Hoe de nieuwe deadline invloed heeft op W-2 correcties
Een wijziging in de indieningstermijn voor W-2- en W-3-formulieren vereist dat uw bedrijf wijzigingen aanbrengt in uw procedures.
De deadline voor het indienen van W-2- en W-3-formulieren bij de Social Security Administration (SSA) is gewijzigd. Voor formulieren voor 2017 is de indieningstermijn 31 januari 2018.
De deadline voor het indienen van formulieren bij de SSA is nu gelijk aan de deadline voor het verstrekken van W-2-formulieren aan werknemers.
Als u werknemers tijd wilt geven om formulieren te ontvangen en wijzigingen aan te brengen, moet u W-2-formulieren eerder in januari aan werknemers geven. Het is veel eenvoudiger om correcties aan te brengen voordat u een aanvraag indient bij de SSA.
Meer informatie over de nieuwe indieningstermijn vindt u in dit artikel over de deadlines van de jaarlijkse loonbelastingaangifte 2018 , voor de loonheffingen 2017.
Hoe de wijziging van de deadline invloed heeft op W-2-formulierfouten
In het verleden had u een maand om W-2-formulieren te geven aan werknemers en ervoor te zorgen dat ze correct waren voordat u ze aan de socialezekerheidsadministratie voorlegde. Nu de twee deadlines hetzelfde zijn, wilt u misschien W-2's eerder in de maand januari aan werknemers geven, zodat fouten kunnen worden gecorrigeerd.
Anders moet u deze procedure volgen voor het corrigeren van fouten in W-2's en W-3's.
W-2's en W-3 's corrigeren met W-2C en W-3C
Als u een onjuiste W-2-verklaring hebt afgegeven aan een werknemer, moet u vóór of na het indienen van het W-3-verzendformulier bij de Social Security Administration een W-2c- en een W-3c- formulier invullen.
Eerst een beoordeling van de vereisten van het W-2-formulier
U moet een W-2 voorbereiden en distribueren naar elke werknemer, met vermelding van zijn / haar lonen en inhouding voor het jaar, tegen het einde van januari van het volgende jaar. Tegen het einde van januari moet u een W-3-verzendformulier voorbereiden en dit samen met alle W-2-formulieren naar de SSA verzenden.
De exacte deadline verandert elk jaar vanwege vakanties en weekends. Hier is een bijgewerkt artikel met de exacte deadlines voor het huidige belastingjaar.
Fouten in de naam van de werknemer, SSN
Als u eerder de naam van de werknemer of het sofinummer correct hebt gerapporteerd en dit jaar de naam / SSN onjuist is, voltooit u de W-2c alleen via box i. Vul de genummerde vakken niet in met loon- en inhoudinginformatie. Als dit de eerste keer is dat u de naam / SSN verkeerd hebt gerapporteerd, hoeft u alleen de originele W-2 opnieuw te doen en deze aan de werknemer te geven. Als je het formulier samen met de W-3 naar de SSA hebt gestuurd, moet je de W-2c en W-3c doen.
Ontbrekende naam of sofinummer
Als de fout een ontbrekende werknemersnaam of SSN is, kunt u de W-2c niet gebruiken om deze informatie toe te voegen. De instructies voor formulieren W-2C en W-3C geven aan dat u rechtstreeks contact moet opnemen met de SSA via 1-800-772-6270.
Fout in een bedrag op een W-2-formulier
Als u een fout hebt gemaakt in een bedrag, hetzij voor inhouding of inkomsten, vul dan de W-2c volledig in, met de originele en gecorrigeerde bedragen. U moet mogelijk ook een 941c indienen als u onterecht loon en / of inhouding op een 941 hebt gemeld - Werkgevers Kwartaaloverzicht van belastingen .
extra notities
- Als u ten onrechte loon hebt betaald aan een werknemer, zijn deze lonen nog steeds belastbaar voor de werknemer.
- Gebruik geen W-2c om terugbetalingen te rapporteren.
- U moet een afzonderlijke W-3c gebruiken voor elk type W-2c (dit is hetzelfde als wanneer u verschillende typen W-2's archiveert).
Lees de instructies zorgvuldig
Dit artikel is een algemeen overzicht van deze loon- en belastingaangiften; het is niet bedoeld om volledig te zijn. Voordat u een W-2c of W-3c voltooit, moet u de instructies (in de documenten gevonden) aandachtig lezen.
Een herinnering over laat aanvragen
Zorg ervoor dat u uw W-2's op de uitgerekende datum bij uw werknemers indient en dat uw W-3's op tijd aan de SSA worden verzonden om boetes voor late verspreiding en indiening te voorkomen.