W-4, I-9, Sollicitatie, Staatsregistratie en meer
Je eerste verantwoordelijkheid voor papierwerk en regels voor nieuwe werknemers komt onmiddellijk na het huren. Voordat de werknemer begint te werken en zijn of haar eerste salaris ontvangt, zijn er enkele formulieren waarvan u de werknemer moet invullen. Deze formulieren moeten door elke medewerker worden ingevuld, volgens zowel federale als nationale wetten.
in de meeste gevallen hoeft u de formulieren niet aan iemand terug te geven, maar u moet ze wel bewaren. Wanneer deze formulieren zijn ingevuld, moet u ze op een specifieke locatie bewaren, beschikbaar voor werknemers en anderen die ze moeten zien. Het Amerikaanse ministerie van arbeid (onder de Loon- en Uurafdeling) heeft specifieke vereisten voor loonlijst- en personeelsbescheiden die bij alle werknemers moeten worden bewaard.
Federale, provinciale en lokale instanties kunnen uw personeelsdossiers om verschillende redenen ook controleren , dus het bijhouden van gegevens is belangrijk.
01 - Formulier W-4 voor bronbelastingheffing
Alle nieuwe medewerkers moeten formulier W-4 invullen voordat ze hun eerste salaris ontvangen. Dit formulier bevat informatie over de burgerlijke staat, het aantal personen ten laste en aangewezen extra inhouding. Het wordt gebruikt om de inhouding van federale inkomstenbelastingen te berekenen . U hoeft geen kopieën van alle W-4-formulieren te bewaren, alleen de meest recente.
Werkgevers mogen werknemers geen advies geven over het invullen van dit formulier, maar u kunt ze doorverwijzen naar een IRS-artikel dat hen helpt dit formulier in te vullen.
Zorg ervoor dat u de meest recente versie van het W-4-formulier gebruikt. De Tax Cuts and Jobs Act van 2017 heeft ingrijpende wijzigingen aangebracht in de brontafels en werknemers kunnen hun inhouding willen wijzigen om te voorkomen dat er te veel belasting op hun salaris wordt ingehouden. U moet het W8-formulier uit 2018 gebruiken voor nieuwe aanwervingen en voor werknemers die wijzigingen in hun formulier willen aanbrengen.
Medewerkers kunnen hun W-4-formulier zo vaak wijzigen als ze willen. Een medewerker kan bijvoorbeeld een bonus ontvangen en de inhouding wijzigen. Het is uw verantwoordelijkheid als werkgever om de laatste wijziging bij te houden en ervoor te zorgen dat loonstrookjes de wensen van de werknemer weerspiegelen voor inhouding.
02 - Formulier I-9 en E-verifiëren systeem voor in aanmerking komende arbeidsvoorwaarden
Als werkgever moet u documenteren of nieuwe werknemers in aanmerking komen om in de VS te werken. Het document dat u moet gebruiken, is F orm I-9 , Employment Eligibility Verification, dat moet worden ingevuld door elke nieuwe huur. De nieuwe medewerker moet documentatie verstrekken over (a) identiteit en (b) werktoelating.
Er zijn twee stappen voor het I-9-proces. Eerst vult de werknemer het formulier in en geeft hij aan welke identiteits- en werktoelatingsdocumenten zullen worden gebruikt. Dan moet u als werkgever naar die documenten kijken en ervoor zorgen dat ze adequaat en gepast zijn.
U moet dit formulier in het dossier van de werknemer bewaren, maar u hoeft het niet naar iemand te sturen. Als een immigratiebeambte naar uw bedrijf komt of de documenten van uw werknemer wil inspecteren, is het formulier uw bewijs dat u hebt geverifieerd of de werknemer in aanmerking komt voor werk.
Grotere werkgevers (met veel werknemers) kunnen zich aanmelden voor het E-Verify-systeem en het gebruiken om te controleren of nieuwe werknemers in de VS kunnen werken. Het systeem gebruikt de informatie op formulier I-9 om te vergelijken met federale databases.
03 - Sollicitatieformulier
Elke nieuwe werknemer moet een sollicitatieformulier invullen, zelfs als deze persoon al een cv heeft ingediend voor de functie. Het sollicitatieformulier bevat informatie over de nieuwe werknemer die kan worden geverifieerd, zoals eerdere werkgevers en het onderwijs. Het bevat ook verschillende verklaringen die de aanvrager moet ondertekenen.
Eén verklaring op het aanvraagformulier getuigt dat de informatie over de aanvraag juist en correct is, terwijl andere verklaringen de werkgever toelaten om referentiecontroles en achtergrondcontroles uit te voeren.
Het hebben van een aanvraagformulier voor elke werknemer beschermt u als werkgever tegen een aanvrager die frauduleuze claims maakt en u kunt actie ondernemen als het aanvraagformulier niet juist is.
04 - Bronvermelding en registratie
Werkgevers moeten nieuwe werknemers registreren met het nieuwe meldingssysteem van hun staat; Met deze registratie kan de staat kinderbijstandbetalingen van deze werknemers verzamelen. Een lijst met de meldingssystemen van de staat is opgenomen in dit artikel.
Elke staat die inkomstenbelastingen int, heeft eisen voor werkgevers om die belastingen te melden en te betalen. Neem contact op met uw staatsdepartement van inkomsten (of gelijkwaardig) voor informatie over hoe u zich als werkgever in de staat kunt registreren. Dit staatsagentschap geeft u ook informatie over het achterhouden van formulieren en vereisten voor het melden en betalen van ingehouden bedragen.
Voor staten met een inkomstenbelasting moet u deze belastingen van de loonstrook van de werknemer aftrekken en de ingehouden belastingen naar de betreffende overheidsinstantie sturen.
05 - Een checklist voor het inhuren van nieuwe werknemers
Hier is een 12-stappen checklist van nieuwe huurprocessen, zodat je niets vergeet. Het omvat het krijgen van een ID-nummer van de werkgever (een federaal werkgeversidentificatienummer) dat zich registreert bij de IRS voor belastingaangifte en betalingen, en dat zich registreert bij de belastingentiteit van uw staat (als inkomstenbelasting van de staat vereist is). Andere registraties en vereisten worden ook vermeld.
06 - One More Thing - Your Employee Handbook
Als uw bedrijf meerdere werknemers heeft, moet u beschikken over een handboek voor werknemers of over handleidingen voor procedures en procedures. Een handboek kan naast beleidsregels en procedures ook beschrijvingen en voordelen van werkprocessen bevatten.) Alle nieuwe werknemers moeten een kopie van dit handboek ontvangen en moeten ondertekenen dat ze het hebben gelezen en begrepen.
Het werknemershandboek wordt een juridisch bindend document voor zowel u als uw werknemers. Medewerkers het werknemershandboek kunnen laten lezen, kunnen ontevreden werknemers, onvervulde verwachtingen en mogelijke rechtszaken helpen voorkomen.