Wat is klein geld?
Klein geld bevat kleine transacties van een bedrijf.
De term "onbeduidend" wordt gebruikt omdat het kleine (kleine) bedragen aan contant geld of contante transacties zijn. "Petty" is niet zo klein meer, dus denk eraan als kleine bedragen die u misschien niet denkt over volgen. In dit artikel gebruiken we de term 'kleine bedragen' om een verscheidenheid aan transacties voor kleine bedrijven op te nemen.
Bijvoorbeeld:
- Koffie kopen voor het koffiezetapparaat op kantoor
- Tol betalen of parkeermeters
- Het behandelen van werknemers aan pizza om een prestatie te vieren
- Een klein geschenk kopen op weg naar een zakelijke bijeenkomst.
Waarom is kleine geldsoorten belangrijk?
Kleine contante transacties tellen op. Het niet documenteren en volgen van die kleine aankopen kan betekenen dat veel potentiële bedrijfsuitgaven niet-geclaimd blijven, zoals ze weggooien.
Laten we een paar voorbeelden bekijken:
- Als u Keurig-kopjes gebruikt voor uw kantoorkoffie, zelfs als u goedkoop en in bulk koopt, kost het u ongeveer 26 cent per beker. Voor een gemiddelde werknemer die koffie drinkt, is dat twee keer per dag ongeveer 200 dagen per jaar, dat is meer dan $ 100 voor die ene medewerker. Vermenigvuldig dat met het aantal werknemers en heb je een grote hoeveelheid geld.
- Pizza voor 10 personen kost misschien $ 50. Als je dat eenmaal per maand doet, is dat $ 600 per jaar. Het bijhouden van een record betekent $ 600 aan verloren uitgaven.
Hoe moeten kleine contante transacties worden geregistreerd?
U kunt opnemen op slips of een vermelding, afhankelijk van wat het gemakkelijkst is. Het belangrijkste om te onthouden is dat ELKE transactie moet worden vastgelegd en moet bevatten:
- Datum van de transactie
- Bedrag van de transactie
- Algemene beschrijving van de transactie (bijvoorbeeld "donuts voor een kantoorvergadering")
U hoeft het rekeningnummer niet op te nemen op het moment van de transactie.
Wanneer u kleine contanten aanvult, groepeer transacties op rekeningnummer en voer ze in uw boekhoudprogramma in.
Kan ik kleine contante transacties online volgen?
Slimme eigenaren van bedrijven betalen tegenwoordig voor zakelijke transacties met zakelijke creditcards of betaalpassen en apps. U kunt het parkeren volgen met een app en u kunt een automatisch tolbetalingssysteem gebruiken om de tijd doorgebracht in de "cash-only" rijstrook op tolwegen te elimineren. Natuurlijk, het betalen met uw zakelijke debet of creditcard maakt het bijhouden van kleine uitgaven gemakkelijk. Zorg ervoor dat u het zakelijke doel op de bon noteert.
Wat als mijn bedrijf nog steeds een geldkist heeft?
Veel bedrijven hebben een klein kasfonds op kantoor, vooral retailbedrijven die klanten hebben die contant betalen. De kassa wordt gebruikt voor het maken van wijzigingen en in sommige gevallen voor transacties voor kleine bedrijven. Gewoonlijk begint de box met een saldo in contanten, in geschikte coupures. Wanneer de geldkist leeg raakt, wordt deze bijgevuld.
Als geldkasfondsen worden gebruikt voor kleine aankopen, houdt u een logboek bij in het vak zodat deze aankopen kunnen worden vastgelegd.
Hoe zorg ik ervoor dat alle kleinzakelijke transacties worden geregistreerd?
Het is uw verantwoordelijkheid als bedrijfseigenaar om een beleid op te stellen voor het gebruik van kleine bedragen, om transacties met kleine bedragen te controleren en om ervoor te zorgen dat medewerkers op verantwoorde wijze contant geld gebruiken. Enkele mogelijkheden:
- Geef vertrouwde werknemers een zakelijke debetkaart en vraag hen om details over het zakelijke doel in te voeren voor al hun debetaankopen.
- Vereis werknemers die hun eigen auto voor het bedrijfsleven gebruiken om een tolweg te hebben. U kunt het verstrekken en de details opvragen. U hebt de medewerker nodig om het zakelijke doel te verifiëren.
- Als werknemers smartphones hebben voor zakelijk gebruik, moet u ze verplichten om apps op te nemen om bonnen op foto vast te leggen of om ze naar uw boekhoudafdeling te sturen.
De bottom line voor kleine bedragen:
Het opzetten en bijhouden van kleine bedragen moet deel uitmaken van het algemene systeem voor het bijhouden van gegevens voor uw bedrijf.
Vergeet niet dat als u het niet opneemt, u het niet als een zakelijke uitgave kunt aftrekken. Zorg ervoor dat u profiteert van al die kleine contante transacties, zodat u legitieme zakelijke uitgaven kunt claimen en uw zakelijke belastingen kunt verlagen.