De Minimis in Employee Benefits
De term d e minimis wordt over het algemeen gebruikt om iets te beschrijven dat te klein of te onbeduidend is om te worden beschouwd, iets onbelangrijks. de term komt van een Latijnse uitdrukking, " de minimis non curat lex ", wat in feite betekent dat de wet zich niet bezighoudt met triviale zaken. Deze term heeft verschillende betekenissen in verschillende bedrijfstakken. (Let op de spelling van deze term.Het is niet gespeld, zoals je zou denken, "de minimus" maar het is " de minimis .")
In de wet verwijst de minimis naar iets dat te klein is om zich mee bezig te houden. Bijvoorbeeld, in een rechtszaak over een account van $ 1 miljoen, zou een $ 10-fout de-minimis zijn.
Waarom is het concept van De Minimis belangrijk voor zakelijke belastingen?
Bij bedrijfsbelastingen is het concept van de minimis belangrijk voor personeelsbeloningen, vermogenswinstbelastingen en andere bedrijfsbelastingsgebieden. Een klein voordeel is mogelijk niet onderworpen aan belasting; de hoeveelheid varieert afhankelijk van de situatie.
Wat betekent De Minimis voor personeelsbeloningen?
De IRS zegt dat een de minimis- uitkering is:
... elke eigenschap of service die u aan een werknemer verstrekt die zo weinig waarde heeft (rekening houdend met hoe vaak u vergelijkbare voordelen aan uw werknemers biedt) dat de boekhouding onredelijk of administratief onuitvoerbaar zou zijn
Voordelen die een werkgever aan een werknemer biedt, zijn belastbaar als inkomsten voor de werknemer. Maar een de minimis- uitkering is niet belastbaar voor de werknemer als inkomen.
Vanuit fiscaal oogpunt is een de minimis- uitkering een klein bedrag van een personeelsbeloning en de IRS zegt dat deze kleine bedragen niet aan belasting zijn onderworpen. Met andere woorden, als het voordeel minimaal is , is het niet belastbaar voor de werknemer. Als het niet de minimis is , is het belastbaar voor de werknemer, net als andere personeelsbeloningen.
Voorbeelden van Employee Benefits die mogelijk De Minimis zijn
De onderstaande voorbeelden geven een idee van wat als de minimis wordt beschouwd. In sommige gevallen is dit omdat het bedrag klein is (zoals de vakantie-kalkoen) en in andere gevallen is het te moeilijk om het persoonlijk gebruik van werknemers te scheiden van zakelijk gebruik (zoals de kantoor-kopieermachine).
De IRS biedt enkele voorbeelden van de minimis- beloningen die kunnen worden uitgesloten van belastingen voor werknemers:
- Vakantie kalkoenen of hammen
- Bloemen, plaques of koffiemokken voor speciale gelegenheden
- Een gouden horloge bij pensionering
- Parkeren voor een medewerker van de maand, als het bedrag bepaalde limieten niet overschrijdt.
- Incidentele diners of vakantiediners voor werknemers en gasten.
- Andere maaltijden die als minimaal kunnen worden beschouwd, zijn de koffie en donuts tijdens een personeelsvergadering of af en toe een maaltijd aan werknemers die overuren moeten maken .
- Incidentele kaartjes voor sportevenementen of theater (gebruik van de bedrijfsbox bij een hockey- of basketbalspel, bijvoorbeeld)
- Medewerkers toestaan af en toe de kantoorkopieermachine te gebruiken, als u (de werkgever) kunt laten zien dat deze voor zakelijke doeleinden ten minste 85% wordt gebruikt
- Verzekering levensverzekeringen op groepsbasis onder $ 2000,
- Incidentele transporttarieven (zoals een buspas of parkeerkaart) die u aan werknemers verstrekt.
Wat zijn NIET De Minimis- voordelen
De volgende zijn nooit de minimis, volgens de IRS :
- Contanten, inclusief kasequivalenten zoals cadeaubonnen, behalve zeldzame maaltijden om overwerk toe te staan
- Gebruik van het appartement van de werkgever, vakantie huis, boot of vliegtuig
- Woon-werkverkeer vaker dan één keer per maand gebruiken
- Lidmaatschap in een countryclub of atletiekfaciliteit
Let ook op het gebruik van het woord "occasioneel" in de lijst met de minimis- voordelen hierboven. Als een voordeel routinematig wordt geboden, is het bijna nooit de minimis.
De Minimis voordelen en mobiele telefoons
De IRS is van mening dat door de werkgever verstrekte mobiele telefoons de minimis zijn als ze geen deel uitmaken van de compensatie van het bedrijf aan de werknemer en als ze worden verstrekt voor "substantiële zakelijke redenen." Enkele voorbeelden zijn:
- Als de werkgever te allen tijde contact moet opnemen met de werknemer voor werkgerelateerde noodsituaties (bijvoorbeeld voor een datacentermanager)
- Als de werknemer met klanten moet praten wanneer hij niet op kantoor is (bijvoorbeeld in een verkooppositie),
- Of als de medewerker contact moet opnemen met zakenmensen in andere tijdzones op het moment dat het kantoor van de medewerker gesloten is (een internationale bedrijfsleider die bijvoorbeeld moet praten met werknemers of klanten in Tokio).
Een uitzondering op de De Minimis- regel - sterk gecompenseerde werknemers
Net als andere belastingen moet de de minimis- regel eerlijk worden toegepast. U kunt maaltijden die door het bedrijf worden aangeboden bij een werkgever die aan hooggeplaatste werknemers wordt verstrekt, niet als minimaal beschouwen als hetzelfde voordeel niet voor alle werknemers beschikbaar is, of voor een groep werknemers waar de werknemers op hoog niveau deel van uitmaken.
Als u bijvoorbeeld een speciale eetkamer heeft voor leidinggevenden en geen eetkamer (of een vergelijkbare eetkamer) voor andere werknemers, kunt u niet beweren dat de executive eetkamer de minimis was . Als het niet de minimis is , is het belastbaar voor de leidinggevenden. De IRS heeft een taal waarin wordt uitgelegd wat "zeer gecompenseerde werknemers" in dit geval betekent.
Records om de voordelen van De Minimis te bewijzen
Het is altijd moeilijk om een negatief te bewijzen. Houd uitstekende verslagen bij van tijden waarin u kleine voordelen biedt aan werknemers, met uitleg over het zakelijke doel en de datum en tijd. Als u laat zien dat u altijd goede gegevens bijhoudt, kunt u het minimale gebruik bij een belastingcontrole verdedigen .
Andere voorbeelden van een De Minimis- regel in andere fiscale en juridische gebieden
De PATH-wet 2015 biedt bescherming tegen boetes en boetes voor zakelijke belastingbetalers voor de-minimisfouten (minder dan $ 100) voor informatieretourments.
In een ander voorbeeld, op Formulier 1099-S, Opbrengst van onroerendgoedtransacties, wordt een overdracht van minder dan $ 600 als de minimis beschouwd.
De minimis- limieten worden beschouwd als vermogenswinstbelasting op de aankoop van obligaties.
In het auteursrecht wordt de minimis gebruikt om te bepalen of een werk binnen de grenzen van redelijk gebruik valt. Een kleine hoeveelheid werk kan zonder toestemming worden gebruikt; het bedrag dat als minimaal wordt beschouwd, verschilt per geval.