Elk bedrijf, klein of groot, moet een beslissing nemen over hoe en wanneer inkomsten en uitgaven moeten worden geregistreerd. De twee opties voor deze opname worden "contant" en "accrual" genoemd.
Voor belastingdoeleinden moet u deze beslissing voor uw bedrijf nemen voordat u uw eerste bedrijfsbelastingaangifte indient .
Hoe Cash Accounting werkt
Bij contante boekhouding wordt een transactie vastgelegd wanneer het geld daadwerkelijk van eigenaar verandert.
Inkomsten worden geregistreerd wanneer u het geld ontvangt en uitgaven worden geregistreerd wanneer ze worden betaald.
Voorbeeld 1: Als u voor een inkomstentransactie een service uitvoert en een klant factureert, registreert u de inkomsten alleen voor kasboekhoudingsdoeleinden wanneer u de betaling voor die service hebt ontvangen . Als u op 12 augustus een factuur verzendt en u ontvangt geen betaling tot 1 september, registreert u de betaling op 1 september.
Voorbeeld 2: voor een onkostentransactie ontvangt u mogelijk een factuur voor telefoondiensten, maar bij contante betaling registreert u de uitgaven pas nadat u de rekening daadwerkelijk hebt betaald . als u op 15 augustus een factuur ontvangt en u betaalt de rekening pas op 1 september, dan registreert u de kosten pas op 1 september.
Pro en Con: Cash-accounting is eenvoudiger te onthouden en te registreren, omdat het uw zakelijke betaalrekening volgt. Wanneer een verkoop in uw betaalrekening wordt geregistreerd, wordt deze opgenomen in uw bedrijf.
Maar de contante boekhoudmethode geeft mogelijk niet het werkelijke beeld van uw bedrijfsactiviteit weer, omdat de maand waarin u druk of langzaam was anders was dan de maand waarin u het geld ontving.
Hoe Accrual Accounting werkt
In accrual accounting wordt de transactie geregistreerd wanneer deze wordt verdiend (vastgesteld) door het versturen van een factuur of het ontvangen van een factuur.
In Voorbeeld 1: voor een inkomstentransactie, met behulp van de opbouwmethode, registreert u het inkomen wanneer het werk voltooid is of het product is ontvangen; dat wil zeggen, je hebt de betaling verdiend. In de bovenstaande voorbeelden worden de inkomsten voor u vastgelegd wanneer u de rekening verzendt, ook al bent u nog niet betaald. De kosten worden geregistreerd wanneer u de factuur ontvangt, ook al heeft u niet betaald.
In Voorbeeld 2: voor een onkostentransactie. Wanneer u een factuur ontvangt voor een uitgave, wordt deze beschouwd als een uitgave voor belastingdoeleinden. U kunt het dus voor dat jaar aftrekken, zelfs als u de rekening nog niet hebt betaald.
Pro en Con: Accrual accounting is verwarrend, maar het toont uw maandelijkse bedrijfsactiviteit nauwkeuriger.
Uw boekhoudmethode instellen
De meeste kleine bedrijven gebruiken de contante boekhoudmethode, omdat het eenvoudiger en gemakkelijker is om te bepalen wanneer inkomsten en uitgaven moeten worden geboekt. U moet de opbouwmethode gebruiken als
- uw bedrijf heeft een omzet van meer dan $ 5 miljoen per jaar, of
- uw bedrijf heeft een voorraad met items die u aan het publiek verkoopt en uw bruto-inkomsten zijn meer dan $ 1 miljoen per jaar.
De IRS zegt:
"Over het algemeen moet u, als u handelswaar produceert, inkoopt of verkoopt, een voorraad bijhouden en een methode van opbouw gebruiken voor de verkoop en aankoop van goederen."
Voorraad bevat alle goederen die u verkoopt, evenals benodigdheden die fysiek onderdeel worden van een artikel dat is bestemd voor verkoop.
Eindejaarstransacties en boekhoudmethode
Aan het einde van uw fiscale jaar moet rekening worden gehouden met contante en periodetoerekening in de timing van transacties. Hier is hoe:
- Inkomsten Als u een boekhouding op transactiebasis hebt en u wilt inkomsten ontvangen in het lopende jaar, stuurt u de rekeningen vóór het einde van het jaar. Als u inkomsten wilt uitstellen, verzendt u geen rekeningen tot na het begin van het volgende jaar. Reken voor contante betaling de rekening in het jaar waarin u het laagste totale inkomen verwacht.
- Onkosten Neem kosten op in het jaar dat u wilt dat die uitgaven worden geteld, om uw belastingen te minimaliseren. U hoeft in dat jaar niet noodzakelijk de rekening te betalen als u accrual accounting gebruikt.
Niet-verzamelbare rekeningen / slechte schulden
Als u klanten heeft die u nog niet hebben betaald, kunt u onder de opbouwmethode uw onterechte schulden kwijtschelden of verlagen .
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een klant heeft die u in februari heeft gefactureerd. U hebt herhaalde pogingen gedaan om het geld te verzamelen en hebt uiteindelijk besloten dat deze klant niet zal betalen. Als u de methode boekhouding op transactiebasis gebruikt, hebt u de verkoop al geregistreerd. Vóór het einde van het jaar mag u dit niet-inbare bedrag opnemen uit uw inkomen, waardoor uw bruto-inkomen en uw belastingplicht wordt verlaagd.
Voor meer informatie
Raadpleeg dit gedeelte van IRS-publicatie 538: boekhoudperioden en -methoden voor meer informatie over IRS-beperkingen voor accountingmethoden .
Disclaimer: de informatie in dit artikel is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Als u niet zeker weet welke boekhoudmethode u moet selecteren, neemt u contact op met uw professionele belastingadviseur.