Welke informatie moet je opnemen als je een donatie erkent?
Ten eerste hebt u een warme bedankbrief nodig, maar u moet ook wettelijk verplichte informatie opnemen, zodat donoren kunnen aantonen dat zij een fiscaal aftrekbare gift aan uw goede doel hebben gegeven.
De IRS vereist publieke liefdadigheidsinstellingen (ook bekend als 501 (c) (3) organisaties ) om een formele bevestigingsbrief te sturen voor elke donatie van meer dan $ 250.
De donor kan deze brief gebruiken als bewijs van zijn of haar donatie en een belastingvermindering claimen. De meeste liefdadigheidsinstellingen sturen een erkenning voor alle donaties, zelfs voor kleine donaties.
Beide doelen, de donor bedanken en voldoen aan de wettelijke vereisten, kunnen tegelijkertijd of afzonderlijk worden uitgevoerd. De meeste goede doelen slagen erin om binnen één brief aan beide eisen te voldoen.
Wanneer u een gift voor belastingdoeleinden moet erkennen
De IRS zegt dat erkenning "schriftelijk moet worden gedaan, op het moment van het verzoek of wanneer de betaling wordt ontvangen, en op een manier die onder de aandacht van de donor zal komen." (Zie IRS publicatie 1771)
Erkenning van de gift moet uiterlijk 31 januari van het jaar volgend op het geschenk plaatsvinden. Beste praktijken suggereren echter dat liefdadigheidsinstellingen zo snel mogelijk nadat het geschenk is ontvangen een bevestiging moeten sturen.
Bovendien sturen de meeste liefdadigheidsinstellingen eind januari een samenvatting van de bijdragen van een donor voor het vorige jaar.
In een tijd van meerkanaals fondsenwervende oproepen en donaties, stuurde u die samenvatting van het einde van het jaar per post (ongeacht of de oorspronkelijke donatie fysiek of online was) en zorgt u ervoor dat uw organisatie de donor op de juiste manier heeft geïnformeerd.
Kunt u per e-mail die definitieve samenvatting van de bijdragen van een donor voor het vorige jaar sturen?
Ja. Er is geen wettelijk voorschrift voor het formulier dat een erkenningsbrief moet aannemen. Het kan bijvoorbeeld een briefkaart, een e-mail of een fysieke brief zijn.
Naar mijn mening is het echter het beste om die samenvatting van het einde van het jaar per brief een fysieke brief te maken. Een e-mailbericht wordt mogelijk niet opgemerkt in een overvolle mailbox of komt zelfs in de spammap van de donor terecht.
Wat u moet opnemen in de bevestiging
- De naam van uw organisatie
- Een verklaring dat u een 501c3-belastingvrije organisatie bent
- De datum waarop de donatie is ontvangen
- Het bedrag van de contante bijdrage (contant betekent cheques, creditcard en loonaftrek)
- Een beschrijving (maar geen waarde) van een niet-geldelijke bijdrage. De donor schat de waarde van niet-contante bijdragen bij de melding aan de IRS van zijn belastingaangifte.
- Een verklaring dat er geen goederen of services zijn verstrekt door de organisatie, indien van toepassing
- Een beschrijving en goede trouwschatting van de waarde van goederen of diensten, indien van toepassing, die de organisatie heeft verstrekt in ruil voor de bijdrage. Een voorbeeld kan een diner zijn waarbij een deel van het geld voor de maaltijd betaalt, terwijl de rest een donatie is.
- Een verklaring dat goederen of diensten, indien van toepassing, die de organisatie in ruil voor de bijdrage heeft geleverd, volledig uit immateriële voordelen bestonden, indien van toepassing. Een voorbeeld hiervan is een klein geschenk dat minder dan $ 75 waard is, zoals een mok of draagtas met het logo van de organisatie.
Wat gebeurt er als mijn organisatie geen goede bevestiging geeft?
De IRS heeft belastingaftrek geweigerd aan donoren die geen goede erkenning kunnen geven voor hun donaties aan een goed doel.
De 'Chronicle of Philanthropy' meldde hierover in zijn artikel, IRS Crackdown Puts Focus on Gift Records. In één geval was het oordeel gebaseerd op de bevestiging dat het niet tijdig genoeg was en de vereiste taal ontbeerde.
TIP: ontwikkel uw bevestigingstaal en laat deze beoordelen door een advocaat die is gespecialiseerd in non-profitorganisaties. Gebruik dan consequent dezelfde taal.
Een paar voorbeelden:
Er is geen reden waarom uw organisatie geen warm dankwoord kan geven dat uw donateurs zal aanmoedigen om u opnieuw te geven en uw verplichting na te komen om een IRS aanvaardbare erkenning van de schenking te verstrekken.
Hoewel de bevestigingstaal geschikt moet zijn voor elk goed doel, zijn hier twee voorbeelden van uitspraken die aan alle vereisten voldoen.
De eerste kwam aan het einde van een schriftelijke brief die per post werd verzonden; de tweede was onderdeel van een e-mail dank je .
1. "Als een 501c3 liefdadigheidsinstelling, vereisen de belastingwetten dat we u op de hoogte brengen dat deze brief de officiële erkenning van uw geschenk is. Ook moeten wij bevestigen dat u geen goederen of diensten hebt ontvangen met het oog op deze bijdrage; bedrag van uw geschenk is fiscaal aftrekbaar. Dank u wel! "
2. "Partners In Health, een 501 (c) (3) organisatie zonder winstoogmerk, heeft geen goederen of diensten aan u geleverd in ruil voor deze vrijwillige bijdrage in contanten. fiscale aftrekbaarheid van dit geschenk in de VS, bewaar deze bevestigingsbrief voor uw bestanden. Partners In Health's EIN-nummer is xxxxx. "
Beide voorbeelden werken voor contante donaties. Maar wat als de donatie geen contant geld is, maar eigendom of fysieke goederen van een soort? Gebruik in dat geval een taal die lijkt op dit voorbeeld:
"Bedankt voor uw bijdrage van een gebruikte koelkast en een gebruikte kachel die [naam van non-profitorganisatie], een 501 (c) (3) organisatie zonder winstoogmerk, ontvangen op [Datum]. Er zijn geen goederen of diensten geleverd in ruil voor uw bijdrage. "
Middelen:
GrantSpace Knowledge Base
Nationale Raad van Non-profitorganisaties