5 stappen naar een bedrijfsrecord houden van systeem dat werkt

Het CCRRA-systeem - Capture, Check, Review, Record, Act

U hebt waarschijnlijk de uitdrukking "Garbage In, Garbage Out" gehoord. Deze frase, oorspronkelijk toegepast op computerhardware en -software, werkt ook voor de financiële kant van uw bedrijf. Als u wilt slagen, moet u een financieel systeem maken dat de rommel opruimt en dat u nauwkeurige en nuttige informatie geeft om te zien hoe het met u gaat en zodat u weet wanneer u moet reageren op deze informatie.

Hier zijn vijf eenvoudige stappen bij het maken van een eenvoudig systeem voor het bijhouden van financiële gegevens : vastleggen, controleren, vastleggen, herzien, handelen.

Maak eerst de informatie VAST.

Als het er niet is, bestaat het niet. Terwijl je je bedrijf start, maak je er een gewoonte van om alles vast te leggen, zodat het automatisch wordt. "Capture" is het moeilijkste en het belangrijkste onderdeel van het proces; het is een kwestie van de gewoonte vormen om informatie te verzamelen. Blijf op de hoogte van elk bedrag dat u uitgeeft voor uw bedrijf en elk bedrag dat u inneemt als verkoop. Maak je op dit moment geen zorgen over iets te doen met de informatie. Zorg ervoor dat alles dat u vastlegt, (a) een beschrijving van het artikel bevat, (b) het bedrag en (c) de datum.

Ten tweede CONTROLEER om zeker te zijn dat de informatie compleet en juist is.

Neem om de twee weken een uur door alles en controleer het. Controleer om te zien of alle informatie die u hebt, gereed is voor opname.

Zorg ervoor dat u de datum en het bedrag hebt vermeld en voldoende details over wat de kosten waren voor dat u het nauwkeurig kunt vastleggen. Een notitie voor "papier, $ 3,55, 7/12" is bijvoorbeeld mogelijk niet voldoende informatie. Waar was het papier voor? Was dit een krant die je voor het kantoor hebt gekocht? Of heb je een stuk papier voor de computer gekocht?

Stel een specifieke tijd in voor een afspraak met jezelf aan het einde van andere weken (bijvoorbeeld om de andere vrijdag) om alles te controleren. Wacht niet te lang; hoe langer je wacht om dit te doen, hoe moeilijker het zal zijn om informatie te onthouden en te verzamelen.

Ten derde, RECORD de informatie om het op te slaan.

Opnemen betekent dat u uw financiële informatie in bruikbare vorm zet. Nadat alles is gecontroleerd, geeft u het door aan uw boekhouder om op te nemen of zelf op te nemen. Doe dit maandelijks. Voer de informatie in een spreadsheet of boekhoudsoftware in. U zult ook merken dat online software voor u werkt, zodat u en uw boekhouder de informatie zowel kunnen zien als bespreken. Zorg er wel voor dat u elke maand alles ontvangt, zodat u het kunt bekijken.

Ten vierde, Consolideer en BEKIJK DE INFORMATIE.

Nadat uw financiële informatie elke maand is geregistreerd, print u vier rapporten:

• balans
• resultatenrekening (p & l)
• rapport over debiteurenveroudering , en
• crediteuren rapport.

Voeg voor elk rapport een vergelijking toe met dezelfde rapportinformatie van vorige maand. Besteed speciale aandacht aan specifieke informatie in deze rapporten.

Tot slot, ACT, gebaseerd op wat u weet.

In de meeste gevallen kan "ACT" betekenen niets doen, als alles er goed uitziet.

In andere gevallen betekent dit dat u een wijziging moet aanbrengen. Maak "triggerpoints" waar de informatie u dwingt om te handelen. Hier zijn enkele suggesties voor triggerpoints:

1. Balans . Als u ziet dat de verplichtingen elke maand gedurende drie maanden toenemen (wat waarschijnlijk betekent dat activa en / of uitgaven ook toenemen), verlaag dan de uitgaven.
2. Resultatenrekening . Als u ziet dat een bepaalde uitgave toeneemt als een percentage van de omzet, vraag uzelf dan af waarom deze wordt verhoogd. Als de verhoging nodig is, wilt u misschien minder besteden aan andere uitgaven om uw winstniveau te handhaven.
3. Verouderde rekeningen . Wees assertief in het volgen van trage betalers. Hoe langer je de schuld onbetaald laat, hoe minder waarschijnlijk het is dat je het geld ontvangt. Stel een verzamelsysteem in, zoals ik hierboven heb besproken, om ervoor te zorgen dat u snel wordt betaald en dat langzame betalers niet worden overgelaten aan te nemen dat u niet van uw geld wilt.

1. Crediteurenadministratie . Betaal wat je kunt zo snel mogelijk. Probeer vroeg te betalen om kortingen te krijgen. Als u niet al uw rekeningen kunt betalen, moet u die betalen waardoor u boetes oploopt of die van invloed zijn op uw kredietwaardigheid. Zelfs als iemand anders verantwoordelijk is voor het betalen van rekeningen, bent u de persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor het betalen van uw zakelijke schulden.

Zelfs als u niet bekend bent met financiële systemen, moet u deze in beweging kunnen zetten en houden. Het moeilijkste deel is het verzamelen van de informatie. Als je eenmaal de 'verzamelgewoonte' hebt gevormd, zul je merken dat de rest mee zal gaan.

Onthoud, CCRRA - Leg financiële informatie vast voor uw bedrijf, controleer deze om de andere week, noteer en herzie de informatie maandelijks, en handel vervolgens naar behoren om uw financiële situatie soepel te laten verlopen. Als u dit eenvoudige vijfstappensysteem volgt, minimaliseert u de "vuilnis" en de problemen die daarmee gepaard gaan en maximaliseert u uw financiële situatie.

Een goed georganiseerd financieel systeem zal uw bedrijf vele jaren financieel levensvatbaar houden.