Dit is een les die ik snel heb geleerd als locatiecoördinator en later heb ik mijn eigen setupchecklist ontwikkeld om klanten tevreden te houden (en te houden) tijdens de stressvolle instellingsperiode.
Laat je wagens klaar staan
Het eerste dat uw klant wil doen, is al hun evenementbenodigdheden uitpakken van hun voertuig. Dit kan een moeilijke taak zijn, vooral als de parkeersituatie moeilijk te navigeren is. Stel je voor dat iemand met zware dozen je huis binnenloopt - wat is het eerste waar ze naar op zoek zijn? Het antwoord is natuurlijk een kar, of iets anders dat hun lading lichter maakt en het onheilspellende werk van lossen aanzienlijk eenvoudiger maakt. Het hebben van karren die direct beschikbaar zijn wanneer ze in de zaal lopen, is een gemakkelijke manier om ze zich "opgelucht" te laten voelen door alleen maar te verschijnen.
Bereid de registratietabellen voor
De volgende stap in de lijst met dingen die je voor de meeste klanten kunt doen, is registratie van de registratie. Dit betekent dat uw locatie beter alle registrerende componenten bevat voordat ze aankomen.
Dat omvat alle tafels, stoelen, elektrisch en plinten. Het organiseren van naamlabels en incheckmaterialen zal veel tijd kosten voor de evenementplanners en ze moeten niet wachten tot u deze eenvoudige dingen voor elkaar krijgt om aan de slag te gaan.
Alle tafels en beddengoed voor alle kamers hebben ingesteld
Het instellen van alle tafels en stoelen in de evenementruimte kan uiteraard enige tijd duren.
Hopelijk, als je van een eerder evenement afkomt, heb je de klant van tevoren verteld wanneer je kunt verwachten dat alle ruimtecomponenten zijn ingesteld. Als uw klant een kamer binnenloopt met tientallen werknemers die klauteren om tafels en stoelen te verwijderen, zullen zij waarschijnlijk in paniek raken. Idealiter zal uw operatiesteam alles hebben ingesteld met tafellinnen zodat de planners kunnen beginnen met het plaatsen van centerpieces, veilingartikelen, enz.
Krijg alles bewegwijzering vroeg
Alleen omdat de hoofdplanner weet hoe het gebouw moet navigeren, betekent nog niet dat haar ondersteuningsploeg dat doet. U kunt iedereen een hoop onnodig gedoe besparen door de bewegwijzering in uw gebouw bij te werken zodra de instellingsperiode begint. Houd in gedachten dat leveranciers zoals bloemisten en DJ's ook moeten weten waar ze naartoe moeten. Dit zijn allemaal zaken die je moet bespreken met je klant voor de dag van het evenement, maar ze moeten ook op de grote dag worden bekeken.
Controleer BEO's en facturen
Nogmaals, je hebt deze documenten waarschijnlijk meerdere keren per e-mail gemaild tijdens de dagen voorafgaand aan het evenement, maar het doet nooit pijn om ze een laatste keer opnieuw te beoordelen. Hoewel de installatietijd hectisch is, moet je 15 minuten spitten om deze documenten samen te bekijken. Locatiecoördinatoren dienen een pakket klaar te hebben voor hun klant dat het BEO, ruimtediagram en toekomstige factuur bevat.
Zeer weinig ervaren planners zullen de mogelijkheid doorgeven om deze kritische artikelen te herzien.
Introducties
Breng de belangrijkste leden van uw team naar uw klant voor een formele introductie. Deze lijst bevat de cateringmanager , banketkapitein, operations supervisor en audio / visuele coördinator. Denk aan uw klant bij de introductie van het team. Zijn er details die u persoonlijk met uw managementteam moet bespreken? Het starten van een kort gesprek is een effectieve manier om te benadrukken wie de leiding heeft over elk gebied.
Deze korte checklist van items voor het instellen van evenementen zal een lange weg afleggen naar het tevreden houden van uw klant bij aankomst. Als de belangrijkste vertegenwoordiger voor uw locatie, is het altijd het beste om de klanten uw mobiele telefoonnummer te geven voor het geval er iets misgaat terwijl u op kantoor werkt.
Denk eraan dat ze gefrustreerd raken als ze iets nodig hebben, maar ze zullen nog meer gefrustreerd raken als ze niemand kunnen vinden om hen te helpen!