Hoe Payroll-software te selecteren voor uw kleine onderneming

Functies waarnaar moet worden gezocht in Online Payroll-software

Trek je je haar uit boven de loonlijst? Het doen van uw eigen loonlijst, zelfs voor slechts één werknemer, heeft vele valkuilen voor de kleine bedrijfseigenaar. Er is veel te weten en het bijhouden van veel federale, staats- en lokale loonbelastingregels is lastig. Daarnaast hebt u deadlines om te ontmoeten, voor betalingen en rapporten aan al deze bureaus.

Het is geen wonder dat veel kleine bedrijven zich wenden tot salarisadministratie voor deze taken.

Maar welke salarisadministratie is de beste?

Wat zijn personeelsadministratie?

Er zijn twee soorten payrolldiensten: online services en (bij gebrek aan een betere naam) persoonlijke services. De online services kunnen apps of online zijn. De persoonlijke services zijn een bedrijf dat eigendom is van een persoon die online loonlijst kan maken of die lokaal is.

Het evaluatieproces werkt op dezelfde manier voor beide soorten loonadministratiediensten. Maar dit artikel zal zich richten op de online diensten. Hier zijn enkele functies waarmee u rekening moet houden:

Hoeveel kost een online salarisadministratie?

Het eerste wat ondernemers vragen bij het zoeken naar een salarisadministratie is: "Hoeveel kost het?" Hoewel kosten belangrijk zijn, zijn andere factoren net zo belangrijk.

Overweeg de kosten van de service nu en in de toekomst. Als u een heel klein bedrijf hebt met slechts een of twee werknemers, wilt u misschien uw kosten beperken door een schaalbare service te gebruiken, waarbij de kosten minimaal zijn voor slechts een paar werknemers en die toeneemt naarmate u werknemers en services toevoegt.

Voor de meeste payrollservices die ik heb bekeken, zijn de kosten per maand, dus je kunt dit op elk moment wijzigen. De meeste hebben de kosten gebaseerd op het aantal werknemers. Sommige bieden een 1099-optie voor het betalen van aannemers, verkopers of freelancers. (Aan het einde van dit artikel vindt u een korte lijst met kosten.)

De kosten zijn verdeeld over twee niveaus voor een aantal van de services: een basisdienst die alleen berekeningen maakt en salaris oplevert, met misschien een W-2-service, en een full-serviceoptie die ook het storten en betalen van loonheffingen en belastingaangiften, inclusief Formulier 941 (het kwartaalformulier voor loonbelastingaangifte).

Wat moet een full-service payroll-service omvatten?

1. Setup, training en dashboard. Het systeem moet eenvoudig in te stellen zijn. U zou een dashboard moeten hebben om u door processen te leiden en om u toe te staan ​​om te controleren op activiteiten zoals deponering en storting van cheques. Training moet eenvoudig zijn, met goede video's om je te helpen de verschillende processen te doorlopen. Welk niveau van salariskennis gaan ze ervan uit dat je hebt? De meeste bedrijfseigenaren hebben weinig kennis, dus uw service moet gedetailleerde basiskennis bieden van loonafspraken, salarisstaten en aangiften.
2. Paychecks . Met elk van deze systemen kunt u de informatie invoeren voor elke medewerker, inclusief W-4-formulier voor inhouding van federale inkomstenbelasting en andere informatie die nodig is om loonstroken voor te bereiden. Systemen zouden u moeten toestaan ​​om gedrukte cheques te schrijven of om cheques direct gestort (de beste manier) te laten plaatsen. Informeer bij uw bank naar de vereisten.
3. W-2-formulieren. Uw service moet u voorzien van W-2-formulieren , het formulier voor loon- en belastinginformatie voor werknemers dat u in januari aan werknemers moet geven. De fullservice-optie moet deze formulieren ook op het juiste moment voorleggen aan de socialezekerheidsadministratie.
4. Betalen en storten van loonbelasting. Dit is waarschijnlijk de belangrijkste service. Het hebben van een bestand en het betalen van deze belastingen is een grote verantwoordelijkheid. Een full-service systeem moet alle relevante loonbelasting- en werkbelastingdocumenten voor u indienen. Ze moeten namens u betalingen doen met de juiste federale, provinciale en lokale regelgevende instanties. Formulieren moeten Formulier 941 - Driemaandelijkse loon- en belastingafschriften en federale en nationale werkloosheidsbelastingformulieren bevatten.

De dienst moet ook de lokale en lokale loonheffingen bijhouden, wat een enorme hulp is als u werknemers in verschillende steden en staten hebt.

Welke andere functies mag u verwachten?

