Een checklist voor nieuwe werkgevers
Voordat u uw eerste werknemer in dienst neemt, zijn er enkele stappen die moeten worden genomen en enkele wetten, regels en belastingen die u kunt instellen en begrijpen. Begin met het eerste item en werk je door tot een lijst, om er zeker van te zijn dat je niets belangrijk mist.
01 - Krijg een werkgever ID-nummer
02 - Registreer u als werkgever bij uw staat
U moet naar de inkomstenafdeling van uw staat gaan en u als werkgever registreren. Als uw staat inkomstenbelasting heeft, moet u weten hoe werknemers zich aanmelden voor inhouding (een W-4-formulier of een equivalent daarvan). Zoek vervolgens uit hoe en wanneer uw staat wil dat u betaalt en rapporteer over de inkomstenbelasting die is ingehouden op loon voor werknemers. Controleer ook op de staat werkloosheid en de werknemerscompensatie (en arbeidsongeschiktheidsverzekering, als uw staat het vereist).
03 - Registreer u bij de belastingdienst voor loonheffingen
Met ingang van 1 januari 2011 moeten werkgevers het elektronische federale belastingbetalingssysteem (EFTPS) gebruiken voor het storten van loonheffingen en het indienen van loonheffingsrapporten. Het is gemakkelijk om online in te loggen; u geeft alleen wat informatie over uw bedrijf en de bankrekening waarmee u de betalingen gaat verrichten.
04 - Meld u aan voor het nieuwe registratiesysteem voor nieuwe verhuur
Werkgevers moeten nieuwe medewerkers registreren bij hun staat en de staten hebben een gemeenschappelijk systeem voor deze registratie. Het doel is om mensen te volgen die geld verschuldigd zijn voor kinderbijslag en andere verzamelbare schulden, zodat hun salaris kan worden betaald. U kunt zich nu aanmelden en het systeem later gebruiken voor nieuwe medewerkers.
05 - Maak je klaar om de geschiktheid van werk te controleren
Bij inhuur moeten alle nieuwe werknemers verifiëren of ze in aanmerking komen om in de VS te werken. Als werkgever kunt u een van de volgende twee methoden gebruiken om te controleren of u in aanmerking komt. Het standaardformulier om te controleren of de werknemer in aanmerking komt, is formulier I-9. Als u van plan bent veel werknemers te hebben of als uw staat dit vereist, moet u zich aanmelden voor het E-verify-systeem. In elk geval heeft u kopieën van het I-9-formulier nodig om nieuw papierwerk voor werknemers op te nemen.
06 - Meld u aan voor de Compensation-verzekering voor werknemers
Werknemerscompensatie is een verzekering die door bedrijven wordt betaald om voordelen te bieden aan werknemers die ziek worden of gewond raken tijdens het werk. De verzekering is beschikbaar via commerciële luchtvaartmaatschappijen, op basis van zelfverzekering of via het Workens Compensation Insurance-programma van uw land.
07 - Aanmelden voor werkloosheidsverzekering
Werkgeversverzekeringen worden betaald door werkgevers om een werkloosheidsverzekering te verstrekken aan werknemers die onvrijwillig zijn beëindigd. Federale werkloosheidsverzekeringstaksen moeten door werkgevers worden betaald en sommige landen eisen ook dat er werkloosheidsverzekeringstaksen worden betaald. Lees meer over de werkloosheidsverzekering in dit artikel.
08 - Verkrijg de vereiste werkplek posters
Alle bedrijven met werknemers moeten specifieke informatieposters ter beschikking hebben voor werknemers om hun rechten te lezen en te begrijpen. Zie deze pagina met informatie over arbeidsbureaus voor meer informatie over posters op de werkplek.
09 - Verzamel nieuw papierwerk en formulieren
Voordat uw eerste werknemer aan het werk gaat en zijn of haar eerste salaris ontvangt, zijn er enkele formulieren waarvan u de nieuwe werknemer moet invullen.
10 - Stel uw salarissysteem in
Als werkgever bent u verplicht om uitstekende gegevens bij te houden over loon- en loonheffingen, belastingen in te houden voor werknemersbeloningen en periodieke rapporten en betalingen uit te voeren. Dit artikel beschrijft de stappen die nodig zijn om een salarissysteem voor uw bedrijf op te zetten.
11 - Maak en gebruik een medewerkershandboek
Hoewel er geen wet is die vereist dat u een handboek voor medewerkers / handleiding voor beleid en procedures instelt en gebruikt, is het slim om te doen. Als u een nieuwe werknemer inhuurt, geef hem of haar dan een kopie van het handboek (ondertekening dat het handboek is ontvangen). Het is nu een stuk eenvoudiger om een handboek voor te bereiden dan om te gaan met "hoe gaan we hiermee om?" problemen, misverstanden en mogelijke rechtszaken later.
12 - Meer over arbeidsrecht en arbeidsrecht
Susan Heathfield van Human Resources heeft deze uitgebreide lijst van wetten en voorschriften voor lonen en werken opgesteld.