Hoe een verlenging van de tijd aan te vragen voor het opslaan van W-2's
Waar het op neerkomt: als u te laat moet indienen, moet u zo snel mogelijk een bestand indienen om extra boetes en boetes te voorkomen.
UPDATE: Nieuwe eerdere registratiedatum voor W-2 en 1099-MISC-formulieren
De IRS heeft aangekondigd dat de indieningstermijn voor W-2's en 1099-formulieren , inclusief W-2-formulieren, 1099-MISC-formulieren en de verzendformulieren W-3 en 1096, 31 januari van het volgende jaar is.
Dat is een maand eerder dan de vorige indieningsdatum, en dit is van toepassing op zowel ingediende formulieren als e-gearchiveerde formulieren. De nieuwe eerdere datum is van kracht voor belastingjaren beginnend met het belastingjaar 2016, om belastingfraude te voorkomen.
De deadline voor het geven van W-2's aan werknemers is niet veranderd; het is nog 31 januari van het volgende jaar.
Nieuwe vereisten voor het indienen van een extensie-applicatie voor W-2's
Naast veranderingen in de indieningstermijnen, heeft de IRS de regels voor het aanvragen van een verlenging voor het indienen van W-2-formulieren gewijzigd. De extensieaanvraag is niet gegarandeerd en u moet een gedetailleerde uitleg geven voor het uitbreidingsverzoek. Verzoeken moeten worden ingediend op IRS-formulier 8809 vóór de deadline van 31 januari. De verlenging duurt 30 dagen.
Vervaldatums voor W-2-formulieren en 1099-MISC-formulieren
De formulieren en wie ze moet ontvangen, uiterlijk op 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar
- W-2's moeten aan werknemers worden gegeven en worden gedeponeerd bij de socialezekerheidsadministratie.
- 1099-MISC-formulieren moeten aan niet-werknemers worden gegeven en bij de IRS worden ingediend.
Formulier 1099-MISC moet worden verstrekt aan de niet-werknemer en worden ingediend bij de IRS voor iedereen aan wie u tijdens het belastingjaar ten minste $ 600 of meer heeft betaald. Hier is de lijst van personen die formulier 1099-MISC moeten ontvangen.
Sancties voor te late indiening van W-2's en 1099-MISC-formulieren
De IRS legt boetes op voor het niet verstrekken van W-2-verklaringen aan werknemers.
Als je W-2's online archiveert, hoef je geen W-3-formulieren in te vullen, maar als je W-2's per post indient, kun je een boete betalen voor het niet indienen van W-3-verklaringen, samen met kopieën van W-3-formulieren. 2's.
Straffen kunnen ook worden opgelegd voor verklaringen die onvolledig of onjuist zijn. Als u een "redelijke oorzaak" kunt aantonen voor uw falen, kunt u de straffen vermijden, maar reken er niet op dat de SSA of IRS uw excuus voor "redelijke reden" accepteren. Als je falen opzettelijk is of als kan worden bewezen dat je opzettelijk de wet hebt genegeerd, zijn de straffen hoger. Hier zijn de details:
De boete voor het niet leveren van een W-2 is $ 50 per storting, ongeacht wanneer de juiste verklaring is afgeleverd.
Indienen met de Social Security Administration (SSA)
U kunt aansprakelijk zijn voor boetes als u Formulier W-3 niet bij de SSA (samen met W-2's voor alle werknemers) indient tegen het einde van februari voor het voorgaande jaar. Bovendien kunt u worden gestraft als de formulieren niet kloppen, met fouten of weglatingen. U kunt boetes vermijden als u:
- Bestand tijdig indienen, tegen de vervaldatum
- Vermeld alle benodigde informatie op het formulier
- Controleer of de informatie correct is
- Zorg ervoor dat u het juiste formulier invult (niet een gefotokopieerd formulier voor de W-3)
- Bestand elektronisch, als u dit moet doen (dat wil zeggen als u 250 of meer W-2-formulieren hebt om in te dienen
Controleer de formulieren zorgvuldig op volledigheid en nauwkeurigheid. Zorg er in het bijzonder voor dat u de juiste FIN's heeft voor werknemers, correct gespelde achternamen en dat de geldbedragen kloppen.
Sancties voor kleine bedrijven
Sancties zijn kleiner voor ' kleine bedrijven ' ( bedrijven met een gemiddelde jaarlijkse bruto-opbrengst van $ 5 miljoen of minder voor de drie meest recente belastingjaren).
Het bedrag van de boete is gebaseerd op wanneer u een bestand indient. Het laagste bedrag is $ 15 voor retourzendingen die correct zijn ingediend binnen 30 dagen na de vervaldatum.
Het gebruik van een salarisadministrateur ontslaat u niet van de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de W-2-formulieren correct en op tijd worden bewaard. Als uw verzuim om bestanden in te dienen opzettelijk is, is de boete minstens $ 100 voor elk formulier, zonder maximum.
Sancties voor late indiening van 1099-MISC-formulieren
Als u er niet in slaagt om een 1099-MISC-formulier in te dienen op de vervaldatum, kan er een boete worden opgelegd op basis van de te laatheid: als u het bestand binnen 30 dagen correct invult, is de boete $ 30; $ 60 per retour als je meer dan 30 dagen te laat doet, maar op 1 augustus en $ 100 per retour als je na 1 augustus je dossier indient of helemaal niet. Retourzendingen moeten compleet en correct zijn om boetes te voorkomen.
Als u niet tijdig 1099-MISC-verklaringen aan de begunstigden verstrekt, kunt u ook een afzonderlijke boete oplopen. Het bedrag is gebaseerd op wanneer u de juiste verklaring verstrekt.
Terug naar eindejaarsindicatoren en loonoverzicht