Dit zijn de bedrijfseigenaren die op belastingtijd verschijnen met alle informatie voor hun belastingaangiften in shoeboxes. De belastingopnemers moeten de ontvangstbewijzen en bankafschriften van de schoenendozen sorteren en proberen de belastingen voor het bedrijf te achterhalen, zodat een belastingaangifte kan worden voorbereid.
Soms komen deze Shoebox Business People met een inkomensuitdraai , maar meestal hebben ze gewoon hun bankafschriften (uiteraard niet-afgestemd).
Omdat ze ongeorganiseerd zijn, moeten deze zakenmensen meer betalen voor hun bedrijfsbelastingaangifte dan iemand die het kantoor is binnengelopen met een afdruk van de balans en resultatenrekening aan het einde van het jaar.
Waarom u geen Shoebox-bedrijfspersoon wilt zijn
Als u uw bedrijfsgegevens bewaart in een schoenendoos, of in een andere ongeorganiseerde staat, kunt u geld verliezen:
1. Uw belastingaangifte kost veel meer voorbereidingstijd, waardoor de kosten van de belastingaangifte stijgen.
2. U kunt veel aftrekbare kosten mislopen omdat u de ontvangsten die u nodig hebt om de onkostenaftrek te dekken, hebt verloren - of nooit hebt ontvangen.
3. Aftrekken van andere bedrijfskosten kunnen verloren gaan omdat u ze niet hebt geregistreerd. De reiskosten moeten bijvoorbeeld worden vastgelegd op het moment van reizen. U kunt aan het eind van het jaar niet zomaar zakelijke ritten verzinnen.
4. Naast belastingaangelegenheden, kan het niet organiseren ervoor zorgen dat u dagelijks geld verliest.
Als u bijvoorbeeld uw bedrijf bestuurt zonder de cashflowstatus te kennen , betekent dit dat u mogelijk te maken krijgt met roodstand en andere bankkosten.
5. Als u niet weet wat uw algehele financiële positie is, kunt u op goede tijden kansen verliezen om te kopen en kunt u investeren om te profiteren van een goed rendement.
Belastingdeskundigen zullen u vertellen dat er een duidelijke correlatie bestaat tussen de financiële gezondheid van het bedrijf en de staat van hun bedrijfsgegevens.
Wilt u voorkomen dat u een Shoebox-bedrijfspersoon bent?
1. Koop een online boekhoudsysteem en houd het up-to-date. Zet alle accounts in de opmerking hierboven in dat systeem. Gebruik hun links naar uw accounts en ontvang de automatische updates, zodat u geen handmatige invoer hoeft uit te voeren.
2. Een manier instellen om elke afzonderlijke transactie (financiële gebeurtenis) vast te leggen wanneer dit gebeurt. Ik verstuur elke online bon per e-mail naar mijn boekhouder, en vertel hem in welke categorie het moet worden geplaatst. Dan kan ik het vergeten. Een andere eenvoudige manier is om al die records online te houden, met behulp van Evernote. U kunt een e-mail sturen naar uw Evernote-account. Vergeet kleine transacties niet; registreer ze in een cashsysteem .
3. Plaats een logboek in uw auto en houd de zakelijke kilometers bij . Maak een aantekening telkens wanneer u ergens heen gaat voor zaken, inclusief de datum, gereden kilometers en zakelijke doeleinden.
4. Bekijk elke maand uw uitgaven en verzoen uw zakelijke bankrekening. Het is niet zo moeilijk. Met een online systeem is het bijna voor u klaar. Zorg ervoor dat alle uitgaven correct zijn gecategoriseerd. Als een uitgave betrekking had op een zakelijke bijeenkomst in een restaurant of op een andere locatie waar u met uw zakelijke incasso of creditcard had betaald, noteer dan het zakelijke doel en met wie u was op de bon (er is meestal een plaats voor notities).
Als je iets vreemds ziet, volg het dan op. Alleen jij kunt dit doen en het duurt maar een paar minuten.
5. Doe voor het einde van het jaar een snelle beoordeling van het jaar , waarbij u iets vreemds opmerkt, alle uitgaven die niet in overeenstemming zijn met de verwachtingen. Voeg al die zakelijke kilometersuitgaven toe aan uw logboek. Maak een lijst met uitgaven voor thuiskantoren. En je bent klaar!
Na de eerste van het jaar, wanneer u al uw eindejaarsboekhouding hebt gedaan, kunt u met een geheugenstick naar het kantoor van de belastingadviseur lopen. Of, beter nog, u kunt de bestanden rechtstreeks naar uw belastingadviseur e-mailen.