Waar het op neerkomt is: als je het niet kunt bewijzen, trek het dan niet af.
Het is geweldig om belastingaftrek te kunnen nemen voor al uw zakelijke uitgaven, maar het is nog beter om die aftrekposten te kunnen aantonen in een IRS-audit. Als u een bekwame belasting bereider heeft, zal deze persoon vragen om alle documentatie over uw belastingaftrek te zien.
Dus, voordat u naar uw belasting bereider gaat met uw papierwerk ( NIET in een schoenendoos , alstublieft!)
In dit artikel bekijken we enkele eenvoudige zakelijke uitgaven, waarbij we altijd de vraag stellen: 'Hoe kan ik bewijzen dat dit een echte zakelijke kostenpost is?' En we zullen deze transacties altijd bekijken vanuit het oogpunt van de IRS en uw belasting bereider.
Het belangrijkste om te onthouden is dat u niet alleen MOET kunnen laten zien dat de transactie plaatsvond, maar dat deze voor een BEDRIJFSDOEL was.
Eigendom kopen of kosten betalen
U koopt een all-in-one printer van Best Buy voor uw bedrijf. U schrijft een cheque van uw zakelijke account of gebruikt uw zakelijke creditcard. Dus dat is genoeg om te laten zien dat het een zakelijke uitgave is, toch? Eigenlijk niet. Het opslaan van uw geannuleerde cheque of uw creditcardontvangst is slechts een deel van uw bewijs. De geannuleerde cheque laat niet zien wat je hebt gekocht. Het gebruik van een creditcard is beter, omdat de bon de aankoop toont.
Het is ook nodig om de kassabon met uw geannuleerde cheque in te voeren, om te laten zien wat u daadwerkelijk hebt gekocht.
Betalen vanuit een persoonlijk account
Het betalen van kosten van uw zakelijke bankrekening of een zakelijke creditcard werkt op dezelfde manier. Natuurlijk moet u een aparte zakelijke betaal- of spaarrekening of zakelijke creditcard gebruiken.
Hoewel u van uw persoonlijke accounts niet per se een probleem hoeft te zijn, maakt dit het moeilijker om te bewijzen dat deze persoonlijke cheque is gebruikt voor een zakelijk doel.
Wanneer u voor het eerst uw bedrijf start, moet u misschien een persoonlijk account gebruiken voor een paar items. Ik heb bijvoorbeeld onlangs een nieuwe LLC opgericht en ik moest een persoonlijke cheque gebruiken voor de registratie in mijn staat. Wanneer u een persoonlijk account gebruikt voor zakelijke doeleinden, zorg er dan voor dat u over voldoende documentatie beschikt. In dit geval printte ik een ontvangstbewijs van de staatssecretaris waaruit bleek dat ik voor een LLC-registratie had betaald. In dit geval was het vrij moeilijk te geloven dat dit voor persoonlijk gebruik was.
Expense Logs gebruiken
Sommige uitgaven zijn moeilijker te bewijzen dan andere. De twee grote voorbeelden hiervan zijn reiskosten, inclusief kilometerstand en beursgenoteerd onroerend goed. In beide omstandigheden is het bijhouden van een logbestand de beste manier om te voldoen aan de vraag van de IRS om een bewijs van kosten te overleggen.
De IRS geeft de voorkeur aan het bewijs van 'toen' . Dat wil zeggen, een notitie die u op een onkostennota of bon of kilometerslogboek maakt op het moment dat het geld wordt uitgegeven, is beter dan een lijst die u aan het eind van het jaar hebt geschreven.
Het bijhouden van een kilometerstandlog is, ik weet het, het bijhouden van een kilometerstand is een enorme pijn. Het betekent dat elke keer dat u in uw auto stapt (ongeacht of het bedrijf de auto heeft betaald, trouwens), u moet registreren:
- De datum
- De kilometers
- Waar je heen ging
- Het doel - zakelijk of persoonlijk - zo specifiek mogelijk.
Als u het gemakkelijker wilt maken, noteert u de kilometerstand van de auto op 1 januari van het jaar en noteert u de kilometerstand alleen voor zakelijke doeleinden.
