Een W-4-formulier moet worden ingevuld door alle werknemers die in de VS werken, zodat de werkgever weet hoeveel hij het salaris van de werknemer voor de federale inkomstenbelasting moet onthouden. De werknemer moet aangeven:
- Burgerlijke staat
- Aantal emissierechten, en
- Bijkomende aftrekbedragen.
UPDATE: De nieuwe belastingherzieningswet (2017) en het effect ervan op W-4-formulieren
De belastinghervormingswet van 2017 heeft grote veranderingen doorgevoerd die van invloed zijn op de inhouding van werknemers.
Veel van uw werknemers willen mogelijk hun W-4-formulier wijzigen om te voorkomen dat teveel wordt ingehouden. De IRS heeft een nieuw 2018 W-4-formulier uitgegeven, dat momenteel de voorgestelde status heeft en niet mag worden gebruikt totdat het is voltooid.
Hoe is het nieuwe W-4-formulier gewijzigd?
Sommige wijzigingen genoteerd op het nieuwe 2018 W-4-formulier zijn:
- Op de berekeningenpagina zijn de bedragen gewijzigd op item B, F en G.
- Op het werkblad werden de tabellen 1 en 2 gewijzigd om de nieuwe bronbelastingregelingen voor de federale inkomstenbelasting weer te geven .
Wanneer moet een W-4 in huur worden opgeleverd? Wanneer gaat een nieuwe W-4 in werking?
Een werknemer moet het formulier invullen voordat het eerste salaris wordt betaald. De IRS zegt dat werkgevers verplicht zijn om een nieuwe W-4 te implementeren bij het begin van de eerste loonperiode die eindigt op of na de 30e dag vanaf de datum waarop u (de werkgever) het heeft ontvangen.
Hier is een voorbeeld. Josie geeft je een nieuwe W-4 op 10 november; ze wordt betaald op de 15e en de 30e van elke maand.
U moet het uiterlijk op de payroll van 15 december implementeren. Natuurlijk kunt u het misschien eerder implementeren, maar dat is niet verplicht.
Als een medewerker een W-4 wil veranderen voor een bonus of een andere eenmalige loonwijziging, moet u hen voldoende op de hoogte stellen zodat zij kunnen plannen dat de W-4-wijziging van kracht is met dezelfde loonlijst als de bonus.
Hoe vaak kan een medewerker een W-4 veranderen? Hoe lang is een W-4 effectief?
Medewerkers kunnen de bedragen op een W-4-formulier op elk gewenst moment en zo vaak als ze willen wijzigen. De bovenstaande tijdlijnvereiste voor implementatie moet worden gevolgd voor zowel wijzigingen als nieuwe aanstellingen.
Er is geen tijdslimiet voor hoe lang een W-4 van kracht blijft; deze blijft van kracht totdat de medewerker deze wijzigt. Bij beëindiging gaat de W-4 in feite door voor inhouding van VAIS-belastingen voor betalingen gedaan na de beëindigingsdatum.
De meest recente W-4 moet door de werknemer worden ondertekend en in de loonlijst van de werknemer worden bewaard om het bedrag van de bronbelastingheffing te verifiëren.
Kan ik W-4-formulieren per telefoon of e-mail accepteren?
Nee, u kunt geen informatie van een medewerker over een nieuw of gewijzigd W-4-formulier per telefoon of e-mail accepteren. De enige manier waarop een verandering kan worden aangebracht, is door het W-4-formulier zelf persoonlijk of per e-mail in te vullen en te ondertekenen.
U kunt mogelijk W-4-informatie elektronisch accepteren, via elektronische systemen die voldoen aan de IRS-voorschriften.
Amerikaanse staten en W-4-formulieren
Veel Amerikaanse staten gebruiken hun eigen variant van het W-4-formulier om de bronbedragen vast te leggen. En sommige staten staan elektronische opname van W-4-informatie niet toe. Neem contact op met de afdeling inkomsten van uw staat voor meer informatie.
Problemen met W-4-formulieren
Een W-4-formulier kan om verschillende redenen ongeldig zijn, inclusief dat het de vereiste informatie mist, geen handtekening heeft, of als het formulier is gewijzigd, of als het Als u denkt dat een W-4 ongeldig is, moet u doorgaan achterhouden op basis van de vorige W-4. Als het ongeldige W-4-formulier het eerste formulier is, zegt de IRS dat u het moet inhouden bij één account met nulrechten.
Medewerkers kunnen geen vast percentage of dollarbedrag achterhouden. Ze moeten W-4- en IRS-tabellen en inhoudingmethodes gebruiken.
BELANGRIJK: u mag geen nieuwe werknemers adviseren bij het invullen van het formulier.
Als het voor een werknemer moeilijk is om het W-4-formulier in te vullen, kunt u de persoon verwijzen naar dit IRS-artikel over het berekenen van uw bronheffing.
Terug naar nieuwe huurformulieren en registraties