Elk jaar moeten werkgevers een rapport naar werknemers sturen met hun totale loon en inhoudingen, zodat de werknemers de informatie over hun aangifte inkomstenbelasting kunnen opnemen. De rapporten moeten ook worden ingediend bij de socialezekerheidsadministratie. Dit rapport is een W-2-formulier.
Voordat u W-2-formulieren voorbereidt en naar werknemers en de socialezekerheidsadministratie verzendt, volgt u deze stappen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
01 - Zorg ervoor dat u werknemers correct hebt geclassificeerd als werknemers
Een werknemer is een werknemer die werk verricht in opdracht van een werkgever. In het algemeen is iedereen die services voor een organisatie uitvoert een medewerker als de organisatie kan bepalen wat er zal worden gedaan en hoe het zal worden gedaan.
Aan de andere kant is een onafhankelijke contractant een individu of bedrijf dat diensten verleent aan een ander individu of bedrijf. De onafhankelijke contractant is een afzonderlijke bedrijfsentiteit en wordt niet als een werknemer beschouwd. Enkele voorbeelden van onafhankelijke contractanten zijn consultants, agenten of makelaars. Het werk van onafhankelijke contractanten is vaak incidenteel of niet essentieel voor het bedrijf; bijvoorbeeld een schoonmaakdienst, salarisverwerker of IT-service.
Lees meer over het classificeren van werknemers als werknemers of onafhankelijke contractanten en raadpleeg een arbeidsbemiddelaar voor assistentie.
02 - Controleer de verdeling en indieningsdatums voor het lopende jaar
Twee stappen zijn betrokken bij het W-2-proces. De eerste stap is het verspreiden van de W-2-formulieren naar werknemers. De tweede stap is om deze formulieren bij de Social Security Administration in te dienen. (SSA)
De deadline voor zowel distributie aan werknemers als indienen bij de SSA is 31 januari van het volgende jaar. Dit is een nieuwe eerdere deadline voor de indiening van de SSA-aanvraag om belastingfraude te voorkomen. Lees meer over de deadlines voor W-2 en 1099.
Zorg ervoor dat u werknemers hun formulieren vroeg in januari verstrekt, zodat ze de tijd hebben om ze te beoordelen om fouten te voorkomen.
03 - Controleer medewerker W-4 formulieren
Werkgevers moeten te allen tijde beschikken over een W-4-formulier voor alle werknemers. Formulier W-4 bevat informatie die nodig is voor het bepalen van het bedrag van de bronbelasting van een werknemer, burgerlijke staat, het aantal afhankelijke personen en eventuele extra bedragen die moeten worden ingehouden.
Formulier W-4 moet worden ingevuld in huur en op elk moment dat de werknemer een wijziging wil aanbrengen. De werknemer moet het W-4-formulier wijzigen als de persoonlijke informatie van de werknemer (inclusief burgerlijke staat en aantal afhankelijke personen) verandert of als het adres van de werknemer verandert. De werknemer kan op elk moment het W-4-formulier wijzigen om de hoeveelheid inhouding te wijzigen .
Elk jaar vóór het einde van het jaar zouden werkgevers alle werknemers moeten vragen om het W-4-formulier te herzien om er zeker van te zijn dat de persoonlijke informatie juist is.
Door ervoor te zorgen dat medewerkers over accurate en actuele informatie op Form W-4 beschikken, kunt u W-2-formulieren voorbereiden en distribueren.
04 - Verzamel loonlijstinformatie voor W-2-formulieren
Ten eerste heeft u wat basisinformatie over uw bedrijf nodig voor alle W-2-formulieren:
- Het ID-nummer van uw werkgever
- De naam, het adres en de postcode van het bedrijf
- En het btw-identificatienummer van uw bedrijf
Vervolgens moet u informatie over elke medewerker verzamelen, zowel persoonlijke informatie als loongegevens:
- Naam en adres van de werknemer en sofinummer of ander fiscaal identificatienummer
- Bedrag betaald aan die werknemer: totaal loon, fooien en andere vergoedingen
- Bedrag van de federale inkomstenbelasting ingehouden
- Lonen sociale zekerheid (maximaal het bedrag van de sociale zekerheid voor het jaar)
- Medicare lonen en tips en Medicare belasting ingehouden, inclusief de extra Medicare belasting voor werknemers met een hoog inkomen.
- Toegewezen werknemerstips betaald
- Betaalde zorguitkeringen betaald en andere voordelen belastbaar voor de werknemer
- Voor elke staat waar de werknemer werkte, werden de lonen en fooien van de overheid betaald en de inkomstenbelasting ingehouden
- Lokale lonen en tips betaald en lokale inkomstenbelasting ingehouden.
05 - Review W-2 Processing - Hoe worden W-2's gemaakt?
Als uw bedrijf nieuw is in de loonverwerking of als uw loonsituatie de laatste tijd is veranderd, is het een goed idee om het proces van het vinden, invullen en verspreiden van eindejaarsrapporten aan werknemers te herzien. U kunt W-2-formulieren krijgen van een kantoorwinkel, uw CPA, van belasting- of boekhoudsoftware of van de IRS.
Opmerking: u kunt geen W-2-formulieren downloaden van de IRS of elders op internet. Kopie A van het W-2-formulier heeft een specifieke kleur rode inkt en kan niet worden gedupliceerd. U moet het specifieke IRS-formulier van exemplaar A indienen bij de socialezekerheidsadministratie (dit is de kopie die u bewaart en die eind februari bij de sociale zekerheid staat).
