Beheer en bijhouden van klein geld
Klein geld betekent kleine bedragen die in een bedrijf bij de hand zijn. (De term 'onbeduidend' komt van 'petite' of 'small'.) Er zijn twee redenen om contant geld te houden:
- Om verandering te maken voor klanten of patiënten
- Om te betalen voor kleine aankopen die contant geld vereisen, zoals eten voor de kantoorlunch of koffievoorraad, of om te parkeren. De meeste detailhandelaren houden een kassalade bij, evenals de praktijken in de gezondheidszorg.
Klein geld werkt op het systeem van gelden ter goede rekening , waarbij een eerste hoeveelheid geld op een rekening wordt gestort , waarop een specifiek doel wordt getrokken (in dit geval kleine contanten). Wanneer het account een bepaalde hoeveelheid overschrijdt, wordt het systeem aangevuld.
In bedrijven die vaak kleine contanten nodig hebben, wordt het vaak in de frontoffice opgesteld met een kleine kassalade of doos, of in een winkellocatie met behulp van een kassa. (Ja, sommige plaatsen gebruiken nog steeds een kassa.)
Omdat de cash-economie kleiner wordt en mensen meer gebruikmaken van debet- en creditcards voor kleine aankopen, is het gebruik van een cashsysteem (met een "kassalade") afgenomen. Maar het is nog steeds essentieel voor elk bedrijf om ervoor te zorgen dat u rekening houdt met alle kleine aankopen, zodat u ze als zakelijke uitgaven kunt aftrekken.
Hoe een kleine geldsysteem werkt
Om een klein geldsysteem op te zetten met specifieke, komt het initiële geldbedrag van de zakelijke betaalrekening.
Elke aankoop met kleine contanten moet op dezelfde manier worden gedocumenteerd als andere bedrijfsinkomsten en -uitgaven. Het gebruik van een klein kasregister of kleine kassafiches helpt deze uitgaven te dekken, zodat ze kunnen worden gebruikt om inkomsten te compenseren voor belastingdoeleinden.
Een onderpandrekening opzetten
Begin met te beslissen hoeveel geld je elke dag nodig hebt, zowel om geld te wisselen voor klanten als om kleine contante betalingen te doen.
Bewaar zoveel contant als u nodig heeft in uw kassalade, maar niet te veel, dus het is geen verleiding voor werknemers of overvallers. Om een maximumbedrag voor kleingeld vast te stellen, houdt u de uitgaven bij gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld met een gemiddeld bedrag voor elke week. U zult deze gegevens ook voor belastingdoeleinden nodig hebben.
Bijhouden van transacties
Begin met het bijhouden van de hoeveelheid in de kleine kassa of lade aan het begin van elke dag. Terwijl u elke betaling verricht, heeft u kleine kassafiches of een transactielijst nodig. Noteer voor elke transactie de datum, het bedrag en waarvoor het was.
Wees zo specifiek mogelijk, dus het lijdt geen twijfel dat de transactie bedrijfsgerelateerd was . U hoeft niet elke dag wijzigingen bij te houden. Maar leg aan het einde van elke dag het bedrag vast in de kleine kassa-lade. Het verschil moet overeenstemmen met contante betalingen door klanten en met het totaal van kleine contante uitgaven betaald uit de la.
Wanneer de kleine kassa onder een vooraf ingesteld bedrag komt dat u bepaalt, voegt u aan de la toe door een cheque in te schrijven op 'Petty Cash' en die cheque in te wisselen.
Petty Cash en belastingen
Het belangrijkste onderdeel van een cashsysteem is de documentatie van elke transactie.
Het documenteren van transacties is de manier waarop een bedrijf zakelijke uitgaven voor belastingdoeleinden documenteert. Door alle kleine transacties in contanten bij te houden, hoe onbetekenend ook, houdt u gegevens bij om de aftrek voor deze kleine bedrijfsuitgaven te onderbouwen. Hoe meer gedocumenteerde uitgaven, hoe hoger uw aftrekposten en hoe lager uw belastingaangifte voor bedrijven.
Ook bekend als: Cash on Hand
Voorbeelden: de kleine kassa-lade werd gebruikt om wijzigingen aan te brengen en te betalen voor incidentele zakelijke uitgaven.