Om zakelijke kilometerkosten af te trekken, met behulp van de standaard kilometeraftrek of werkelijke kosten, moet u aantonen dat u de auto ten minste 50% van de tijd voor zakelijke doeleinden hebt gebruikt.
Een tip: als u bent gekoppeld aan uw smartphone, probeert u een app voor mijlen of een onkosten-app. Het bespaart u veel papier en houdt uw uitgavenlog online.
Vergeet ten slotte niet dat het woon-werk verkeer naar l (heen en weer gaan naar het werk) niet als aftrekbare reiskosten wordt beschouwd. Hoewel u de reiskosten voor woon-werkverkeer kunt bijhouden, moet u ze niet opnemen in uw logboek voor zakelijke reizen.
Gebruik van zakelijke reisontvangsten
Naast een kilometerregistratie, moet u, als u voor zaken reist, de inkomsten voor uitgaven bijhouden.
Deze kosten, zoals kilometerstand, worden nauwkeurig door een IRS-auditor bekeken, omdat het eenvoudig is om persoonlijke reiskosten mee te nemen met zakenreizen.
De beste manier om zakelijke reiskosten te bewijzen (zoals hotels, vluchten, huurauto's, maaltijden en entertainment) is om een creditcardstrook te gebruiken (uiteraard met behulp van uw visitekaartje) met aanvullende aantekeningen over het zakelijke doel. Maak de notitie op het moment dat u de kosten maakt. U kunt ook een dagplanner, afsprakenboek of agenda gebruiken om zakelijke reismomenten te noteren en deze vervolgens met uw kwitanties te koppelen.
Gekochte eigendom kopen
Laten we eens kijken naar die alles-in-één printer die u hebt gekocht. De printer kan ook worden gebruikt voor persoonlijk afdrukken en de IRS categoriseert dit type eigenschap als vermelde eigenschap . Ze staan op een lijst omdat ze kunnen worden gebruikt voor persoonlijke of zakelijke doeleinden. De IRS vereist een hogere mate van bewijs van zakelijk gebruik.
U moet specifiek documenteren hoe u de vermelde eigenschap gebruikt. De beste manier is om een log bij te houden met het stuk van de eigenschap (zoals het kostenlogboek dat hieronder wordt beschreven). Telkens wanneer u de printer of een andere vermelde eigenschap gebruikt, noteert u de datum, het gebruik (aantal exemplaren, bijvoorbeeld), de specifieke taak (afdrukken van een brochure voor bedrijven ") en of het gebruik zakelijk of persoonlijk is. geassocieerd met de printer, zoals cartridges.
Aan het einde van het jaar moet u het percentage kunnen weergeven dat u voor uw bedrijf gebruikt en dat percentage vervolgens toewijzen aan de kosten. Als u bijvoorbeeld vindt dat u de printer 60% van de tijd voor uw bedrijf hebt gebruikt, kunt u 60% van de kosten als zakelijke aftrek nemen.
Ter herinnering: als u de woning op uw bedrijfslocatie hebt (NIET uw thuiskantoor ), hoeft u geen logboek bij te houden. Alle gebruik op een bedrijfslocatie wordt verondersteld voor zakelijke doeleinden.
Accountverklaringen gebruiken
Stel dat u de creditcardstrook bent verloren of dat u de geannuleerde cheque voor die printeraankoop niet hebt. U kunt een bankafschrift of creditcardafschrift gebruiken om een zakelijke aankoop te bewijzen, maar u hebt ook aanvullende verificatie nodig uit een afsprakenboek, kalender of dagplanner.
Er is geen dergelijk ding als te veel bewijs
Als er enige twijfel bestaat of bepaalde kosten voor zakelijke doeleinden zijn, is het het beste om verschillende manieren te hebben om de kosten te bewijzen.
Uw bedrijfsadministratiesysteem
Ten slotte moeten de gegevens die u over deze bedrijfskosten bijhoudt deel uitmaken van uw algehele systeem voor bedrijfsregistratie.