Hier zijn enkele opties voor het voorbereiden van W-2-formulieren:
- Gebruik van boekhoudsoftware . Als u slechts een paar werknemers hebt en u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u mogelijk een add-on aanschaffen om W-2-formulieren te maken met behulp van deze software.
- Belastingvoorbereidingssoftware gebruiken. Als u een van de gebruikelijke belastingvoorbereidingssoftwareprogramma's, online of in een desktopversie, gebruikt en u de zakelijke versie van deze software hebt aangeschaft, controleert u of W-2-verwerking is inbegrepen. Shirley Elmblad, Guide to Financial Software, heeft een artikel over belastingsessies
- Gekochte W-2-formulieren gebruiken . De grote kantoorleveranciers hebben voorgedrukte W-2-formulieren voor gebruik met software op een cd waarmee u de informatie voor deze formulieren handmatig kunt invoeren en afdrukken op uw printer.
Welke methode u ook gebruikt voor het invullen en afdrukken van W-2-formulieren, moet ook W-3-verzendingsformulieren hebben .
06 - Bepaal hoe u W-2-formulieren distribueert naar werknemers
Nadat u W-2-formulieren hebt gemaakt, is uw volgende beslissing hoe u deze kunt distribueren naar werknemers. Vergeet niet dat de deadline voor distributie van W-2-formulieren naar werknemers 31 januari van het jaar na het belastingjaar is. Werkgevers die verplicht waren om W-2's in het belastingjaar 2016 te verdelen, hebben bijvoorbeeld tot 31 januari 2017 de tijd om ze te verdelen.
U hebt twee opties voor het distribueren van afgedrukte W-2-formulieren aan werknemers: u kunt ze per e-mail verzenden of ze persoonlijk aan werknemers verstrekken. Als een medewerker zijn W-2-formulier persoonlijk ophaalt, wilt u mogelijk dat de werknemer ondertekent dat het formulier is opgehaald, om vragen te voorkomen over de vraag of dit is gebeurd.
07 - Controleer op fouten voordat u W-2-formulieren naar werknemers verzendt
Om problemen te minimaliseren en W-2-formulieren opnieuw te verzenden, controleert u de W-2-formulieren op fouten met behulp van deze controlelijst. Veel voorkomende W-2-fouten zijn onder andere het gebruik van het verkeerde jaarformulier, het niet opnemen van informatie, het plaatsen van informatie in het verkeerde vakje en het niet stoppen van de inhouding van de sociale zekerheid op het maximum.
08 - Afhandeling van verzoeken van werknemers om dubbele W-2-formulieren
Medewerkers misplaatsen vaak W-2-formulieren of verliezen ze en kunnen naar uw salarisadministratie gaan om een duplicaat van hun W-2-formulier te vragen. Overweeg voordat u W-2-formulieren distribueert hoe u met deze verzoeken omgaat:
- Als u de formulieren intern hebt afgedrukt, kunt u het W-2-formulier eenvoudig opnieuw afdrukken en doorgeven of naar de werknemer verzenden.
- Als het formulier is opgesteld door een externe salarisadministratie, kunnen ze u de kosten voor het opnieuw afdrukken en verzenden van het formulier in rekening brengen. Misschien wilt u werknemers in rekening brengen voor een eerste duplicaatformulier of een tweede duplicaat in een jaar (het gebeurt!).
Wat u ook beslist, het is een goed idee om uw beleid met betrekking tot dubbele formulieren door te geven aan werknemers. Het in rekening brengen van dubbele formulieren lijkt misschien extreem, maar het kan het aantal verloren formulieren verminderen waarmee u te maken krijgt.
09 - W-2- en W-3-formulieren indienen bij de socialezekerheidsadministratie
Nadat u hebt besloten W-2-formulieren te maken en deze formulieren aan werknemers hebt verstrekt (uiterlijk 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar), moet uw volgende beslissing bepalen hoe deze formulieren bij de Social Security Administration (SSA) kunnen worden ingediend .
Alle W-2-formulieren moeten worden ingediend bij de socialezekerheidsadministratie, samen met een verzendformulier W-3 . Twee opties voor het indienen van deze formulieren:
- U kunt online een bestand indienen op het gedeelte Business Services Online van de website voor sociale zekerheid. U moet zich eerst registreren en vervolgens de juiste formulieren online invullen. Als u online bij de BSO deponeert, hoeft u geen W-3-formulieren op te nemen.
- U kunt ook voltooide W-2-formulieren samen met Form W-3 naar de Social Security Administration mailen.
Hier is meer informatie over het voorbereiden van een W-3-formulier .
10 - Controleer de nationale voorschriften voor de distributie van W-2-formulieren
Wanneer u een W-2-formulier invult voor een medewerker, is een deel van dat formulier (kopie 1) bestemd om te worden ingediend bij de staat waar de werknemer werkt. Als de werknemer in meer dan één staat werkt, moet u een exemplaar van het W-2-formulier indienen bij elke staat.
Elke staat heeft andere vereisten voor het indienen van W-2-formulieren en eventuele verzendformulieren. Neem contact op met de belastingdienst van uw staat of de belastingdienst van de staat om de vereisten van die staat te leren kennen.
UPDATE: Veel staten voldoen aan de nieuwe eerdere deadline van 31 januari voor het indienen van W-2's bij de SSA.
Lees meer over de loonheffingen van de staat.