Het organiseren van zakelijke ontvangsten kan bedrijfseigenaars helpen de voortgang van hun bedrijf te volgen en ze voor te bereiden op financiële overzichten.
Het helpt ook bij het identificeren van inkomstenbronnen, houdt uitgaven bij en bereidt items voor op belastingaangiften.
Een beter systeem
In de loop der jaren is het belangrijk om een goed archiveringssysteem te ontwikkelen voor ontvangsten. Dit kan bijvoorbeeld een bestand zijn dat gegevensinvoer vereenvoudigt en u in staat stelt een bepaald ontvangstbewijs op te halen als u naar een specifiek ontvangstbewijs wilt zoeken op datum of categorie.
Een voorbeeld van het organiseren van zakelijke ontvangsten is het bijhouden van een reeks bestandsmappen die zijn gemarkeerd per maand en jaar, zoals 'Ontvangsten november 2017'. De twee meest recente bestandsmappen kunnen op uw bureau worden geplaatst, zodat wanneer u bonnen in uw verschillende rondes verzamelt, u ze gemakkelijk in de juiste maandelijkse map kunt plaatsen.
Als u vervolgens uw maandelijkse gegevens invoert, kunt u de juiste maandelijkse bestandsmap nemen en de zakelijke ontvangsten sorteren in stapels op basis van hun classificaties voor inkomstenbelasting . U kunt bijvoorbeeld alle softwareontvangsten samen paperclippen, alle uitgaven voor uitgaven voor voedsel en entertainment samen en alle aan de auto gerelateerde uitgavenbonnen samen.
Wanneer u klaar bent met het invoeren van de gegevens , kunt u de ontvangstmap van de maand op de juiste plaats in een lade van een van uw archiefkasten plaatsen.
Als u een bedrijfspersoon bent met veel onkostenvergoedingen, kunt u eenvoudig hetzelfde systeem aanpassen dat hierboven is beschreven, samen met frequentere vermeldingen.
Maak kopieën of digitale afbeeldingen
Als u de dag van vandaag probeert over te schakelen naar een "Paperless Office" zoals het grootste deel van de moderne wereld, kunt u onkostennota's scannen en deze opslaan met andere digitale boekhoudgegevens.
Sommige van de nieuwere cloudgebaseerde boekhoudsoftwaretoepassingen hebben zelfs mobiele apps waarmee u een ontgrendeling van de kosten van een mobiele telefoon kunt opnemen en deze on-the-fly kunt opnemen.
Voor diegenen die zakendoen in Canada, zijn papieren kopieën of digitale afbeeldingen van uitgavenontvangsten over het algemeen aanvaardbaar voor de Canada Revenue Agency (CRA) op voorwaarde dat ze duidelijk leesbaar zijn. Als dat niet het geval is, kan de CRA eisen dat de originele papieren documenten worden getoond tijdens een audit of een routinematig verzoek om documentatie. De originelen moeten dus altijd gedurende de voorgeschreven tijd worden bewaard, wat gemiddeld een voorgestelde zes jaar is.
Gemak belasting-tijd last
De uitbetaling voor het feit dat u de tijd heeft genomen om uw onkostennota's te organiseren voordat u ze hebt ingediend, is het doen van de aangifte inkomstenbelasting van uw bedrijf. Om te beginnen heeft u al uw kwitanties die als bewijs dienen voor uw bedrijfsafhankelijke inkomstenbelastingaftrekken. Voor een ander is het al na het sorteren van uw kwitanties op bedrijfsonkostencategorieën dat al uw relevante kwitanties voor elke categorie klaar zijn om te worden geteld, waardoor het invullen van uw aangifte inkomstenbelasting snel en eenvoudig is.
Opmerking: als u in Canada een eenmanszaak of een partnerschap heeft , worden uw zakelijke uitgaven geboekt op het T2125-formulier dat deel uitmaakt van uw T1-aangifte inkomstenbelasting.
Als u uw bedrijf als een bedrijf in Canada exploiteert, vordert u uw zakelijke uitgaven op uw T2-aangifte inkomstenbelasting.
Wanneer uw inkomstenbelasting is ingediend
Omdat zo veel inkomstenbelastingaangiften nu online worden ingediend, is het niet langer gebruikelijk of noodzakelijk om uw onkostennota's in te sturen wanneer u uw inkomstenbelasting indient. Plaats in plaats daarvan al uw relevante ontvangsten voor het belastingjaar in een enkele map met het label jaar, zoals 'Belastingontvangsten 2017' en voeg de map toe aan uw archiefkast, digitaal of fysiek.
Als u ooit enige vorm van geschil hebt met de Canada Revenue Agency, IRS, of als u gewoon wordt gecontroleerd , zijn uw kwitanties cruciaal bewijs.