Belastinggaranties. Uw service moet garanderen dat belastingformulieren vóór alle deadlines worden verzonden en dat betalingen tijdig worden gedaan, zodat u geen boetes of boetes oploopt. De service moet overeenkomen boetes of boetes te betalen voor te late indiening of betaling. Als ze deze garantie niet geven, gebruik ze dan niet.

Mobiele toegankelijkheid. U moet toegang hebben tot het dashboard en wijzigingen kunnen aanbrengen, informatie kunnen verzenden op uw computer, mobiele telefoon of tablet of zelfs informatie kunnen opvragen.

Employee self-service. Sommige van deze services hebben een dashboard waarop medewerkers zich kunnen aanmelden en informatie kunnen krijgen over hun laatste jaarcheques.

Ze kunnen mogelijk W-4-informatie online wijzigen.

Integratie met uw boekhoudsysteem. Uw loonadministratie integreren met uw boekhoudsysteem bespaart u tijd en geld. Intuit Payroll wordt alleen verkocht met QuickBooks Online, dus dit kan een goede optie voor u zijn als u al een QBO hebt. De Patriot-software heeft een boekhoudsysteem dat u kunt toevoegen aan uw salarisadministratie.

Andere belangrijke vragen om te stellen

Ondersteuning en service. Deze is echt belangrijk. Er gebeuren dingen en loonlijsten moeten op specifieke tijden worden uitgevoerd. U moet weten dat uw service beschikbaar en nuttig is.

Het hoogste serviceniveau is het telefoongesprek. Welke uren heeft de helpdesk?

Het op één na hoogste niveau is chatten. Wat zijn hun uren?

Het derde niveau is e-mail. Hoe snel reageert uw service op e-mails?

Zorg er tijdens de proefperiode of de eerste 30 dagen voor dat u meerdere keren contact opneemt om de geboden ondersteuning te evalueren.

Updates. Loonbelastingregels en belastingtarieven zijn altijd aan het veranderen. Vraag tijdens het evalueren van systemen hoe zij hun software updaten en hoe zij deze updates aan u communiceren.

Veiligheid. Hoe veilig is hun systeem? Ligt het (waarschijnlijk) in de cloud? Hoe vaak maken ze een back-up?

Andere extra services die u mogelijk wilt

1099 Service. Sommige van deze systemen hebben een add-on (tegen extra kosten) waarmee u contractmedewerkers, verkopers en freelancers kunt betalen en 1099-MISC-formulieren kunt afgeven (vergelijkbaar met W-2-formulieren voor werknemers). De service moet ook het indienen van 1099-MISC-formulieren bij de IRS indienen.

Back-up achterhouden . Als u niet-werknemers betaalt, moet u mogelijk back-up bronbelasting nemen van hun betalingen. Als u de 1099-service hebt, moet uw service dit kunnen doen en rapporten kunnen uitbrengen.

Waar te controleren op mogelijke services

Wanneer u uw selectie hebt beperkt tot een aantal services, bekijkt u deze. Controleer online beoordelingen, maar vertrouw niet teveel op hen. Een betere plek om te controleren is het Better Business Bureau . Bekijk welke klachten zijn ingediend tegen dit bedrijf en hoe deze zijn opgelost.

Wat zijn enkele payroll-services om te overwegen?

U zult veel payroll-diensten vinden als u online zoekt. Hier zijn er maar een paar om met uw zoekopdracht te beginnen. We hebben de full-service optie voor elk geselecteerd.

I ntuit Full Service Payroll. Deze service is een add-on voor QuickBooks Online. De prijs hangt af van welke versie van QBO u wilt en van het niveau van de salarisadministratie die u nodig hebt. De prijs is maandelijks.

Patriot Payroll-software. Hun full-service salarissysteem begint bij $ 25 per maand voor één werknemer, vermeerderd met het aantal werknemers.

Paychex. Hun systeem is gebaseerd op aantallen werknemers. Ze vereisen een schriftelijk bod van een potentiële klant voordat prijsinformatie wordt vrijgegeven.

Gusto: Hun prijs is $ 39 per maand basisprijs plus $ 6 per maand per persoon (we nemen aan dat middelen per persoon worden betaald).

ADP heeft drie niveaus van payroll, inclusief HR. Er waren geen prijzen beschikbaar.

Hoe een payroll-systeem uit te proberen

Nog een laatste punt: het probleem bij het uitproberen van deze systemen is dat ze vereisen dat je 'live gaat' en dat je niet meer dan één keer een salaris kunt uitgeven. Patriot en Gusto hebben demoversies die u kunt proberen. ADP heeft twee gratis loonmaanden, maar dat betekent dat je twee maanden met hun systeem bezig bent.