Collectieregel # 1 stelt dat hoe langer een factuur open staat, hoe kleiner de kans is dat deze wordt betaald. Collectieregel # 2 is bijna net zo belangrijk:
Collectieregel # 2: Sommige mensen betalen niet, wat er ook gebeurt.
In deze gevallen heeft u één verhaal: neem het bedrag van uw verkopen af en neem de belastingaftrek voor de dubieuze debiteur .
Voordat u een aftrekpost voor dubieuze debiteuren kunt aftrekken, moet u het accrual-boekhoudsysteem gebruiken .
De meeste kleine bedrijven gebruiken het cashsysteem. Onder het baten-lastenstelsel kunt u een verkoop registreren op het moment dat u de klant factureert, maar als u niet wordt betaald, kunt u eindigen met een oninbaar account.
Dus laten we zeggen dat u het baten-lastenstelsel gebruikt en dat u het geld wilt innen of een belastingvermindering voor het bedrag wilt afdragen.
Ten eerste, zorg ervoor dat u de wetten met betrekking tot consumentenkrediet en het incasseren van dubieuze debiteuren begrijpt en toepast. U wilt niet worden geconfronteerd met een rechtszaak van een woedende klant of worden beschuldigd van intimidatie.
Hoe het inzamelingsproces te starten
U hebt maanden geprobeerd om een klant te laten betalen, brieven te versturen en zelfs deze klant naar een incassobureau te brengen. Niets heeft gewerkt. Er zit echter een lichtpuntje in deze financiële duisternis; u kunt een belastingaftrek nemen voor het opruimen van deze oninbare vordering op uw debiteuren. Hier is hoe dit proces werkt:
- Gedurende het jaar heeft u debiteuren die u verzamelt ... en sommige vorderingen die u moeilijk kunt verzamelen.
- Aan het einde van het jaar voert u een Verouderingsverslag over de rekeningen uit om te zien wie u al lang niet betaald heeft en wie u ijverig hebt geprobeerd te verzamelen.
- Als de klant niet meer actief is of niet meer betaalt, kunt u mogelijk het saldo van deze klant aftrekken van uw totale verkopen om uw inkomsten te verminderen.
- Tel alle onterechte schulden bij die u wilt afschrijven. Wees er zeker van dat je deze schulden echt wilt afboeken. Als u later het geld van de klant ontvangt, moet u de afschrijving ongedaan maken en de betaling als inkomsten aangeven.
- Bekijk de lijst met uw belastingadviseur en tel de niet-betalers op. Dan kunt u aanspraak maken op een aftrek voor het totale bedrag van uw oninbare vorderingen, op uw belastingaangifte.
Wat als de klant later betaalt? Soms komen klanten waarvan je dacht dat ze nooit zouden betalen later terug en betalen ze je. U moet dit inkomen tellen, en uw accountant moet de terugboeking van de dubieuze debiteuren op uw belastingaangifte verantwoorden.
Hoe documenteer ik dat dit echt een slechte schuld is?
Zoals met andere belastingaftrek, wil de IRS documentatie ; ze willen er zeker van zijn dat uw oninbare aftrekposten legitiem zijn. Enkele manieren om deze dubieuze debiteuren te documenteren:
- Houd papierwerk bij het verzamelen van uw inspanningen: brieven aan de klanten, data van telefoongesprekken en resultaten
- Bewaar het rapport over debiteurenadministratie om aan te geven hoe lang deze schulden uitstaan.
- Als u een incassobureau heeft ingehuurd, bewaar dan de documenten of het contract met betrekking tot deze transactie en eventuele correspondentie die de inspanningen van het incassobureau om te verzamelen toont.
- Leg alle informatie vast die u doet geloven dat deze klanten niet zullen betalen of dat u een doodlopende weg heeft bereikt in uw incasso-inspanningen, zoals een faillissementsbericht in een krant, of een brief die aan u is teruggestuurd als onbestelbaar.
Met andere woorden, houd alle gegevens met betrekking tot deze slechte schuld bij, om uw afschrijving aan de IRS te onderbouwen.
Terug naar Getting Paid: het opzetten van uw collectiesysteem