Een W-3-formulier is een verzendformulier dat wordt verzonden naar de socialezekerheidsadministratie (SSA) met de totale inkomsten, socialezekerheidslonen, Medicare-lonen en inhouding voor alle werknemers van het voorgaande jaar. De titel van het formulier is 'Verzending van loon- en belastingafschriften'. Om een W-3-formulier voor te bereiden, moet u lonen optellen voor alle werknemers in elke categorie, uit alle werknemers W-2-formulieren en de W-2-totalen gebruiken om het W-3-formulier in te vullen.
Het W-2-formulier is het loon- en belastingsbedrag dat aan werknemers wordt gegeven, zodat zij deze informatie kunnen indienen over hun aangiften in de personenbelasting.
Wanneer moet een W-3-formulier worden gearchiveerd?
U moet vóór het einde van januari, volgend op het belastingjaar , een W-3-formulier indienen, samen met alle W-2-formulieren voor alle werknemers . Als u bijvoorbeeld W-2's voor werknemers voor 2016 hebt voorbereid, moet u vóór 31 januari 2017 alle W-2's plus het verzendformulier W-3 indienen.
De deadline van 31 januari is dezelfde voor het indienen van zowel papieren formulieren als elektronische archivering.
De deadline van 31 januari is nieuw voor 2017 . Het betekent dat u W-2 formulieren moet geven aan werknemers vóór deze datum en ook het W-2s en W-3 formulier naar de SSA moet sturen op dezelfde datum. Het is een goed idee om de formulieren eerder in januari aan de werknemers te geven, dus er is tijd om fouten te corrigeren voordat u alles bij de SSA indient.
Hoe krijg ik W-3-formulieren?
U kunt niet gewoon een W-3-formulier kopiëren of het van internet afdrukken, omdat het formulier is afgedrukt met een speciale rode inkt.
U moet het vereiste type W-3-formulieren kopen op dezelfde plaats waar u W-2-formulieren koopt, of u kunt uw loonverwerker of belastingberouwer deze formulieren laten invullen.
Hoe kan ik formulier W-3 invullen?
Dit zijn de gedeelten van de Form W-3, als je ze zelf wilt verwerken. Bekijk ook de instructies voor dit formulier.
Informatie over de werkgever. Dit gedeelte (a tot en met h) bevat algemene informatie over uw bedrijf als werkgever. Een paar opmerkingen:
- Een beetje betaler. De meeste bedrijven vink vakje 941 aan. Het 941-formulier is het driemaandelijkse loon- en belastingrapportformulier ingevuld door de meeste werkgevers. Andere opties zijn huishoudelijke werkgever en anderen.
- Soort werkgever. De meeste bedrijven zouden het vakje "none apply" aanvinken. De andere vakken zijn voor non-profit organisaties en werkgevers van de federale overheid.
- Vestigingsnummer. Het gedeelte met het ondernemingsnummer wordt verstrekt zodat werkgevers verschillende delen van het bedrijf kunnen identificeren, hetzij op locatie, dochtermaatschappij of divisie. Als u vestigingsnummers identificeert, moet u W-2- en W-3-formulieren scheiden voor elke vestiging. Of u kunt alle vestigingen combineren en alle W-2-formulieren samen indienen, samen met één W-3-formulier.
Loon- en belastinginformatie. Het tweede gedeelte, genummerd van 1 tot en met 19, komt overeen met de genummerde delen op formulier W-2. Op dit W-3-formulier moet u totalen opgeven voor alle W-2's die u indient.
Contactinformatie voor werkgevers. Dit laatste deel van het formulier vereist dat u contactgegevens opgeeft, waaronder een e-mailadres.
Wanneer en hoe kan ik formulier W-3 opslaan?
Het W-3-formulier moet uiterlijk eind februari naar de SSA worden verzonden, samen met een exemplaar A van de W-2 W-2-formulieren voor elke medewerker.
De totalen voor elk item op de W-3 moeten gelijk zijn aan de totalen voor al deze items op alle werknemers W-2-formulieren. De W-3 bevat ook totale lonen en inhouding van de overheid voor alle werknemers.
U moet Formulier W-3, samen met W-2-formulieren voor alle werknemers, indienen op de laatste werkdag van februari. Zie dit artikel over deadlines voor het indienen van belastingaangiften voor specifieke informatie over de indieningsdatum voor dit jaar.
De deadline voor het indienen van het belastingjaar 2016 W-2's en W-3's is 31 januari 2017,
Als u W-2-formulieren elektronisch archiveert
Als u besluit W-2-formulieren voor werknemers elektronisch in te dienen bij de Social Security Administration, hoeft u niet alle W-2-informatie te compileren en een W-3-formulier in te dienen.
De IRS suggereert sterk dat u W-2-formulieren elektronisch aan de socialezekerheidsadministratie verstrekt. De SSA heeft twee opties voor elektronische archivering, via het onderdeel Business Services Online:
• W-2 online. U kunt een invulformulier W-3 gebruiken om maximaal 50 W-2-formulieren per keer in te dienen.
• Bestand uploaden. U kunt specifieke loonbelasting-software gebruiken die bestanden omzet naar SSA-specificaties voor het indienen van formulieren W-2 elektronisch (EFW2).
Meer informatie over het elektronisch archiveren van W-2-formulieren vindt u bij Sociale Zekerheid.
Wat als ik een fout maak op een W-3?
Als u een fout op een W-3 hebt, als gevolg van berekeningen of als een of meer W-2's onjuist is, moet u een W-2c en een W-3c-formulier indienen bij de Social Security Administration. Lees meer over het corrigeren van fouten in W-2- en W-3-formulieren.