Goed bedrijfsrecordbeheer betekent minder belastingdruk
Maar terwijl de meesten van ons bedrijfsrecordbeheer absoluut als scut-werk beschouwen en de neiging hebben om het een lage prioriteit te geven, maakt een goed archiefbeheer ons niet alleen ons werkzame leven gemakkelijker, maar kan het ons ook echt belastingverlichting bieden.
Hier is wat u kunt doen om het beheer van records gemakkelijk te maken:
1. Houd uw zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden
Klinkt eenvoudig, toch? Maar dit is het deel van het opnamebeheer dat de meeste mensen opschrikt. Als u bijvoorbeeld een potentiële klant meeneemt op een partijtje golf, is dat dan een persoonlijke uitgave of een bedrijfskost? (Het antwoord is persoonlijk omdat groene vergoedingen geen aftrekbare bedrijfskosten zijn.) Voertuigen die u gebruikt voor zowel persoonlijke als zakelijke redenen vormen een ander eeuwigdurend probleem. U moet weten wat kwalificeert als legitieme zakelijke uitgaven en wat niet, en er zeker van zijn dat uw bedrijfsrecords dit nauwkeurig weergeven.
2. Krijg voldoende documentatie voor alle zakelijke uitgaven
Veel zakenmensen maken de fout te denken dat "lijsten" goed genoeg zijn voor doeleinden van archiefbeheer. Ze hebben bijvoorbeeld een lijst met aankopen op hun creditcardafschriften en denken dat dat goed genoeg is om die aankopen als zakelijke uitgaven te claimen.
Helaas is de CRA (Canada Revenue Agency) veeleisender. Ze accepteren geen creditcardafschriften of geannuleerde cheques als voldoende documentatie voor onkosten wanneer een factuur of ontvangstbewijs normaal zou worden uitgegeven. De IRS is meer vergevingsgezind en aanvaardt, bij gebrek aan een ontvangstbewijs, over het algemeen creditcardafschriften en geannuleerde cheques als bewijs van declaraties.
In termen van het bijhouden van gegevens, zijn er twee punten in gedachten te houden:
a) Ontvang altijd een bon . Maak er een gewoonte van om om een bon te vragen wanneer u een aankoop doet - hoe klein ook. Kleine uitgaven tellen ook op en u hebt de documentatie nodig voor uw zakelijke administratie.
b) Voorzie uw kwitanties indien nodig van een etiket . Er zijn nog steeds bedrijven in de buurt die bonnetjes uitdelen die niets over hebben, behalve de datum waarop het item is gekocht en hoeveel het kost - wat niet erg handig is als je naar een bon staart om te proberen te achterhalen wat de het betreffende artikel was en voor welke categorie bedrijfskosten het geschikt is.
Als u een kwitantie ontvangt , moet u deze bekijken en de ontbrekende / relevante informatie erop schrijven, zoals waarvoor de kwitantie is en de onkostendeclaratie.
3. Krijg een aparte bankrekening voor uw bedrijf
Hoewel de kosten voor zakelijke bankrekeningen notoir hoog zijn in vergelijking met persoonlijke accounts, is een zakelijke bankrekening absoluut noodzakelijk voor een goed bedrijfsrecordbeheer. Een zakelijke bankrekening helpt u uw zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden te houden. U stort al uw bedrijfsinkomsten in het zakelijke account en trekt alleen bedrijfsgerelateerde uitgaven of betalingen van het zakelijke account in.
Wat voor soort zakelijke bankrekening moet je krijgen? Een chequing-account - bij voorkeur een die cheques afgeeft en uw geannuleerde cheques aan u retourneert.
Met zakelijke cheques kunt u uw recordbeheer gemakkelijk maken, omdat u de memolijn op de voorkant van elke cheque kunt gebruiken om het zakelijke doel van de kosten te documenteren.
4. Een aparte creditcard voor zakelijke uitgaven hebben en gebruiken
Het gebruik van uw persoonlijke creditcards voor zakelijke doeleinden zal u snel in een recordmanagementmoeras doen belanden. Een zakelijke creditcard vereenvoudigt uw beheer van bedrijfsrecords aanzienlijk door te helpen uw persoonlijke en zakelijke uitgaven gescheiden te houden. (Het helpt ook om uw bedrijf er professioneler uit te laten zien.)
5. Houd een mijlenlogboek bij van uw zakenreizen
Als u een van uw voertuigen voor zakelijke doeleinden gebruikt , is een kilometerlogboek een grote hulp bij het beheer van records.
Noteer de kilometrage (of kilometer) op de kilometerteller aan het begin van het jaar en voer dan de kilometerstand in op datum telkens wanneer u het voertuig voor een zakelijk doel gebruikt. Het bijhouden van uw kilometerstand in het dashboardkastje van uw voertuig maakt dit gemakkelijk. Als u meer dan één voertuig hebt dat u voor zakelijke doeleinden gebruikt, houdt u een logboek bij.
6. Bewaar al uw bedrijfsdocumenten voor een bepaald belastingjaar samen
Uw bedrijfsrecords verspreid over de hele locatie hebben, is een echte tijdverspiller als het gaat om de boekhouding of het voorbereiden van uw belastingen , en het organiseren van uw bedrijfsrecordsbeheersysteem per fiscaal jaar zal het veel gemakkelijker maken om de zakelijke records te vinden die u nodig hebt wanneer u dat nodig heeft hen.
7. Bewaar uw bedrijfsdocumenten voor de juiste tijdsduur
Om de een of andere reden lijkt er veel verwarring te bestaan over hoe lang je je bedrijfsgegevens moet bewaren . Voor belastingdoeleinden: "bewaart u uw aangifte op tijd, bewaar uw gegevens gedurende ten minste zes jaar na het einde van het belastingjaar waarop zij betrekking hebben". Deze periode van zes jaar begint vanaf de laatste keer dat u de bedrijfsrecords hebt gebruikt, niet vanaf het moment dat de transactie plaatsvond.
Voor Amerikaanse belastingaangiften: "bewaart de gegevens gedurende 3 jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke aangifte hebt ingediend, of 2 jaar vanaf de datum waarop u de belasting hebt betaald, afhankelijk van wat later is, als u een claim indient voor een terugbetaling of teruggave nadat u uw aangifte hebt ingediend. gedurende 7 jaar als u een vordering indient voor verlies van waardeloze effecten of waardevermindering van oninbare vorderingen ".
8. Boekhoudsoftware maakt het gemakkelijk
Dankzij het gebruiksgemak, de toegankelijkheid van mobiele apparaten en de lage kosten, kunnen cloud- gebaseerde software voor boekhoudsoftware van de cloud het beheer van records aanzienlijk vereenvoudigen . Voor ongeveer $ 10 / maand bieden softwareleveranciers zoals FreshBooks en Zoho basisstartpakketten die geschikt zijn voor freelancers en eenmanszaken , inclusief facturering , onkostenregistratie en eenvoudige rapportage. Denk aan de voordelen van bijvoorbeeld het rechtstreeks kunnen verzenden van een factuur vanaf uw smartphone, het maken van een foto van een lunchbon bij een klant en het opnemen als een uitgave, of het bijhouden van factureerbare tijd met een ingebouwde timer.
Deze acht dingen die je kunt doen om je administratie eenvoudig te maken, zijn niet moeilijk. Net als veel van de administratieve zaken die verband houden met het runnen van een bedrijf, moeten ze gewoon goede gewoonten en doorzettingsvermogen vaststellen. Maar als u deze regels nu toepast en doorvoert, ziet u een enorm verschil na de belastingtijd en uw boekhouding zal het hele jaar door eenvoudiger zijn.