Sinds enkele jaren behandelt de IRS de uitgaven voor mobiele telefoons voor bedrijven en werknemers als onderdeel van een categorie bedrijfsmiddelen die beursgenoteerd vastgoed wordt genoemd . Deze categorie van activa omvat activa die voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden kunnen worden gebruikt, dus de IRS vereiste een gedetailleerdere registratie van bedrijven om het gebruik van mobiele telefoons als aftrekbare bedrijfskosten voor persoonlijk gebruik te scheiden.
Een bepaling van de Small Business Jobs Act van 2010 verwijderde mobiele telefoons uit de categorie van de vermelde woning.
Mobiele telefoons zijn een voordeel voor de buitenwereld
Hoewel de IRS mobiele telefoons uit de vermelde categorie heeft verwijderd, heeft dit de kosten voor mobiele telefoons niet verwijderd uit de categorie secundaire voordelen . De meeste bedrijven hebben tegenwoordig behoefte aan werknemers die reizen of in managementfuncties zijn om mobiele telefoons te hebben.
Maar hoeveel van het gebruik van de mobiele telefoon is persoonlijk en is dit persoonlijk gebruik een belastbaar voordeel voor de werknemer? De IRS zegt dat een door de werkgever verstrekte mobiele telefoon een bijkomend voordeel voor de werknemer is en dat de waarde van de telefoon, inclusief de kosten van de telefoon en maandelijkse kosten, belastbaar is voor de werknemer, tenzij kan worden aangetoond dat de telefoon voornamelijk gebruikt voor zakelijke doeleinden. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Maar de IRS zegt ook dat "wanneer een werkgever een werknemer een mobiele telefoon aanbiedt in de eerste plaats om ... zakelijke redenen , het zakelijke en persoonlijke gebruik van de mobiele telefoon over het algemeen niet-belastbaar is voor de werknemer.
De IRS vereist geen registratie van zakelijk gebruik om deze belastingvrije behandeling te ontvangen. "
Mobiele telefoons als voordeel voor de werkomstandigheden
De IRS noemt mobiele telefoons een "arbeidsvoorwaarde-extralegale uitkering", dat wil zeggen, "alle eigendommen of diensten die aan een werknemer van de werkgever worden verstrekt in de mate dat, als de werknemer voor dergelijke goederen of diensten zou betalen, een dergelijke betaling zou worden toegestaan als een aftrek "als een gewone en noodzakelijke bedrijfskosten.
Als randvoorwaarde in de arbeidsvoorwaarde heeft het persoonlijk gebruik van werknemers geen invloed op de mogelijkheid van het bedrijf om zakelijke telefoonkosten voor mobiele telefoons af te trekken, en is het ook niet belastbaar voor de werknemer als een voordeel in natura.
Eerst moet het primaire zakelijke doel worden vastgesteld, zodat de bedrijfsgerelateerde kosten aftrekbaar zijn voor het bedrijf en om te voorkomen dat de werknemer persoonlijk gebruikmaakt van de door de werkgever verstrekte telefoon. Het niet-zakelijk persoonlijk gebruik van de mobiele telefoon is niet aftrekbaar als bedrijfskosten van het bedrijf.
Als u van werknemers eist mobiele telefoons voor zakelijke doeleinden te gebruiken, wordt het persoonlijk gebruik van de werknemer voor belastingdoeleinden behandeld als een de minimus- franchisevoordeel zoals gedefinieerd door de IRS. Deze IRS-bepaling is van toepassing op het gebruik van een door de werkgever verstrekte mobiele telefoon na 31 december 2009.
Zakelijke doeleinden voor mobiele telefoons
Het "gewone en noodzakelijke" wordt bepaald door de IRS en is op specifieke manieren van toepassing op mobiele telefoons. Een voorbeeld dat de IRS gebruikt om "zakelijke doeleinden" te beschrijven, is de eis van de werkgever om tijdens niet-kantooruren contact op te nemen met de werknemer. De IRS zegt dat het verstrekken van de mobiele telefoon voor "moraal of goodwill" doeleinden, om een nieuwe werknemer aan te trekken, of om een extra vergoeding aan een werknemer te verstrekken, niet als "zakelijke doeleinden" wordt beschouwd en niet uitsluit dat de mobiele telefoon een bijkomend voordeel is.
Houd goede gegevens bij het gebruik van mobiele telefoons
Mobiele telefoons uit de vermelde vastgoedcategorie halen, betekent niet dat u het probleem van het bijhouden van goede gegevens over persoonlijk gebruik van mobiele telefoons kunt negeren. U moet nog steeds kunnen aantonen dat de telefoon voornamelijk voor zakelijke doeleinden is gebruikt.
Wat moet ik nu doen?
Om problemen met belastingaudits te voorkomen en te voldoen aan de wetgeving met betrekking tot zakelijk gebruik van mobiele telefoons, kunt u het probleem bespreken met uw belastingadviseur. Enkele maatregelen die u misschien wilt overwegen:
- Beperk mobiele telefoons alleen tot die werknemers die ze nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren, zoals externe verkoopvertegenwoordigers, managers die vaak reizen en leidinggevenden.
- Houd de telefoonlogboeken van medewerkers bij om het zakelijke gebruik te verifiëren. Als dit lastig is, zoekt u naar een manier om toegang te krijgen tot online telefoonlogboeken via uw provider, zodat u deze indien nodig kunt ophalen.
- Vereisen dat werknemers met door het bedrijf geleverde mobiele telefoons een andere mobiele telefoon voor persoonlijk gebruik hebben.
Lees meer over de IRS over fiscale behandeling van door werkgevers geleverde mobiele telefoons.