5 manieren om minder tijd kwijt te zijn aan het indienen van uw aanvraag
Maar helaas, haat het of niet, als je een klein bedrijf runt, moet het indienen worden gedaan, of je zult al snel merken dat je bureau instort onder het gewicht van al het papier dat blijft opstapelen. Wat is een hater van archiveren om te doen?
Er zijn twee benaderingen van het probleem die kunnen helpen.
Je kunt proberen om je tijd zo snel mogelijk in te dienen (een methode die ik bijna heb geperfectioneerd door het jarenlang runnen van een kantoor) of om je tijd zo leuk mogelijk in te vullen (iets wat ik steeds probeer te bereiken). Laten we eens kijken naar tips voor het verminderen van de hoeveelheid tijd die u daadwerkelijk als eerste hebt besteed.
Shred en recycle indien mogelijk
De eerste vraag over een stuk papier dat naar u wacht om te worden ingediend, is: 'Moet dit document worden bewaard?'
Veel van de documenten die in de e-mail binnenkomen, kunnen rechtstreeks in de shredder worden geplaatst. Wat heeft het voor zin om bijvoorbeeld advertenties of informatieve brieven van andere bedrijven in te dienen? Als u te maken heeft met e-mail, lees dan een keer een stuk e-mail, beslis of u het over een jaar nog nodig heeft en dien het dienovereenkomstig in.
De kans is groot dat je ook een heleboel papieren kopieën van documenten archiveert die je niet hoeft te archiveren - en in de eerste plaats niet eens mag afdrukken.
U hoeft geen papieren kopieën van facturen of brieven te maken, bijvoorbeeld als uw elektronische bestanden zijn georganiseerd en u de juiste back-upprocedures volgt.
Dus als je die stapel archieven aanpakt, vernietig dan het "papier waar je zonder kunt leven".
Gebruik een archiefsysteem dat andere klusjes op kantoor eenvoudiger maakt, niet harder.
Het meeste papier dat ik moet archiveren, heeft betrekking op het proces van zaken doen - en deze documenten moeten in het boekhoudsysteem worden ingevoerd voordat al het andere met hen wordt gedaan.
Dus in plaats van dat bonnetje voor een tonercartridge van een printer te nemen en het onder "P" te deponeren in mijn hoofdarchiveringssysteem, plaats ik het in mijn "eerste" archiveringssysteem, een reeks mappen met het label maand en jaar.
Als ik bijvoorbeeld de tonercartridge in september 2017 heb gekocht, is dat het bestand waarin het zich bevindt, samen met alle andere facturen, kwitanties en andere bedrijfsdocumenten die zich in die maand hebben voorgedaan. Dan is het eenvoudig om aan het einde van de maand door de map te werken en alle boekingen te maken die moeten worden gemaakt (of als u het zelf niet doet, om de maandelijkse map aan uw accountant of boekhouder te overhandigen) .
Merk op dat we een servicebedrijf runnen , geen detailhandel, dus het een keer per maand werken en werken aan de accounts werkt voor mij. U moet het maandelijkse mapidee dienovereenkomstig aanpassen als u uw accounts vaker moet bijwerken.
Denk na voordat je gaat archiveren
Wat gebeurt er nadat ik de maandelijkse mappen heb gebruikt om de boekhouding te doen? De documenten moeten worden verplaatst naar het "hoofd" archiveringssysteem . Maar in plaats van alleen elk document afzonderlijk in te dienen, afhankelijk van de titel, log ik logisch in volgens de groep, een indieningsprocedure vind ik veel sneller.
Laten we nog eens kijken naar het voorbeeld van de tonercartridge van de printer.
In plaats van dit bonnetje onder "P" in te dienen voor de tonercartridge van de printer, zou ik deze bon onder kantoorbenodigdheden - ontvangsten plaatsen, dezelfde plaats waar ik documenten zou indienen, zoals een bon voor een verzameling post-it-biljetten of een bon voor de printer papier. Dit maakt niet alleen het indienen sneller, maar maakt het ook veel gemakkelijker om documenten later te vinden.
Gebruik hele woorden en zinnen op uw bestandsmaplabels, niet alleen op letters
Er is geen regel die zegt dat je alleen beperkt bent tot losse letters bij het maken van de divisies van je bestandssysteem. En als u dat doet, maakt u uw aanvraag onnodig langzaam en ingewikkeld. Pas uw bestandssysteem aan zodat u kunt profiteren van archivering door een groep en de juiste locatie kunt vinden om een document sneller te plaatsen.
Bijvoorbeeld, in plaats van alleen een gedeelte van mijn archiveringssysteem met het label "C" te hebben, heb ik ook een sectie met de naam "Client Bestanden".
De bestanden in "Client-bestanden" zijn alfabetisch gerangschikt. Het mooie van het aanpassen van uw archiveringssysteem op deze manier is dat het altijd verder kan worden onderverdeeld en georganiseerd als dat nodig is. Een grote klant kan dus een bestandssysteemvak met het label 'Naam van de klant' in het gedeelte 'Clientbestanden' hebben om het vinden van aan haar gelieerde documenten eenvoudiger te maken.
In dit voorbeeld zouden de labels op het bestandssysteem "B", "C", "Clientbestanden", "D" lezen ... Ziet u hoeveel eenvoudiger uw archivering wordt?
Nog een tip om uw dossier sneller te laten verlopen: vergeet ook niet om het alfabet aan te passen. In plaats van alleen een "M" -sectie, label ook een "Mc".
Houd uw "eerste" bestandssysteem dichtbij en handig
Het andere voordeel van het gebruik van een tweetraps archiveringssysteem, zoals ik hierboven heb beschreven, is dat het veel gemakkelijker wordt om de eerste fase van je archiveringssysteem (de maandelijkse mappen) fysiek dicht bij je werkruimte te houden . Je zult veel sneller geneigd zijn om papieren in te dienen in plaats van ze op stapel te zetten als je een hechte, georganiseerde plaats hebt om ze in te dienen.
Plaats daarom de maandelijkse mappen van uw laatste, huidige en volgende maand in een lade of gebruik een concertinabestand en plaats het op afstand in uw werkruimte. Het grootste deel van uw archiveringssysteem (het "hoofd" archiveringssysteem, zoals we het hierboven noemden, kan helemaal in de kamer of zelfs in een andere kamer zijn, maar in het belang van tijdwinst , zou u niet op moeten staan doe je eerste fase indiening.
Hoe je het archiveren leuk maakt
De indieningstips die ik u tot nu toe heb gegeven, zouden u moeten helpen de tijd die u aan het indienen besteedt te verkorten en hersenvriezen te voorkomen. Maar hoe zit het met het maken van uw tijd het indienen van meer plezier?
Eigenlijk is de enige strategie die ik hier heb bedacht de regelrechte omkoping, waarbij ik mezelf een koekje geef als ik een bepaalde tijd heb ingediend. Dit werkt, maar het kan leiden tot veel pondjes als je veel dossiers moet indienen.
Of u kunt een meer artistieke benadering kiezen, alle verschillende kleuren gebruiken voor uw bestandsmappen en ongebruikelijke lettertypen of kalligrafie gebruiken voor de labels. Of dit je dossier nu leuker maakt, het zal het zeker aantrekkelijker maken.
En wie weet? Misschien alleen al het feit dat je indiening zo veel sneller gaat nu het zo georganiseerd is, maakt het een stuk leuker om te doen.