Wat is zakenreizen?
De IRS heeft een specifieke definitie voor zakenreizen, om te bepalen of u deze reiskosten voor zakelijke doeleinden kunt aftrekken. De IRS zegt dat zakelijke reizen reizen weg van uw belastinghuis, dat is "aanzienlijk langer dan een gewone werkdag" en dat vereist dat u slaapt of uitrust terwijl u niet thuis bent.
Je moet ook weg van huis slapen om deze kosten te kunnen aftrekken. De reis moet ook "tijdelijk" zijn (duurt minder dan een jaar).
Wat is een belastinghuis?
Uw belastinghuis is een concept van de IRS om te helpen bepalen of een reis aftrekbaar is. Uw belastinghuis wordt door de IRS gedefinieerd als uw vaste bedrijfsadres; het is niet de plaats waar je woont. Als u een kantoor in uw huis heeft, is dat waarschijnlijk uw belastinghuis; Als je ergens in het centrum bent, is dat je belastingkantoor. Als u op verschillende locaties werkt en u niet over één vaste bedrijfsruimte beschikt, is uw belastinghuis misschien waar u woont.
Nadat u hebt bepaald waar uw belastinghuis zich bevindt (waarschijnlijk bij uw belastingdeskundige), kan deze belastingwoning worden gebruikt om te bepalen of uw zakelijke reiskosten aftrekbaar zijn. Als u 's nachts van uw belastinghuis weg moet reizen, of als u tijd nodig heeft om te "rusten en slapen" tijdens uw reizen, dan kunt u waarschijnlijk tijdens uw reis uw uitgaven tellen als zakelijke aftrekposten.
1. U kunt mogelijk reiskosten voor zaken aftrekken op een gecombineerde zakelijke / persoonlijke reis.
Als u binnen de VS reist, moet uw reis "volledig" voor u zijn om af te trekken voor zakelijke reiskosten. Maar als er wat "incidentele" persoonlijke tijd is, is dat goed. Als u bijvoorbeeld voor zaken naar Dallas reist en een avond met familie in de omgeving doorbrengt, is dat "incidenteel" aan het hoofddoel van de reis.
De IRS zegt,
"De planning van incidentele zakelijke activiteiten tijdens een reis, zoals het bekijken van videobanden of het bijwonen van lezingen over algemene onderwerpen, zal een echte vakantie niet veranderen in een zakenreis."
Als een deel of al uw fooi buiten de VS valt , verschillen de IRS-regels. De IRS heeft zeer specifieke regels voor het toewijzen van persoonlijke en zakelijke tijd op internationale reizen. Zie IRS-publicatie 463 voor meer details.
2. U kunt per dag gebruiken om de reiskosten te berekenen.
De term 'per dag' betekent per dag. Per diems zijn bedragen die als redelijk worden beschouwd voor dagelijkse uitgaven tijdens het reizen, voor maaltijden en diverse uitgaven. Dagtarieven zijn vastgesteld voor reizen in de VS en overzee en de tarieven verschillen afhankelijk van het gebied.
Bijvoorbeeld, per dag tarieven in grotere Amerikaanse steden zijn hoger dan voor delen van het land buiten grotere stedelijke gebieden. Bedrijven kunnen hun eigen dagelijkse tarieven bepalen, maar de meeste bedrijven gebruiken de dagtarieven die zijn vastgesteld door de Amerikaanse overheid.
Dagvergoedingen zijn niet belastbaar als ze hoger zijn Als uw werknemers meer dag per dag ontvangen dan het maximumtarief dat is vastgesteld door de General Services Administration, is het eigen risico belastbaar voor de werknemer.
Lees meer over dagtarieven en de huidige IRS-toegestane dagtarieven.
3. U kunt de kosten van vliegreizen voor bedrijven niet aftrekken als u frequentievliegkrediet heeft gebruikt
Als u frequent flyer-miles voor vliegreizen voor een zakenreis hebt gebruikt, kunt u de kosten niet als zakelijke reiskosten aftrekken. Als u bijvoorbeeld een reis boekt voor $ 350 en u hebt frequent flyer-miles gebruikt voor $ 300 van de kosten, kunt u $ 50 alleen als zakelijke kosten aftrekken.
4. Niet alle kosten op een hotelrekening zijn aftrekbare reiskosten.
De kamerprijs en belastingen zijn aftrekbaar, net als de waskosten, maar extra persoonlijke kosten zoals fitnessruimte- of fitnesscentrumkosten en kosten voor films of games zijn niet aftrekbaar.
U kunt hotelkosten aftrekken voor telefoongesprekken of het gebruik van een faxapparaat.
5. Het is mogelijk dat u de kosten voor het meenemen van een echtgenoot op een zakenreis niet kunt aftrekken
De kosten om een echtgenoot, kind of andere persoon mee te nemen op een dienstreis worden beschouwd als een persoonlijke last en zijn niet aftrekbaar.
Maar als u kunt aantonen dat de andere persoon in dienst is van de onderneming en aanzienlijke zakelijke taken uitvoert terwijl u op reis bent (notuleren tijdens vergaderingen of zakelijke klanten ontmoeten), kunt u misschien de kosten van de reis van deze persoon aftrekken.
6. U kunt 50% van de maaltijdkosten aftrekken tijdens een dienstreis.
Hoewel het redelijk lijkt dat maaltijdkosten tijdens een zakenreis volledig aftrekbaar moeten zijn, zijn ze dat niet. Maaltijdkosten zijn aftrekbaar op 50%, zoals uitgaven voor entertainment. Lees meer over maaltijden en entertainmentkosten als onderdeel van zakenreizen. De limiet van 50% is ook van toepassing op belastingen en tips voor zakendiners, dekkingstoeslagen, huur voor een hospitality-suite en parkeren in een sportarena.
7. Mogelijk kunt u de kosten van een cruise voor een zakenreis aftrekken, met bepaalde limieten.
De kosten van een cruise kunnen aftrekbaar zijn, tot de huidige gespecificeerde limiet bepaald door de IRS (momenteel $ 2.000). U moet ook kunnen aantonen dat de cruise rechtstreeks verband hield met een zakelijk evenement, zoals een zakelijke bijeenkomst of vergadering van de raad van bestuur.
De IRS legt specifieke extra strenge eisen op voor het in mindering brengen van cruisereizen als zakelijke kosten, om voor de hand liggende redenen. Zie meer details onder "Cruiseschepen" in IRS-publicatie 463.
Lees meer over het aftrekken van zakelijke reiskosten
Zie deze IRS-publicaties voor meer informatie:
- Publicatie 17 - Belastinggids voor particulieren
- Belastingonderwerp 511 - Zakenreizen
- Publicatie 463 - Reis-, entertainment-, geschenk- en autokosten
Disclaimer: dit artikel en alle artikelen op deze site worden aangeboden voor algemene informatiedoeleinden en zijn niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Elke bedrijfssituatie is uniek en belastingen, wetten en voorschriften veranderen regelmatig. Raadpleeg uw belasting- en juridische professionals voordat u acties onderneemt die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf.