een andere mogelijkheid om de werkstatus te bepalen
Als u niet zeker weet of u werknemers correct behandelt als onafhankelijke contractanten, kunt u de IRS om een beslissing vragen. Gebruik IRS Form SS-8 om een aanwijzing bij de IRS aan te vragen. Het formulier neemt je mee door een reeks vragen over je relatie met de werknemers. De IRS beoordeelt de situatie en geeft een beslissing. De IRS zegt dat een SS-8-beoordeling niet is gekoppeld aan een evaluatie van Sectie 530; dit zijn twee afzonderlijke processen.